เรียนรู้การใช้วิดีโอคอนเฟอเรนซ์อย่างผู้เชี่ยวชาญ

ประชุม Virtual Team (ทีมเสมือน) ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดด้วยการตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทราบว่าสิ่งใดที่ควรทำและสิ่งใดที่ควรหลีกเลี่ยง

การประชุมทางวิดีโอคืออะไร

การประชุมทางวิดีโอคือรูปแบบต่างๆ ของการสื่อสารโทรคมนาคมระหว่างคนสองคนขึ้นไปผ่านทางวิดีโอและเสียง ผู้ที่ทำงานระยะไกลและผู้ที่อาศัยอยู่ห่างไกลจากครอบครัวและผองเพื่อนก็เปรียบเสมือนผู้เชี่ยวชาญในการสนทนาทางวิดีโอแล้ว และด้วยจำนวนผู้ที่ทำงานที่บ้านและจากระยะไกลมีมากขึ้น การสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานผ่านการประชุมทางวิดีโอจึงกลายเป็นเรื่องปกติมากขึ้น

ทำไมเราถึงต้องเรียนรู้การใช้วิดีโอคอนเฟอเรนซ์อย่างผู้เชี่ยวชาญ

เมื่อพิจารณาว่าซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอแพร่หลายมากแค่ไหนในทุกวันนี้ บางคนก็อาจคิดว่าน่าจะสามารถเข้าใจมารยาทที่เหมาะสมได้ดีในตอนนี้ แม้ว่าโดยปกติแล้วการเฟซไทม์ได้ง่ายๆ จากบนเตียงของคุณกับสมาชิกในครอบครัวหรือเพื่อนจะไม่มีปัญหา แต่นั่นไม่ใช่กับสำหรับเครื่องมือสื่อสารในที่ทำงาน เช่น Zoom ที่จำเป็นต้องมีการพิจารณาล่วงหน้าทั้งในด้านความเป็นระเบียบและด้านประสิทธิภาพ คุณอาจเป็นผู้เชี่ยวชาญในการประชุมที่ออฟฟิศ แต่อุปสรรคเสมือนจริงของการประชุมทางวิดีโอที่เพิ่มเข้ามาอาจเป็นเรื่องท้าทายสำหรับใครบางคน

อาจเป็นเรื่องง่ายที่จะรู้สึกวอกแวกและเสียสมาธิเมื่อทำงานที่บ้าน และการประชุมทางวิดีโอก็เป็นอย่างนั้นเช่นกัน แม้ว่าเวลาที่สุนัขของสมาชิกในทีมเดินเข้ามาในห้องอาจดูน่ารัก แต่ลูกสุนัขที่น่ารักตัวนั้นก็อาจทำให้รู้สึกวอกแวกได้เช่นกัน ซึ่งสิ่งนี้ก็มีผลกับผู้เข้าร่วมที่ไม่สนใจรับฟังและไม่ใส่ใจกับการประชุมเช่นเดียวกัน

หลักเกณฑ์พื้นฐานสำหรับมารยาทในการประชุมทางวิดีโอ

ขั้นตอนแรกของการสนทนาทางวิดีโอที่มีประสิทธิผลคือการตรวจสอบว่าการสนทนานั้นสามารถใช้งานได้ทั้งจากในมุมมองด้านเทคโนโลยีและมุมมองของมนุษย์ ดังนั้น เพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังประชุมทางวิดีโอกับเพื่อนร่วมงานให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด เราได้รวบรวมรายการตรวจสอบเคล็ดลับมารยาทในการสนทนาทางวิดีโอที่สำคัญที่สุดบางข้อเพื่อให้ปฏิบัติตามได้ดังนี้:

ตรวจสอบอินเทอร์เน็ตและฮาร์ดแวร์ของคุณล่วงหน้า

คุณจะดูไม่เอาไหนรวมถึงไม่เป็นมืออาชีพหากพยายามเริ่มการประชุมโดยที่ไมโครโฟนและเว็บแคมของคุณนั้นไม่ทำงาน เมื่อคุณมีการกำหนดการประชุมไว้ล่วงหน้า ให้ตรวจสอบล่วงหน้าเสมอว่าการตั้งค่าการประชุมทางวิดีโอของคุณใช้งานได้ ไม่ใช่ตรวจสอบสองนาทีก่อนที่การประชุมจะเริ่ม และตรวจสอบไมโครโฟนหรือชุดหูฟังในตัวเพื่อให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์ของคุณตรวจพบ

