Dokumente einscannen: So funktioniert's

Ganz gleich, ob Sie ein digitaler Nomade oder ein technisch versierter Elternteil sind – Sie müssen Ihre Dokumente jederzeit problemlos vom Schreibtisch auf Ihren Desktop oder auf Ihr Mobilgerät bringen können. Hier finden Sie eine Kurzanleitung für die gängigsten Methoden zum Scannen hochwertiger Dokumente.

In welchen Fällen sollte ich einen Scanner benutzen?

Auch wenn heute sehr viele Akten und Dokumente digital vorliegen, ist es doch immer noch notwendig, Dokumente zu scannen. Denn es gibt einfach zahlreiche Dinge, die man gescannt aufbewahren möchte, wie zum Beispiel:

  • Abzüge von Fotos
  • Handschriftliche Notizen
  • Medizinische Dokumente und Finanzdokumente
  • Private oder berufliche Belege
  • Verträge und Rechnungen
  • Fotos und Ausweise
  • Zeitschriften- und Zeitungsausschnitte
  • Skizzen und Entwürfe

All diese Dinge werden nach wie vor häufig benötigt – sei es im Privatleben oder im Beruf. Mit modernen Lösungen verläuft das Scannen von Dokumenten deutlich schneller, eleganter und unkomplizierter, als mit den althergebrachten Methoden, an die Sie sich vielleicht noch erinnern.

Scannen mit einem Kopierer

Drucker, sofern sie nicht uralt sind, funktionieren in der Regel auch als Scanner. Mit modernen Modellen können Sie sich das gescannte Bild auch direkt vom Gerät per E-Mail zusenden. Wenn Sie bei der Arbeit ein Dokument scannen müssen oder Zugang zu einem Drucker oder Kopierer in einer Bibliothek haben, ist es einfach, qualitativ hochwertige Scans zu erhalten. Die Geräte sind in der Regel einfach zu bedienen – sind allerdings meist auch nicht gerade billig. Mehrere gescannte Seiten können schnell teuer werden. Und selbst wenn Sie zu Hause einen Scanner haben, ist dieser wahrscheinlich nicht die optimale Lösung für das Scannen von Dokumenten, weil der Vorgang relativ zeitaufwendig und ineffizient ist.

Die Schritte unterscheiden sich von Modell zu Modell: Einige erstellen einfach den Scan und senden diesen an den Computer, mit dem sie verbunden sind. Bei moderneren Druckern oder Kopierern können Sie die Größe, den Farbmodus oder den Dateityp auswählen und dann angeben, an welchen lokalen Nutzer oder welche E-Mail-Adresse Sie den Scan senden möchten. Scans werden von Kopiergeräten in der Regel als PDF-Dateien bereitgestellt. Bei einigen Kopierern können Sie auch andere Dateitypen – wie JPEG oder PNG – auswählen.

Einen Scanner nutzen

Sofern Sie zu Hause einen Scanner haben, ist das Scannen von Dokumenten einfach. Abhängig von Ihrem Modell haben Sie jedoch eventuell keine Option zum Versenden des Scans per E-Mail oder als PDF. Wenn Sie einen Heimscanner gekauft haben, müssen Sie möglicherweise zunächst einige Standardeinstellungen konfigurieren, um sicherzustellen, dass Sie mit der richtigen Auflösung und dem richtigen Farbmodus scannen.

Abhängig von der zu scannenden Vorlage müssen Sie möglicherweise die verschiedenen Einstellungen ausprobieren, um ein perfektes Ergebnis zu erhalten. Briefe oder Dokumente im Standardformat lassen sich relativ einfach scannen. Wenn Sie allerdings Kunstwerke scannen, sind diese eventuell zu groß, um auf den Scan zu passen, oder die Farben stimmen nicht ausreichend überein.

So scannen Sie Dokumente mit Ihrem iPhone oder Android-Smartphone

Das Scannen an einen PC ist die eine Sache. Wie sieht es aber aus, wenn Sie zu Hause arbeiten, unterwegs sind oder einfach kein Geld für einen Scanner ausgeben möchten, den Sie vielleicht nur selten benutzen? Das mobile Scannen bietet eine einfache und kostengünstige Alternative, um physische Dokumente schnell in lesbare Dateien umzuwandeln. Statt Ihre Dokumente sorgfältig zusammenzustellen und durch Ihren Kopierer laufen zu lassen, können Sie die Dokumente einfach mit Ihrem Mobilgerät fotografieren. Eine App zum Scannen von Dokumenten kann das Bild dann in einen qualitativ hochwertigen Scan umwandeln, der als PDF-, PNG- oder anderer Dateityp an Ihre E-Mail-Adresse gesendet wird. Dies eröffnet Ihnen eine Vielzahl neuer Möglichkeiten, um das Scannen von Dokumenten im Alltag zu nutzen, ohne dafür in die Bibliothek oder Ihr Home-Office zu müssen.

