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Esta empresa de diseño de software utiliza Dropbox Business para colaborar de manera más segura y eficiente, lo que permite al equipo crecer a nivel global.

Resultados clave de InVision

 Colaboración más sencilla entre equipos y zonas horarias

Total transparencia e incorporación más sencilla de cuentas de empleados

Mayor seguridad para datos y dispositivos

EL RETO

Satisfacer las necesidades de negocios en desarrollo

La aplicación InVision es una herramienta de prototipos utilizada por algunas de las principales marcas del mundo, como Sony y Nike, para ayudar a mover ideas de productos de manera más rápida desde el concepto inicial hasta un lanzamiento de éxito. Aunque el propio software es una poderosa herramienta de diseño, gran parte de su atractivo es su capacidad de integrarse con otras aplicaciones populares, como Dropbox. Los clientes de InVision pueden vincular a recursos de sus cuentas de Dropbox y disponer de actualizaciones de manera automática incorporadas en sus prototipos de InVision. Debido a la relación de la empresa con Dropbox, no es de extrañar que durante los comienzos de InVision, los empleados confiaran en sus cuentas personales de Dropbox para colaborar. Pero la necesidad de gestionar y asegurar de manera eficiente varias cuentas llegó a ser más importante a medida que el equipo pasaba de tener unos pocos empleados en Nueva York a una gran plantilla de empleados distribuidos con jefes de producto en el Reino Unido. “Las personas gestionaban sus propias suscripciones de manera individual”, comenta Shalom Weberman, jefe de operaciones de InVision. “Si alguien decidía irse a otra empresa, su cuenta y los datos se iban con esa persona".

“Dropbox Business definitivamente ha simplificado las cosas tras centralizar las cuentas. Realizamos un uso más eficiente de nuestros fondos. Hemos crecido mucho y me ha quitado un gran peso de encima”.

LA SOLUCIÓN

Rediseño de flujos de trabajo

Con Dropbox Business, los empleados colaboran de manera más sencilla ahora que todos disponen de una cuenta de empresa. Como los equipos de diseño y de producto se comunican principalmente mediante Slack, la integración de esta aplicación de mensajería con Dropbox Business permite a los usuarios añadir archivos de Photoshop y Sketch de Dropbox directamente en los chats. “El equipo de producto envía constantemente mensajes a nuestros desarrolladores avisándoles de que algún documento de Photoshop está actualizado, y ellos ya saben de qué archivo se trata porque se lo enviaron antes mediante un enlace de Dropbox”, comenta Billy Kiely, vicepresidente de producto. Weberman cuenta que otros empleados que trabajan principalmente con Microsoft Office confían en la insignia de Dropbox. Esta función permite a los lectores compartir archivos y actualizar a la versión más reciente cuando alguien realiza algún cambio. Todo ello desde Office. “Trabajo con diferentes miembros del equipo de finanzas y en vez de enviarnos hojas de cálculo de Excel constantemente, podemos colaborar a la vez”, explica. Dropbox Business ha hecho que sea más fácil para InVision centralizar y llevar un control de los datos clave de la empresa. Weberman dice que la directiva puede añadir nuevos empleados en lotes fácilmente y mantener una seguridad más sólida de los archivos de diseño de los clientes mediante funciones como la autenticación en dos pasos. “Al solicitar un código de acceso adicional, nuestros dispositivos son mucho más seguros y eso es fundamental para nuestra plantilla de empleados distribuida”, expone Weberman.

“No tengo nada en mi ordenador que se encuentre fuera de Dropbox. Sé que puedo acceder al contenido desde cualquier dispositivo”.

LOS RESULTADOS

Ahorro de tiempo y recursos

Dropbox Business ayuda a mantener a los empleados de InVision más organizados, explica Kiely. Los usuarios independientes valoran el hecho de no perder el trabajo gracias a las versiones ilimitadas y la recuperación de eliminaciones. “Ahora que todo está en Dropbox, estoy seguro de que no voy a sobrescribir o eliminar nada por error”, dice Kiely. “Siempre puedo ir y buscar una versión anterior”. Dropbox Business ayuda a los equipos de producto y de diseño de la empresa a mantener el ritmo de la creciente demanda por el producto de InVision. "Sé que puedo levantarme temprano en el Reino Unido, ir directamente a las carpetas compartidas y acceder a los expedientes necesarios sin tener que esperar a que se conecten a Internet los compañeros de Estados Unidos”, dice Andrew Cullen, jefe de diseño de producto. Por último, Dropbox Business ha permitido a los empleados de InVision conseguir el mismo objetivo que el producto de InVision promete a sus propios clientes de diseño, es decir, moverse más rápido. “Poder colaborar en un mismo documento en Dropbox ha simplificado mucho las cosas y nos ha supuesto un ahorro de tiempo enorme”, dice Weberman.