คุณควรทดสอบว่าการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของคุณสามารถใช้สำหรับการประชุมทางวิดีโอได้อย่างต่อเนื่องหรือไม่เช่นกัน คุณคงไม่ต้องการที่จะขาดการเชื่อมต่อในช่วงเวลาสำคัญหรือในระหว่างการสนทนา หากการเชื่อมต่อมีปัญหา แอปจำนวนมากจะยอมให้คุณจำกัดคุณภาพของวิดีโอที่คุณได้รับหรือปิดวิดีโอดังกล่าวเพื่อให้คุณยังคงสามารถเข้าร่วมการประชุมได้โดยเปิดเฉพาะเสียง แม่ว่าคุณจะไม่ได้เปิดวิดีโอร่วมกับคนอื่นๆ แต่การที่คุณยังมีส่วนร่วมและตามเนื้อหาการประชุมได้อย่างต่อเนื่องถือเป็นสิ่งสำคัญที่สุด โปรดทราบว่าบางคนอาจเลือกไม่เข้าร่วมวิดีโอพร้อมกันด้วยเหตุผลต่างๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากผู้คนเหล่านั้นอยู่ในพื้นที่ที่ใช้ร่วมกันกับเด็กหรือสัตว์เลี้ยง หรือผู้คนดังกล่าวอาจไม่พร้อมที่จะเปิดกล้องในขณะนั้น ซึ่งนั่นถือว่าไม่เป็นไรเช่นกัน

การแต่งตัว

เราต่างเคยทำสิ่งนี้อย่างน้อยสักครั้งในชีวิต ซึ่งก็คือการกลิ้งลงมาจากเตียงแล้วตรงไปเปิดแล็ปท็อปเพื่อประชุมทีมตอน 9 โมงเช้า อย่างไรก็ตาม การเข้าร่วมการประชุมทางวิดีโอในชุดนอนอาจไม่ใช่ภาพลักษณ์ที่ดีที่สุดสำหรับบุคลิกภาพที่เป็นมืออาชีพของคุณ หากคุณต้องการที่จะสนทนาการประชุมทางวิดีโออย่างจริงจัง ก็ควรแต่งตัวให้เหมาะสม ถึงแม้ว่าคุณไม่จำเป็นต้องแต่งตัวในชุดทำงานที่เป็นทางการ แต่ก็ควรตรวจสอบว่าได้แต่งตัวแบบเหมาะสมเพียงพอเพื่อที่สมาชิกในทีมของคุณจะได้เห็น ซึ่งไม่เพียงจะทำให้คุณดูใส่ใจกับการประชุมเท่านั้น แต่การสวมใส่เสื้อผ้าแบบอื่นที่ไม่ใช่เสื้อสเวตยังสามารถช่วยให้คุณมีกรอบความคิดที่ถูกต้องสำหรับการสนทนาที่สร้างสรรค์และมีสมาธิกับเพื่อนร่วมงานของคุณอีกด้วย

ค้นหาพื้นที่เงียบสงบ

ไม่ใช่ทุกคนที่จะมีออฟฟิศส่วนตัวที่มีไว้เพื่อช่วยให้ทำงานที่บ้านได้โดยเฉพาะ แต่การที่คุณสามารถค้นหาหรือสร้างพื้นที่เงียบสงบสำหรับการประชุมทางวิดีโอก็เป็นสิ่งสำคัญ คุณอาจรู้สึกว่าการที่ครอบครัว เพื่อนร่วมห้อง หรือสัตว์เลี้ยงที่เดินอยู่รอบๆ ไม่ได้รบกวนขณะที่คุณทำงานแต่อย่างใด แต่ผู้เข้าร่วมการประชุมบางคนอาจไม่รู้สึกเช่นนั้น ดังนั้น เมื่อคุณนั่งลงเพื่อประชุมทางวิดีโอ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณอยู่ในพื้นที่ที่ไม่มีใครน่าจะเดินเข้ามาหรือรบกวนคุณได้ ซึ่งจะทำให้คุณจะสามารถจดจ่อกับสิ่งที่เพื่อนร่วมงานกำลังพูดและกำจัดเสียงรบกวนรอบข้างต่างๆ เมื่อคุณกำลังพูดได้

