文書をスキャンする方法

デジタル技術を利用するリモート ワーカーや、子供のためにテクノロジーを駆使する親にとって、デスクにある紙の文書をデスクトップやモバイル デバイスに簡単に取り込める機能は欠かせません。ここでは、ドキュメントを高品質にスキャンする最も一般的な方法についてご案内します。

スキャナーはどんなときに必要か

最近はファイルやドキュメントの多くがデジタル化されていますが、文書のスキャンは今でも必要不可欠です。スキャンして保存したいものは、次のように数多くあります。

  • プライベートな写真プリント
  • 手書きのメモ
  • 医療や金融関連の文書
  • 個人用や仕事用の経費の領収書
  • 契約書や請求書
  • 写真や身分証明書
  • 雑誌や新聞の切り抜き
  • スケッチや青写真

これらは、プライベートでも、仕事上の文書管理においても、いまだにとても需要の高いものばかりです。最新のソリューションでは、懐かしい昔ながらの方法よりもはるかに速く、スマートかつ簡単な方法で文書をスキャンすることができます。

コピー機を使ってスキャンする

一般的にプリンターは、古いものでない限り、スキャナーとしても機能します。最新のモデルでは、スキャンしたものを自分にメール送信することもできます。職場でスキャンした文書が必要な場合や、地元の図書館でプリンターやコピー機を利用できる場合は、こうした機器を使って高品質のスキャンを簡単に入手できます。たいていの場合、使い方は簡単ですが、費用は高額です。複数のページをスキャンすれば、すぐに費用がかさみます。また、たとえ自宅にプリンターがあったとしても、作業には時間がかかって効率が悪いので、文書のスキャンに最適なソリューションとは言えません。

スキャンする手順はプリンターの機種によって異なります。文書をスキャンして、接続されているパソコンに送る機能しかないものもあります。最新のプリンターやコピー機の中には、サイズやカラー モード、ファイル形式などを選択し、送信先のローカル ユーザーやメール アドレスを指定して、スキャンを送信できるものもあります。スキャンはコピー機から PDF ファイルとして送信されるのが一般的ですが、コピー機によっては、JPEG や PNG など他のファイル形式を選択できる場合もあります。

スキャナーを使う

自宅に専用のスキャナーがあれば、文書のスキャンも簡単です。ただし、モデルによっては、スキャンのメール添付や PDF 送信ができない場合があります。ホーム スキャナーを購入した場合は、正しい解像度とカラー モードでスキャンできるよう、初期設定を変更しなければいけない場合もあるでしょう。

スキャンする内容によっては、完璧な結果を得るために設定をあれこれ変えてみる必要があるかもしれません。一般的な A4 サイズや B5 サイズの文書は、比較的簡単にスキャンできますが、美術作品をスキャンする場合は、サイズが大きすぎて全体をスキャンできないことや、色合わせの精度が低下することがあります。

iPhone や Android で文書をスキャンする

パソコンへのスキャンは別として、自宅や外出先で仕事をしている場合や、おそらくそれほど頻繁には使わないスキャナーに散財したくない場合は、どうすればよいでしょうか。紙の文書をすばやくスキャンして読み取り可能なファイルにするには、モバイル スキャンというシンプルでコスト効率の高い方法もあります。文書のページ順を慎重に揃えてコピー機に通さなくても、モバイル デバイスを使って写真を撮るだけで OK です。ドキュメント スキャン用アプリを使って画像を高品質のスキャンに変換し、PDF や PNG などの必要なファイル形式でメール送信することができます。図書館に行くことも、ホーム オフィス機器を導入することもなく、日常生活の中で文書のスキャンをさまざまな新しい方法で利用できるようになります。

たとえば、Dropbox ドキュメント スキャナー アプリでは、スキャンした文書を Dropbox アカウントに自動で保存し、デスクトップとモバイル デバイスの両方ですぐに利用できます。たくさん撮影した家族の写真をデジタル化する場合、プリントした写真をオリジナル品質のスキャンに変換してデジタル フォト コレクションに保存するには、スマートフォンを数回タップするだけです。モバイル スキャンした文書の整理に困らないように、Dropbox ドキュメント スキャナー アプリでは OCR 技術も活用しています。OCR により、スキャンしたテキストは検索可能なテキスト データに変換されます。つまり、Dropbox アカウントの一元的なキーワード検索によって、スキャンしたドキュメントを特定できるのです。

モバイル スキャンのメリット

モバイル スキャンにより、機器を購入しなくてもスキャナーの利便性を活用できます。Dropbox のスキャナー アプリでは、巧みな技術で文書が紙面上と同じようにデバイス上でも見やすく表示されます。さらに、ポケットからスマートフォンを取り出してスキャンするだけなので、操作は数秒で完了し、文書の紛失や破損を心配する必要はありません。

OCR スキャンを利用する

Dropbox のスキャナー アプリでは、モバイル デバイスの画像からコピーが作成され、光学文字認識によって画像が検索可能なテキストに変換されます。そのため、スキャンした文書から重要なキーワードを検索して、Dropbox 内でファイルを検索できます。つまり、日付が印刷されている銀行取引明細書をアップロードしてある場合は、日付を検索するだけで、文書をすばやく見つけることができるのです。書類を簡単に PDF に変換して、検索できるようにすることで、事実上、紙の文書をなくすことができます。あるいは、文字起こしに使っているノート アプリを OCR 対応のスキャン アプリに置き換えれば、ワンタップでスキャンするだけで、文書やメモを瞬時にデジタル化することもできます。

高品質なスキャンを可能にするには

どのようなスキャン方法を選ぶ場合でも、くっきりと鮮明にスキャンするには、次のように文書が最適な状態であることを確認します。

  • 文書にしわや折り目がないこと
  • 細部が消えかかっていないこと
  • スマートフォンでスキャンするときは背景が煩雑ではないこと

OCR を利用せずコピー機でスキャンする場合は、DPI(1 インチあたりのドット数)単位の解像度にも注意しましょう。

  • 写真の場合は、最大 600 dpi の高解像度またはロスレス解像度を使用する
  • シンプルなグレースケールの文書では、読みやすく、かつファイル サイズが小さい 300 dpi を使用する

画像編集ソフトウェアを使えば、スキャンしたドキュメントの問題を修正できますが、最初から良好な状態にしておけば間違いはありません。

スキャンをバックアップする

写真をオンラインで共有し、クラウド ストレージに保管すれば、ハード ドライブ上でスキャンした画像が見つからないことも、誤って削除されることもありません。銀行取引明細書のように、スキャンしてデジタル版を保管しておきたいパーソナルな文書にも、この方法は最適です。