Konstruktywna krytyka – jak jej udzielać?

Naucz się udzielać konstruktywnej krytyki i dzięki temu wspomagać rozwój współpracowników.

Dlaczego konstruktywna krytyka jest tak ważna?

Dawanie feedbacku to niezbędny proces w każdej organizacji, ale nie każdy feedback jest dobry. Najlepsze efekty przynosi udzielanie konstruktywnej krytyki, dzięki której można opracować plan działania i która finalnie wspomaga rozwój kariery.

W każdej organizacji sensowny feedback jest niezbędny, by pracownicy byli w stanie ocenić swoje wyniki oraz silne i słabe strony, a także po to, by rozumieli, jakie są wobec nich oczekiwania. Feedback przyniesie jednak korzyści tylko wtedy, jeśli będzie oparty na konstruktywnej krytyce.

Negatywny feedback nie musi oznaczać niczego złego. Wręcz przeciwnie, też jest potrzebny. Badanie Harvard Business Review wykazało, że 57% pracowników woli otrzymywać feedback ze wskazaniem obszarów do poprawy niż same pochwały. Dzięki pozytywnemu wzmocnieniu zmotywujesz zespół i sprawisz, że poczuje się doceniany, a dając współpracownikom negatywny feedback zachęcisz ich do ciągłego rozwoju.

Trudno oczekiwać, że ktoś popracuje nad swoimi słabymi stronami, jeśli nie będzie mieć świadomości, że one w ogóle istnieją. Każda firma powinna dążyć do ciągłej poprawy, którą można osiągnąć wyłącznie, jeśli w firmie działa skuteczny system dawania feedbacku. Dzięki niemu wszyscy wiedzą, nad czym powinni pracować.

Jeśli jednak krytyka nie jest konstruktywna, to łatwo wzmocnić negatywne postawy i wywołać we współpracowniku poczucie niepewności, które może negatywnie wpłynąć na pracę. Feedback zawierający wyłącznie negatywne uwagi nie wspiera rozwoju i nie prowadzi do żadnych pozytywnych rezultatów. Dlatego feedback powinien zawsze opierać się na konstruktywnej krytyce.

Jak udzielać konstruktywnej krytyki

Udzielając konstruktywnej krytyki, warto pamiętać o kilku konkretnych krokach i zasadach. Nie chcesz przecież, by rozmowa potoczyła się w złym kierunku i by współpracownik poczuł się niekompetentny lub niedoceniany. Pamiętaj, że celem rozmowy jest jasne odniesienie się do problemów i przejście do działań służących poprawie.

Reaguj na bieżąco i przygotuj się

Najlepiej udzielać feedbacku na bieżąco. Odnoś się do problemów wtedy, kiedy się pojawiają, ale też pamiętaj, żeby nie działać pochopnie i zawsze przygotować się do dawania feedbacku.

Zanim porozmawiasz z kimś o problemie, upewnij się, że w pełni go rozumiesz. Unikaj pochopnego dawania feedbacku, zwłaszcza wtedy, gdy sytuacja cię zdenerwuje; konstruktywna krytyka powinna być pozbawiona agresji. Jeśli nie zatrzymasz się na chwilę i nie spojrzysz na daną kwestię obiektywnie, nie będziesz w stanie poprowadzić rozmowy produktywnie.

Zanim rozpoczniesz rozmowę, zbierz myśli i upewnij się, że masz pewność co do istoty problemu. Zastanów się też, czy w emocjach nie rozdmuchujesz danej kwestii. Upewnij się, że jesteś w stanie dokładnie wyjaśnić problem i jego wpływ na biznes.

Najlepiej twarzą w twarz

Gdy udzielasz konstruktywnej krytyki, upewnij się, że Ty i Twój rozmówca dobrze się zrozumieliście. Mów w jasny sposób i jeśli to możliwe, rozmawiaj twarzą w twarz. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy dajesz pracownikowi feedback na temat jego efektywności (np. w ramach rozmów ewaluacyjnych), a nie tylko odnosisz się do konkretnego zadania (na przykład recenzji artykułu) – do tego wrócimy później.

Oczywiście nie zawsze możesz spotkać się ze współpracownikiem na żywo, ale gdy dajesz negatywny feedback na temat wydajności lepsza jest rozmowa twarzą w twarz, nawet przez Zoom, niż e-mail czy rozmowa na czacie. Dawanie tego typu feedbacku w formie krótkiej wiadomości może prowadzić do nieporozumień i bardziej przypominać jednostronny komunikat niż dyskusję.

Wyraz twarzy, mowa ciała i ton głosu odgrywają ważną rolę i pomagają udzielać konstruktywnej krytyki, jednocześnie okazując rozmówcy szacunek.

