Первая в стране сертифицированная органическая торговая марка молочной продукции, которая использует в качестве корма для коров исключительно траву, пользуется Dropbox Business, чтобы ее сотрудники могли совместно работать, находясь в дороге. В результате у них получается повысить качество работы с дистрибьюторам и снизить семейному предприятию расходы на IT.
Основные результаты Maple Hill Creamery
Повышенная эффективность работы сотрудников
Строгий контроль за важными документами
Снижение затрат на поддержание ИТ-отдела
ГЛАВНАЯ ЗАДАЧА
Больше отдачи от технологий
Как и у многих маленьких компаний, история Maple Hill Creamery началась с мечты. Насытившись по горло корпоративной жизнью, основатель компании Тим Джозеф приобрел в 2003 году землю в северной части штата Нью-Йорк, чтобы осуществить свою детскую мечту и стать фермером. Затем он закупил молочных коров, надеясь оставить свою основную работу и жить на доход от продажи молока. «Естественно, из этой задумки ничего не вышло, потому что дохода недостаточно, чтобы заменить полноценную зарплату», — рассказывает он. Он решил создать новую рыночную нишу, перейдя в итоге на изготовление йогуртов, сыров и других продуктов из молока коров, которые в качестве корма получали исключительно траву. Когда идея начала разрастаться, сотрудникам стало сложнее общаться, поскольку многие из них работали удаленно. «Сначала мы обменивались сообщениями по электронной почте, — рассказывает Джозеф, — Но когда мы начали создавать красивые профессиональные PDF-файлы, размер вложенных файлов стал вызывать проблемы». Сотрудники создали себе личные аккаунты Dropbox, чтобы облегчить процесс обмена файлами с коллегами и дистрибьюторами. Когда Maple Hill начали переправлять свою продукцию с побережья на побережье, Джозеф решил перейти на Dropbox Business, чтобы получить больше инструментов управления и пространства для хранения файлов. «В нем было больше функций и возможность управлять аккаунтами, а еще больше места», — говорит Джозеф. «Нам показалось, что для нашего растущего бизнеса хорошо бы было перейти на такой аккаунт как можно раньше».
«Теперь мы можем делать то, что раньше было возможно только с помощью целой команды IT-специалистов. Нам не нужно расширять штат, и при этом сохраняется гибкость рабочих процессов. Нам больше не надо тратить время и изобретать новые механизмы, чтобы предоставить доступ к данным».
РЕШЕНИЕ
Возможность продолжать работать откуда угодно
Все 16 сотрудников компании Maple Hill пользуются Dropbox Business и работают сообща, даже несмотря на то, что большинство из них находятся не в головном отделении компании в долине реки Гудзон. Отдел продаж хранит все данные о продажах, информационные материалы о продукции компании и другие рекламные ресурсы в общей папке, откуда сотрудникам легко достать их независимо от того, где они сейчас работают — в офисе или, например, на отраслевой выставке. «Иными словами, все наши рекламные материалы хранятся в папке Dropbox, — рассказывает Джозеф. — Поэтому все знают: где бы они ни находились, у них всегда будет доступ к самой последней версии файлов». В Maple Hill также создали отдельные общие папки для каждой из 79 ферм, поставляющих компании молоко. Так компании легче предоставлять доступ этим организациям к контрактам, сертификатам качества и другим важным документам. Настройки доступа в Консоли администрирования позволяют выбрать параметры так, чтобы доступ к данным был только у нужных пользователей. Эта система избавила компанию Maple Hill и ее почти 80 партнеров-поставщиков от необходимости отслеживать вложенные в электронные письма файлы. «Стало гораздо проще делиться данными, когда знаешь, что все они хранятся в Dropbox», — говорит Джозеф. Сотрудникам компании очень нравятся мобильные приложения Dropbox. Особенно полезными они оказались для управляющей поставками молока, которой постоянно приходится мотаться по всему штату Нью-Йорк в поисках новых источников экологически чистого молока от коров, которые питаются только травой. «Коллега может прямо на ферме сфотографировать их сертификат соответствия стандартам производства экологически чистой продукции и загрузить его в Dropbox со своего iPad», — поясняет Джозеф. По его словам, Значок Dropbox тоже приносит компании немалую пользу. Благодаря ему стало намного проще выполнять такие совместные задачи, как, например, обновление данных о поставках молока в документе Microsoft Excel. С помощью этой функции пользователям удобно делиться файлами и обновлять их до наиболее актуальной версии, если кто-то вносит изменения. И все это — не выходя из Microsoft Office. «Некоторые наши сотрудники ежедневно обновляют информацию о том, сколько фунтов молока мы можем ожидать от каждой из ферм, — рассказывает Джозеф. — Если кто-то другой уже редактирует файл, пользователь видит сообщение об этом, так данные не теряются».
«В Dropbox Business было больше функций, возможность управлять аккаунтами и больше места», говорит Джозеф. «Нам показалось, что для нашего растущего бизнеса хорошо бы было перейти на такой аккаунт как можно раньше».
РЕЗУЛЬТАТЫ
Освобождение ресурсов компании для дальнейшего роста
Компания Maple Hill теперь продает свою продукцию в более чем 6 000 магазинах. По словам Джозефа, это стало возможно благодаря хорошим отношениям между компанией и ее дистрибьюторами, а также высоким качество продукции и услуг, предоставляемыми Maple Hill. Когда сотрудники компании посещают новых дистрибьюторов, они могут тут же поделиться ссылками Dropbox на все необходимые материалы прямо со своих телефонов. «Наша компания очень отзывчива», — говорит Джозеф. «А когда данные всегда под рукой, никому не приходится долго ждать информации. Люди знают, что когда они обращаются в Maple Hill, мы сделаем все, что в наших силах, чтобы помочь». С Dropbox Business в Maple Hill больше нет необходимости поддерживать внутренние сервера для хранения данных, что позволяет им сократить затраты на поддержание ИТ-отдела. А сэкономленные ресурсы можно вместо этого использовать для создания 32 вариантов кодов товаров. «Теперь мы можем делать то, что раньше было возможно только с помощью целой команды ИТ-специалистов», говорит Джозеф. «У нас есть возможность не расширять штат сотрудников, при этом сохраняя гибкость рабочих процессов».
Возможно, вам также понравятся эти истории