จัดฉาก

ตอนนี้คุณแต่งตัวเสร็จแล้วและอยู่ในพื้นที่ที่เป็นส่วนตัวสำหรับการสนทนาทางวิดีโอ ให้ลองตรวจสอบสภาพแวดล้อมรอบๆ พื้นที่ทำงานและดูว่ามีลักษณะเป็นอย่างไรเมื่ออยู่ในกล้อง การเตรียมตัวของคุณจะไม่มีความสำคัญเลยหากบริเวณนั้นมืดเกินกว่าที่เพื่อนร่วมงานของคุณที่จะมองเห็นหรือสิ่งที่พวกเขามองเห็นมีเพียงกองจานสกปรกที่อยู่ในอ่างล้างจาน โปรดใช้เวลาสักครู่เพื่อทำความสะอาดและปรับเปลี่ยนพื้นที่บริเวณโดยรอบตัวคุณ ให้เปิดม่านหรือเปิดไฟ หรือหากปัญหาคือการตกแต่งที่ไม่เรียบร้อยซึ่งมองเห็นได้ ให้ใช้ฉากสีเขียวหรือพื้นหลังเสมือนเพื่อปิดบังสิ่งเหล่านั้น ยกตัวอย่างเช่น Zoom จะตรวจจับพื้นหลังของคุณโดยอัตโนมัติและให้คุณซ้อนทับฉากนั้นด้วยรูปภาพ

หากคุณไม่ได้พูดอยู่ ให้ปิดเสียง

ในที่สุดแล้วเมื่อการประชุมของคุณกำลังดำเนินอยู่ หนึ่งในสิ่งที่สำคัญที่สุดของการเรียนรู้การใช้วิดีโอคอนเฟอเรนซ์อย่างผู้เชี่ยวชาญคือการปิดเสียงไมโครโฟนเมื่อคุณไม่ได้กำลังพูดอยู่ แม้ว่าคุณจะเลือกพื้นที่ที่เงียบสงบสำหรับการประชุมของคุณแล้ว แต่ไมโครโฟนจะยังคงจับเสียงได้หากคุณเคลื่อนไหว ไอ หรือเริ่มพิมพ์ คุณคงไม่ต้องการให้ใครบางคนพูดทวนอีกครั้งเนื่องจากการหยุดชะงักโดยไม่ตั้งใจ หรือรับรู้ได้ว่าคุณกำลังทำอย่างอื่นในช่วงระหว่างการประชุมโดยไม่สำคัญว่าจะเป็นแค่เวลาชั่วครู่ก็ตาม ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอส่วนใหญ่มีปุ่มปิดเสียงสำหรับตนเองหรือสำหรับการสนทนา โปรดตรวจสอบว่าคุณยกเลิกปิดเสียงตนเองแล้วเมื่อต้องการพูดอีกครั้ง

มองที่กล้อง

เมื่อคุณอยู่ในการสนทนาทางวิดีโอ การมองไปที่ฟีดวิดีโอของคนอื่นๆ ในการประชุมก็ดูเหมือนจะเป็นสิ่งที่สมเหตุสมผลที่สุด แต่อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการให้คนอื่นในการสนทนาโฟกัสมาที่คุณขณะที่กำลังพูดอยู่ คุณควรมองเข้าไปในกล้องโดยตรง แม้ว่าคุณไม่สามารถมองเห็นเพื่อนร่วมงานของคุณได้ แต่การมองที่กล้องจะช่วยให้เกิดความรู้สึกในการสื่อสารแบบต่อหน้า ซึ่งจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าเพื่อนร่วมงานใส่ใจและฟังในสิ่งที่คุณกำลังพูดจริงๆ หากคุณต้องการที่จะมองเห็นเพื่อนร่วมงานขณะที่คุณพูด ให้จัดตำแหน่งวิดีโอบนหน้าจอให้อยู่ถัดจากกล้องเพื่อให้ทั้งสองสิ่งอยู่ในระดับสายตา คุณจะไม่พบปัญหานี้หากใช้งานบนแล็ปท็อปส่วนใหญ่ แต่คุณอาจต้องปรับเปลี่ยนการตั้งค่าไปรอบๆ หากคุณใช้งานบนเดสก์ท็อป