Mit der Dokumenten-Scanner-App von Dropbox können Sie zum Beispiel automatisch alle gescannten Dokumente in Ihrem Dropbox-Konto speichern und so sofort auf Ihrem Desktop und Ihrem Mobilgerät nutzen. Wenn Sie das Fotoalbum Ihrer Familie digitalisieren, brauchen Sie nur ein paar Mal auf Ihr Smartphone zu tippen, um ein physisches Foto in einen Scan in Originalqualität zu verwandeln, der in Ihrer digitalen Fotosammlung gespeichert wird. Für den Fall, dass Sie nicht wissen, wie Sie Ihre mobil gescannten Dokumente organisieren sollen, nutzt unsere Dokumenten-Scanner-App außerdem OCR-Technologie. OCR wandelt gescannte Texte in Textdaten um, die durchsucht werden können. Dies bedeutet, dass Sie alle Dokumente, die Sie scannen, mit einer einfachen Stichwortsuche in Ihrem Dropbox-Konto finden können.

Vorteile des mobilen Scannens

Das mobile Scannen bietet Ihnen den Komfort eines Scanners, ohne dass Sie dafür ein Gerät kaufen müssen. Die Scanner-App von Dropbox nutzt eine ausgeklügelte Technologie, damit Ihre Dokumente online genauso gut aussehen wie auf Papier. Außerdem müssen Sie sich nie wieder Sorgen über den Verlust oder die Beschädigung von Dokumenten machen. Ziehen Sie einfach Ihr Smartphone aus der Tasche und scannen Sie jedes beliebige Dokument in Sekundenschnelle.

Von OCR-Scanning profitieren

In der Dropbox Scanner-App verwandelt die optische Zeichenerkennung auch Bilder auf Ihrem Mobilgerät in durchsuchbare Texte und extrahiert die Kopie aus Ihrem Bild. So können Sie in Ihren gescannten Dokumenten nach Schlüsselbegriffen suchen, um diese unkompliziert in Dropbox zu finden. Wenn Sie also einen Kontoauszug hochgeladen haben, der ein bestimmtes Datum enthält, dann suchen Sie einfach nach dem Datum und schon Sie finden Ihr Dokument im Handumdrehen. Durch die einfache Konvertierung von Papierdokumenten in PDF-Dokumente und die einfache Auffindbarkeit und Suchfunktion können Sie im Grunde auf physische Dokumente verzichten. Oder Sie ersetzen die Notizen-App, die Sie für die Transkription verwenden, durch eine Scan-App mit OCR und digitalisieren damit Dokumente und Notizen sofort, indem Sie mit einem einfachen Antippen das Scannen starten.

So sorgen Sie für qualitativ hochwertige Scans

Egal für welche Scan-Methode Sie sich entscheiden, Sie müssen dafür sorgen, dass sich Ihre Dokumente in bestem Zustand befinden, um ein gestochen scharfes, klares Ergebnis zu erhalten:

  • Versuchen Sie, Ihre Dokumente glatt und ungefaltet zu halten
  • Stellen Sie sicher, dass keine Details verblasst sind
  • Sorgen Sie beim Scannen mit dem Smartphone für einen ruhigen Hintergrund

Wenn Sie mit einem Scanner ohne OCR arbeiten, sollten Sie auch auf die Auflösung achten, die in DPI bzw. Dots per Inch gemessen wird:

  • Verwenden Sie für Fotos eine höhere oder sogar verlustfreie Auflösung von bis zu 600 dpi
  • Verwenden Sie für einfache Graustufendokumente 300 dpi, damit sie lesbar sind und die Dateien nicht zu groß werden

Eine Bildbearbeitungssoftware kann die meisten Probleme mit Ihrem gescannten Dokument beheben – es schadet aber natürlich nicht, wenn die Vorlage von Anfang an gut ist.

Scans optimal sichern

Indem Sie Ihre Fotos online teilen oder sicher in einem Cloud-Speicher aufbewahren, verhindern Sie, dass Ihre gescannten Bilder auf Ihrer Festplatte verloren gehen oder versehentlich gelöscht werden. Dies ist auch für Ihre persönlichen Dokumente ideal, zum Beispiel für Kontoauszüge, die Sie vielleicht auch scannen und als digitale Version aufbewahren möchten.