Comment tirer le meilleur parti de l'édition en ligne

Découvrez en quoi consiste l'édition en ligne, et comment elle peut améliorer la productivité et l'efficacité de votre équipe.

Qu'est-ce que l'édition en ligne ?

Si vous souhaitez optimiser la productivité et l'efficacité de votre équipe, et ainsi améliorer la qualité du travail que vous produisez, les outils d'édition en ligne s'avèrent très efficaces.

Grâce à l'édition en ligne, plusieurs membres d'une équipe peuvent travailler simultanément sur un seul fichier. Toutes les modifications apportées au fichier s'affichent dans la vue de chaque utilisateur de façon quasi instantanée. La collaboration en temps réel s'appuie sur des applications cloud. Celles-ci permettent à un nombre illimité d'utilisateurs d'accéder à des fichiers et de les modifier de manière synchrone depuis un ordinateur, une tablette ou un téléphone mobile.

Retrouvez des outils d'édition en ligne dans Dropbox Paper

Les outils Dropbox ne permettent pas seulement de vous faire profiter de l'édition en ligne, ils permettent de l'améliorer. Dropbox Paper est un éditeur collaboratif puissant qui permet aux équipes de réellement exploiter les avantages de la modification en ligne grâce à des outils favorisant un workflow fluide et cohérent.

Dropbox Paper est bien plus qu'un simple éditeur de texte collaboratif. Votre équipe peut transformer un document Dropbox Paper vierge en un espace de travail entièrement fonctionnel qui ne sera pas seulement utilisé pour la production, mais pendant toute la durée d'un projet.

Créez des listes de tâches lorsque vous êtes en déplacement. Vos collègues reçoivent une notification dès lors qu'une modification est apportée. Dans un seul et même document Dropbox Paper, vous pouvez ajouter différents types de contenus, tels que du texte, des liens, des listes de tâches, et même des clips SoundCloud et des vidéos YouTube. Vous pouvez ainsi suivre un projet entier, des premières étapes de planification aux étapes finales, en passant par la phase de commentaires, le tout dans un espace unique et flexible.

Menez des réunions plus efficaces

Grâce à la collaboration en ligne, vous économiserez non seulement du temps, mais aussi de l'argent et des ressources. Avant l'édition en ligne, si une équipe devait collaborer en temps réel, il n'y avait pas d'autre solution que d'organiser une réunion dans un bureau physique.

Il fallait trouver un espace, réunir tout le monde dans la même pièce et se partager un ordinateur ou s'échanger des fichiers. Et même dans la même pièce, il était impossible de collaborer sur le même document sans modification en ligne.

Évidemment, lorsque vous collaborez en personne, vous êtes limité aux collaborateurs qui se trouvent dans la même zone géographique que vous. L'édition en ligne, elle, vous permet d'élargir votre pool de ressources et de travailler de façon collaborative et efficace avec n'importe qui dans le monde.

Dans les cas où les réunions en personne restent nécessaires, l'édition en ligne peut être la solution pour en tirer le meilleur profit. Dropbox Paper propose des modèles pour ordre du jour et compte rendu de réunion personnalisables qui, associés à la modification en ligne, permettent de mener des réunions plus ciblées et plus productives. Chacun peut prendre des notes en temps réel au même endroit sans dépendre d'un seul preneur de notes. L'ensemble de l'équipe peut donc accéder facilement à toutes les informations importantes.

Imaginons que vous et vos collègues suiviez un atelier pratique sur les nouveaux produits d'un client dont vous allez faire la promotion. Au lieu que chacun prenne des notes de son côté pour ensuite les confronter, vous pourriez travailler tous ensemble sur le même document. C'est un moyen de gagner du temps et de s'assurer qu'aucun détail n'a été oublié.

Gérez plusieurs tâches en même temps avec l'édition en ligne

Prenons l'exemple d'une équipe qui crée un article pour le blog de son site Web. Une ou deux personnes font des recherches sur le sujet en question et ajoutent leurs notes dans un fichier Dropbox Paper. Le rédacteur de l'article, lui, peut consulter ces notes au fur et à mesure et commencer la rédaction.

Si des modifications doivent être apportées au brief une fois que la phase de production a commencé, les membres de l'équipe peuvent facilement ajouter des annotations au même document Dropbox Paper tout en mentionnant le rédacteur pour qu'il en soit informé immédiatement.

Sans l'édition en ligne, ces tâches auraient dû être effectuées à la suite les unes des autres et non simultanément. Non seulement cela prend du temps, mais cela signifie également qu'il faut envoyer de nouvelles versions de fichiers ou de nombreux e‑mails à chaque fois qu'une modification est apportée. La gestion des fichiers devient complexe à mesure que vos documents s'entassent.

L'édition en ligne permet à chacun de travailler dans un espace unique. Vous n'aurez donc plus à naviguer sans cesse entre plusieurs fichiers quasi identiques pour vous assurer que vous avez bien tout ce dont vous avez besoin.

Améliorez l'efficacité du processus de révision grâce à la modification en ligne

Grâce à l'édition en ligne, le processus de révision et de feedback n'a jamais été si efficace et si productif.

