A primeira marca de laticínios da nação, cujas vacas são alimentadas com grama 100% orgânica certificada, usa o Dropbox Business para que os seus funcionários colaborem onde estiverem, resultando em um serviço melhor aos distribuidores e redução de custos de TI para o negócio dirigido pela família.

Maple Hill Creamery, empresa de laticínios

Principais resultados da Maple Hill Creamery

Maple Hill Creamery, uma empresa do ramo alimentício

Maior produtividade dos funcionários

Maple Hill Creamery, uma empresa do ramo alimentício

Controle mais estrito de documentos importantes

Maple Hill Creamery, uma empresa do ramo alimentício

Despesas de TI menores

O DESAFIO

Aproveitando o máximo da tecnologia

Como muitos pequenos negócios, a Maple Hill Creamery começou quase por acaso. Cansado da vida corporativa, o fundador Tim Joseph comprou terras no estado de Nova York em 2003, realizando o sonho de infância de ser fazendeiro. Depois comprou vacas leiteiras, pensando em largar o emprego e se manter com o dinheiro que ganharia vendendo leite. “Claro que não deu certo, pois nunca há dinheiro suficiente sobrando para substituir o pagamento como funcionário”, ele diz. Ele decidiu que precisaria descobrir um nicho, que acabou sendo a produção de iogurte, queijo e outros produtos de laticínio feitos com leite de vacas alimentadas 100% com grama. Conforme a ideia se popularizava, ficava cada vez mais difícil para os funcionários colaborarem, pois a maioria deles trabalhava remotamente. “No início usávamos e-mail”, diz Joseph, "e quando começamos a fazer PDFs e outras coisas bonitas e profissionais, o tamanho dos anexos tornou-se um problema." Os funcionários assinaram contas do Dropbox individuais para facilitar o compartilhamento de arquivos com colegas e distribuidores. Assim que a Maple Hill começou a enviar produtos de costa a costa, Joseph decidiu fazer upgrade para o Dropbox Business para ter mais espaço e controle. “Ele tinha mais funcionalidades em relação à capacidade de administrar contas, e mais espaço”, diz Joseph. “Parecia ser a coisa certa a fazer em um negócio crescente na altura em que estávamos: quanto mais cedo, melhor.”

A SOLUÇÃO

Possibilitando o trabalho de qualquer lugar

Agora com 16 funcionários, a Maple Hill usa o Dropbox Business para manter o trabalho deles em sincronia, mesmo com a maioria não trabalhando na sede em Hudson Valley. Uma pasta compartilhada dá à equipe de vendas acesso aos últimos relatórios de vendas, documentação de produtos e outros materiais, estejam eles no escritório ou em uma convenção. “Basicamente, todo o nosso material de marketing acaba em uma pasta do Dropbox”, diz Joseph. “Assim, sabemos que todo mundo está recebendo o mesmo material e a versão mais recente, onde quer que esteja.” A Maple Hill também criou pastas compartilhadas para cada uma das 79 fazendas que fornecem leite à empresa, para distribuição de contratos, certificados orgânicos e outros documentos importantes. A empresa usa as permissões de compartilhamento da seção de Administração para garantir que só as pessoas certas tenham acesso às pastas. Com essa organização, a Maple Hill e seus quase 80 fornecedores de leite não precisam perder tempo procurando anexos de e-mail. "Ficou muito fácil compartilhar itens sabendo que está tudo no Dropbox", diz Joseph. Os funcionários são grandes usuários do aplicativo para dispositivos móveis do Dropbox, especialmente a gerente de fornecedores de leite da empresa, que cruza o estado de Nova York descobrindo novas fontes de leite 100% orgânico de vacas alimentadas com grama. “Ela pode estar em uma fazenda em qualquer lugar, tirar uma foto do certificado orgânico e colocá‑la no Dropbox na hora usando seu iPad”, diz Joseph. O Emblema do Dropbox é bem prático também, diz Joseph, para tarefas colaborativas como a atualização da rota de fornecimento de leite no Microsoft Excel. Com esse recurso, usuários compartilham arquivos e atualizam a versão para a mais recente quando alguém faz alterações, e tudo isso dentro do Microsoft Office. “Diariamente, vários de nós atualizam a planilha com as quantidades de leite esperadas de cada fazenda”, diz Joseph. “A bolhinha avisa se alguém está editando, assim nunca perdemos trabalho.”

OS RESULTADOS

Liberando recursos para o crescimento

A Maple Hill conseguiu expandir para mais de 6 mil lojas, em parte graças à forte relação com os distribuidores, o que resulta do fato de a empresa oferecer um ótimo produto com ótimo serviço, explica Joseph. Ao visitar novos distribuidores, os funcionários podem usar o celular para enviar materiais lá mesmo com os links do Dropbox. “Somos uma empresa muito ágil”, diz Joseph. “Como temos tudo sempre à mão, ninguém fica esperando demais. As pessoas sabem que, quando entram em contato com a Maple Hill, nós cuidamos do que quer que seja.” O Dropbox Business também permite que a Maple Hill reduza os custos com TI, pois não precisa manter servidores de arquivos. Isso libera mais recursos para a empresa se dedicar a fazer 32 SKUs diferentes. “Podemos fazer coisas que no passado só se podia fazer com um departamento completo de TI”, diz Joseph. “Isso nos mantém pequenos e ágeis.”

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