ใส่ใจและมีสมาธิ

แน่นอนว่าเมื่อคุณอยู่ในการประชุมทางวิดีโอ สิ่งสำคัญที่สุดที่คุณสามารถทำได้คือการมีสมาธิกับการประชุมที่กำลังดำเนินอยู่ การไม่ให้ความสนใจในระหว่างการประชุมทางวิดีโอนั้นสามารถทำได้ง่ายกว่าตอนอยู่ในออฟฟิศ และยังไม่ได้รับการตำหนิอีกด้วย ซึ่งนั่นหมายความว่าคุณมีหน้าที่ตรวจสอบตนเองว่าได้มีส่วนร่วมราวกับว่าคุณอยู่ที่ออฟฟิศถึงแม้ว่าคุณจะนั่งประชุมบนแล็ปท็อปในห้องนอนก็ตาม การมีสมาธิที่บ้านสามารถทำได้เช่นเดียวกันกับในออฟฟิศ ยกตัวอย่างเช่น การจดบันทึกสามารถช่วยให้คุณรับรู้และตอบสนองสิ่งที่กำลังพูดถึงได้ แต่อย่างไรก็ตาม คุณก็จำเป็นต้องหลีกเลี่ยงสิ่งยั่วยุในการเปลี่ยนแถบไปทำกิจกรรมอื่นๆ หรือการดูโทรศัพท์เช่นเดียวกัน แม้ว่าคุณจะคิดว่าตนเองสามารถทำงานหลายอย่างในเวลาเดียวกันได้ดี แต่หากคุณขาดสมาธิ คุณก็จะไม่ได้รับประโยชน์จากการประชุมที่เข้าร่วมมากนัก

วิธีการประชุมทางวิดีโออย่างมีประสิทธิภาพ

เมื่อคุณเข้าใจพื้นฐานการเรียนรู้การใช้วิดีโอคอนเฟอเรนซ์อย่างผู้เชี่ยวชาญแล้ว คุณก็จะไม่พบปัญหาใดๆ เกี่ยวกับการตั้งค่าหรือการสนทนาทางวิดีโอกับเพื่อนร่วมงามของคุณ แต่อย่างไรก็ตาม เช่นเดียวกับเมื่อคุณอยู่ที่ออฟฟิศ การทำให้การประชุมทางวิดีโอของคุณมีประสิทธิภาพและเวลาที่ใช้ไปมีประสิทธิผลก็ย่อมใช้ความพยายามที่มากกว่าเดิมเล็กน้อย ดังนั้น หากคุณกำลังวางแผนการประชุมกับเพื่อนร่วมงาน โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีเอกสารที่คุณต้องการทั้งหมดแล้ว โชคดีที่การผสานการทำงานของ Zoom ร่วมกับ Dropbox ทำให้การใช้งานไฟล์และซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอเพื่อการประชุมทางวิดีโอที่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นเป็นเรื่องง่าย

กำหนดวาระการประชุมเสมอ

ขั้นตอนแรกในการทำให้การประชุมใดๆ ก็ตามมีประสิทธิภาพทั้งในและนอกออฟฟิศคือการกำหนดวาระการประชุม วิธีนี้จะช่วยให้การประชุมทางวิดีโอประสบความสำเร็จ ซึ่งแม่แบบวาระการประชุมที่มีอยู่ใน Dropbox ทำให้ง่ายต่อการรวบรวมวาระการประชุมที่สามารถแบ่งปันได้ซึ่งสรุปประเด็นพื้นฐานการประชุมของคุณได้อย่างรวดเร็ว ผู้ที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมประชุมแต่ไม่สามารถเข้าร่วมได้จะสามารถทบทวนเอกสารนี้ได้ในภายหลัง หรือดีไปกว่านั้นคือสามารถรับชมการบันทึกวิดีโอจากการสนทนาที่ได้รับการคัดลอกจาก Zoom ไปยัง Dropbox โดยอัตโนมัติ

