Первая в стране сертифицированная органическая торговая марка молочной продукции, которая использует в качестве корма для коров исключительно траву, пользуется Dropbox Business, чтобы ее сотрудники могли совместно работать, находясь в дороге. В результате у них получается повысить качество работы с дистрибьюторам и снизить семейному предприятию расходы на IT.
Повышенная эффективность работы сотрудников
Строгий контроль за важными документами
Снижение затрат на поддержание ИТ-отдела
ГЛАВНАЯ ЗАДАЧА
Как и у многих маленьких компаний, история Maple Hill Creamery началась с мечты. Насытившись по горло корпоративной жизнью, основатель компании Тим Джозеф приобрел в 2003 году землю в северной части штата Нью-Йорк, чтобы осуществить свою детскую мечту и стать фермером. Затем он закупил молочных коров, надеясь оставить свою основную работу и жить на доход от продажи молока. «Естественно, из этой задумки ничего не вышло, потому что дохода недостаточно, чтобы заменить полноценную зарплату», — рассказывает он. Он решил создать новую рыночную нишу, перейдя в итоге на изготовление йогуртов, сыров и других продуктов из молока коров, которые в качестве корма получали исключительно траву. Когда идея начала разрастаться, сотрудникам стало сложнее общаться, поскольку многие из них работали удаленно. «Сначала мы обменивались сообщениями по электронной почте, — рассказывает Джозеф, — Но когда мы начали создавать красивые профессиональные PDF-файлы, размер вложенных файлов стал вызывать проблемы». Сотрудники создали себе личные аккаунты Dropbox, чтобы облегчить процесс обмена файлами с коллегами и дистрибьюторами. Когда Maple Hill начали переправлять свою продукцию с побережья на побережье, Джозеф решил перейти на Dropbox Business, чтобы получить больше инструментов управления и пространства для хранения файлов. «В нем было больше функций и возможность управлять аккаунтами, а еще больше места», — говорит Джозеф. «Нам показалось, что для нашего растущего бизнеса хорошо бы было перейти на такой аккаунт как можно раньше».
«Теперь мы можем делать то, что раньше было возможно только с помощью целой команды IT-специалистов. Нам не нужно расширять штат, и при этом сохраняется гибкость рабочих процессов. Нам больше не надо тратить время и изобретать новые механизмы, чтобы предоставить доступ к данным».
РЕШЕНИЕ
Все 16 сотрудников компании Maple Hill пользуются Dropbox Business и работают сообща, даже несмотря на то, что большинство из них находятся не в головном отделении компании в долине реки Гудзон. Отдел продаж хранит все данные о продажах, информационные материалы о продукции компании и другие рекламные ресурсы в общей папке, откуда сотрудникам легко достать их независимо от того, где они сейчас работают — в офисе или, например, на отраслевой выставке. «Иными словами, все наши рекламные материалы хранятся в папке Dropbox, — рассказывает Джозеф. — Поэтому все знают: где бы они ни находились, у них всегда будет доступ к самой последней версии файлов». В Maple Hill также создали отдельные общие папки для каждой из 79 ферм, поставляющих компании молоко. Так компании легче предоставлять доступ этим организациям к контрактам, сертификатам качества и другим важным документам. Настройки доступа в Консоли администрирования позволяют выбрать параметры так, чтобы доступ к данным был только у нужных пользователей. Эта система избавила компанию Maple Hill и ее почти 80 партнеров-поставщиков от необходимости отслеживать вложенные в электронные письма файлы. «Стало гораздо проще делиться данными, когда знаешь, что все они хранятся в Dropbox», — говорит Джозеф. Сотрудникам компании очень нравятся мобильные приложения Dropbox. Особенно полезными они оказались для управляющей поставками молока, которой постоянно приходится мотаться по всему штату Нью-Йорк в поисках новых источников экологически чистого молока от коров, которые питаются только травой. «Коллега может прямо на ферме сфотографировать их сертификат соответствия стандартам производства экологически чистой продукции и загрузить его в Dropbox со своего iPad», — поясняет Джозеф. По его словам, Значок Dropbox тоже приносит компании немалую пользу. Благодаря ему стало намного проще выполнять такие совместные задачи, как, например, обновление данных о поставках молока в документе Microsoft Excel. С помощью этой функции пользователям удобно делиться файлами и обновлять их до наиболее актуальной версии, если кто-то вносит изменения. И все это — не выходя из Microsoft Office. «Некоторые наши сотрудники ежедневно обновляют информацию о том, сколько фунтов молока мы можем ожидать от каждой из ферм, — рассказывает Джозеф. — Если кто-то другой уже редактирует файл, пользователь видит сообщение об этом, так данные не теряются».
«В Dropbox Business было больше функций, возможность управлять аккаунтами и больше места», говорит Джозеф. «Нам показалось, что для нашего растущего бизнеса хорошо бы было перейти на такой аккаунт как можно раньше».
РЕЗУЛЬТАТЫ
Компания Maple Hill теперь продает свою продукцию в более чем 6 000 магазинах. По словам Джозефа, это стало возможно благодаря хорошим отношениям между компанией и ее дистрибьюторами, а также высоким качество продукции и услуг, предоставляемыми Maple Hill. Когда сотрудники компании посещают новых дистрибьюторов, они могут тут же поделиться ссылками Dropbox на все необходимые материалы прямо со своих телефонов. «Наша компания очень отзывчива», — говорит Джозеф. «А когда данные всегда под рукой, никому не приходится долго ждать информации. Люди знают, что когда они обращаются в Maple Hill, мы сделаем все, что в наших силах, чтобы помочь». С Dropbox Business в Maple Hill больше нет необходимости поддерживать внутренние сервера для хранения данных, что позволяет им сократить затраты на поддержание ИТ-отдела. А сэкономленные ресурсы можно вместо этого использовать для создания 32 вариантов кодов товаров. «Теперь мы можем делать то, что раньше было возможно только с помощью целой команды ИТ-специалистов», говорит Джозеф. «У нас есть возможность не расширять штат сотрудников, при этом сохраняя гибкость рабочих процессов».