Pour reprendre notre dernier exemple, une fois l'article rédigé, il vous faudra peut-être le faire relire par un correcteur ou un réviseur, mais aussi par des clients, des partenaires, des équipes juridiques et d'autres personnes. Grâce à l'édition en ligne, vous n'avez plus à attendre qu'une personne finisse d'ajouter ses notes pour qu'une autre intervienne. Tous les collaborateurs peuvent annoter le document en même temps, et les commentaires peuvent être implémentés à mesure qu'ils arrivent.

Si vous utilisez un processus de révision en deux étapes, l'édition en ligne vous évite de devoir enregistrer et envoyer chaque version modifiée séparément. Dès que la première phase de révision est terminée, vous pouvez en informer rapidement le réviseur suivant d'un simple clic. Le travail peut donc se poursuivre de manière fluide.

Si votre fichier de travail est volumineux, par exemple, comme une feuille de calcul contenant des milliers de descriptions de produits, il serait évidemment plus avisé de répartir le travail entre plusieurs réviseurs, mais vous ne voulez pas que chacun attende son tour. Avec la modification en ligne, vous pouvez demander à plusieurs personnes de travailler simultanément sur différentes parties d'un document. L'étape de révision s'en trouve donc grandement accélérée.

Rendez le processus de feedback plus efficace grâce aux outils collaboratifs en ligne

Vous pouvez simplifier l'intégralité du processus de feedback grâce à la modification en ligne.

Si les commentaires proviennent de plusieurs personnes, vous devez pouvoir facilement consulter toutes les notes importantes au même endroit. Devoir parcourir de longues chaînes d'e‑mails, des chats et des annotations dans des documents pour recueillir tous les commentaires et notes dont vous avez besoin est une tâche pénible, et vous risquez de passer à côté de points importants.

Dans Dropbox Paper, les annotations permettent aux réviseurs ayant accès à un document d'y ajouter directement leur feedback. Vous pouvez également annoter des photos, des PDF, des fichiers Excel et Photoshop, et bien plus encore, sans avoir besoin d'aucun logiciel supplémentaire.

Lorsque vous mentionnez un collègue dans un commentaire ou dans le corps d'un document Dropbox Paper, il est immédiatement averti, et le propriétaire du fichier est informé de tout changement, qu'il soit mentionné ou non. Le workflow n'est donc jamais interrompu, et vous pouvez continuer d'avancer sur votre projet sans délai.

Grâce à l'édition en ligne, vous pouvez trouver, gérer et implémenter facilement les commentaires importants. Le feedback se trouve juste à côté de la section qu'il concerne, tout comme son auteur et toutes les discussions liées à ce feedback entre les membres de l'équipe, qui sont organisées dans des fils de discussion clairs.

L'environnement de travail est mieux organisé, ce qui permet d'améliorer la qualité du travail que vous produisez, car vous êtes mieux équipé pour identifier et résoudre les problèmes à mesure qu'ils se présentent.

Quel que soit votre processus de feedback, vous pouvez l'améliorer grâce à l'édition en ligne dans Dropbox Paper.

Éditer des fichiers Microsoft Office et Google Docs en ligne dans Dropbox

Avec Dropbox, il est possible de modifier en temps réel d'autres fichiers que les documents Paper. Lorsque vous intégrez votre compte Dropbox avec Microsoft Office, vous pouvez aussi collaborer sur des fichiers Word, Excel et PowerPoint en ligne. Il est également possible de travailler en collaboration sur des documents Google Docs, Google Sheets et Google Slides directement sur dropbox.com.

Vous pouvez voir qui travaille sur le fichier en temps réel et communiquer directement avec ces utilisateurs par le biais de commentaires. Toutes les modifications apportées sont automatiquement enregistrées dans votre Dropbox, et les membres de votre équipe peuvent continuer à travailler sur le fichier même si vous le fermez.

Vos processus sont ainsi simplifiés. Ainsi, plutôt que de faire circuler cinq feuilles de calcul distinctes pour les différentes composantes d'un projet d'analyse, vous pouvez travailler tous ensemble sur un seul fichier Excel avec des onglets pour chaque section, tout en sachant que toute modification sera instantanément enregistrée dans Dropbox.

Soyez sur la même longueur d'onde grâce à l'édition en ligne

Donnez à votre équipe la chance de pouvoir travailler de manière synchrone, et définissez un workflow plus clair et plus structuré grâce à l'édition en ligne.

Avoir plus de temps, c'est aussi bénéficier de plus d'opportunités. Grâce à l'édition en ligne, vous pouvez prendre en charge plus de travail et développer davantage vos ressources.

La modification en ligne facilite la gestion des projets. Elle permet aux chefs de projet de contourner les processus compliqués et les communications confuses. Ils peuvent ainsi simplifier leur workflow depuis un espace central où les membres de l'équipe peuvent communiquer et collaborer en temps réel.

En résumé, l'édition en ligne permet à votre équipe de rester sur la même longueur d'onde.