แบ่งปันไฟล์และข้อมูลก่อนการประชุม

หากคุณคาดหวังจะได้รับข้อมูลและความร่วมมือจากทีมในการสนทนาทางวิดีโอ การให้ข้อมูลกับทีมเพิ่มเติมเพื่อช่วยให้ทีมดำเนินการดังกล่าวได้จึงถือถือเป็นสิ่งสำคัญ แม้ว่าคุณอาจสามารถแจกจ่ายแผ่นงานหรือเขียนเนื้อหาลงในไวท์บอร์ดเมื่อประชุมในออฟฟิศได้ แต่การประชุมทางวิดีโอกลับต้องมีการวางแผนล่วงหน้ามากขึ้น เตรียมความพร้อมและแบ่งปันไฟล์หรือเอกสารที่ต้องการก่อนการประชุมเพื่อให้เพื่อนร่วมงานของคุณเข้าใจเนื้อหาที่จะนำมาประชุมได้ เมื่อคุณอยู่ในสายสนทนา คุณยังสามารถแบ่งปันหน้าจอเพื่อดูเอกสารไปพร้อมๆ กันเพื่อให้ทุกคนได้รับข้อมูลที่ตรงกันได้อีกด้วย และยิ่งไปกว่านั้น คุณสามารถแบ่งปันไฟล์ดังกล่าวได้โดยตรงจาก Dropbox ไปยังการประชุม Zoom ซึ่งเป็นที่ที่สมาชิกในทีมสามารถเพิ่มไฟล์ลงในการประชุมได้แบบเรียลไทม์

ส่งคำเชิญล่วงหน้า

หากต้องการเชิญผู้คนเข้าร่วมห้องประชุมในออฟฟิศ คุณอาจเพียงแค่เดินไปถามผู้คนเหล่านั้นที่โต๊ะทำงานว่าพวกเขามีเวลาสัก 10 นาทีหรือไม่ อย่างไรก็ตาม การดึงดูดความสนใจของผู้คนขณะที่ทำงานที่บ้านนั้นเป็นเรื่องยากมากขึ้น แม้ว่าจะใช้ Slack หรือแอปสนทนาสำหรับออฟฟิศอื่นๆ ก็ตาม หากคุณต้องการให้ผู้คนเข้าร่วมการประชุมทางวิดีโอ คุณต้องแจ้งให้พวกเขาทราบล่วงหน้า หากคุณไม่แจ้งให้ทราบล่วงหน้า ผู้คนเหล่านั้นอาจไม่ได้อยู่ที่โต๊ะทำงานในตอนประชุมและอาจไม่มีเวลาอ่านวาระการประชุม ให้เวลาทุกคนตามที่ต้องการเพื่อเตรียมตัวสำหรับการประชุมทางวิดีโอ แล้วคุณจะจัดการตัวเองและทั้งทีมเพื่อให้ประสบความสำเร็จในการประชุมได้

การทำงานร่วมกันผ่านการประชุมทางวิดีโอ

เนื่องด้วยทีมระยะไกลกลายเป็นเรื่องปกติมากขึ้น การสนทนาทางวิดีโอจึงไม่ได้เป็นเพียงขั้นตอนแทนที่การประชุมอีกต่อไป และกลับกลายเป็นบรรทัดฐานสำหรับธุรกิจจำนวนมาก และเพราะการประชุมทางวิดีโอก็มีบทบาทสำคัญในทั้งชีวิตส่วนตัวและชีวิตการทำงาน การใช้เทคโนโลยีอย่างเหมาะสมจึงเป็นสิ่งสำคัญ ดังนั้น ในครั้งต่อไปที่คุณกำหนดการประชุม Zoom ในเวลา 10 โมงเช้า ให้ใช้การเรียนรู้การใช้วิดีโอคอนเฟอเรนซ์อย่างผู้เชี่ยวชาญของเราเพื่อให้การประชุมของคุณประสบความสำเร็จ การเตรียมความพร้อมสำหรับการประชุมทางวิดีโอจะช่วยให้ทีมของคุณมีส่วนร่วมกับการประชุม และท้ายที่สุดจะช่วยเสริมสร้างการทำงานร่วมกันทางออนไลน์ในขณะที่คุณทำงานระยะไกลได้