Zadbaj o nieformalną atmosferę

Rozmawiaj z pracownikiem tak jak zawsze. To, że dajesz mu feedback, nie oznacza, że musisz wypowiadać się bardziej poważnie niż zwykle. Z drugiej strony jeśli zwykle Wasza współpraca jest dość oficjalna, to dawanie feedbacku nie powinno być okazją do spoufalania się.

Zachowując przyjazny, a jednocześnie asertywny ton, unikniesz niepewności i pokażesz, że dobrze życzysz wszystkim zaangażowanym.

W rozmowie unikaj grożenia i złości. Wyjaśnij, jak dana kwestia może negatywnie wpływać na działalność firmy, zespół i na Twojego rozmówcę i okaż empatię.

Mów konkretnie i bezpośrednio

Feedback powinien zawsze być konkretny. Powinien odnosić się do konkretnej kwestii i prowadzić do jasnego celu. Przejdź przez wszystkie kroki procesu i wraz ze współpracownikiem postaraj się dojść do tego, co poszło nietak. By doprowadzić do poprawy sytuacji, musisz zadbać o precyzję.

Mówiąc "postaraj się bardziej", nic nie osiągniesz. Jasno wskazując, jakie obszary wymagają poprawy, pozwolisz pracownikowi zrozumieć, nad czym ma popracować.

Niektórzy czują potrzebę zrównoważenia każdej negatywnej uwagi inną pozytywną, ale to podejście może działać kontrproduktywnie. Feedback powinien być szczery, konkretny i powinien umożliwiać ciągły rozwój. Dlatego udzielając pracownikowi konstruktywnej krytyki nie musisz szukać pozytywów tylko po to, by ją osłodzić.

Wejdźcie w dialog

Dobre umiejętności komunikacyjne są kluczowe w każdej firmie, ale nabierają na znaczeniu zwłaszcza wtedy, gdy udzielasz konstruktywnej krytyki.

Konstruktywna krytyka nie może polegać na jednostronnej komunikacji. Tak, to Ty dajesz feedback, ale Twój rozmówca powinien mieć szansę wyjaśnienia swojego działania. Nie postrzegaj prób wyjaśnienia przyczyn problemu jako szukania wymówek czy bronienie się.

Być może problemy, o których chcesz porozmawiać, są wynikiem nieporozumienia. Jednak żeby prawidłowo zidentyfikować przyczynę problemu, musisz wytworzyć atmosferę dialogu.

Jeśli tylko ty się wypowiesz, to nie będziesz mieć pewności, że Twój rozmówca zrozumiał problem i że dostrzegł, co należy zmienić. Ważne jest też zrozumienie perspektywy drugiej strony, co pozwala znaleźć rozwiązanie problemu.

Po wyjaśnieniu problemu, poproś współpracownika o podsumowanie rozmowy. Dzięki temu upewnisz się, że dobrze się zrozumieliście.

Unikaj uwag personalnych

Jeśli krytyka, której chcesz udzielić, nie dotyczy konkretnego zadania, a postawy czy zachowania, przemyśl, jak najlepiej ją wyrazić. Nie chcesz przecież, żeby feedback został odebrany jako atak i krytyka czyjegoś charakteru.

Upewnij się, że oddzielasz emocje od feedbacku i koncentrujesz się na tym, jak i dlaczego problemy z zachowaniem współpracownika mogą wpłynąć na osiąganie celów firmy. Nie chodzi o to, że ktoś "nie jest w czymś dobry", ale "jego praca nie spełnia wymaganych standardów, bo..."

Pamiętaj, że rozmawiacie o pracy, a nie o samym pracowniku. Na przykład jeśli dajesz współpracownikowi feedback na temat filmu, który nie został odpowiednio zmontowany, to skup się na błędach w montażu i na jakości, a nie na umiejętnościach czy kompetencjach pracownika.

Wypracujcie rozwiązanie

Skuteczny feedback nie kończy się na omówieniu problemu. Kolejny krok to dyskusja na temat tego, jak uniknąć go w przyszłości. Ustal ze współpracownikiem cele możliwe do zrealizowania i zasugeruj potencjalne działania, ale zamiast mówić, co ma zrobić, pozwól mu samodzielnie wypracować rozwiązania.

Konstruktywna krytyka – jak jej udzielać w odniesieniu do konkretnego zadania

Po każdym zadaniu powinien nastąpić feedback, ale nie zawsze musi mieć formę rozmowy jeden na jeden. Do dawania feedbacku w odniesieniu do konkretnych zadań, takich jak recenzja dokumentu, znacznie lepiej sprawdzą się narzędzia i usługi, które umożliwiają dodawanie adnotacji i notatek w czasie rzeczywistym.

Dropbox umożliwia dodawanie adnotacji do dowolnego pliku, redukując jednocześnie potrzebę prowadzenia wielowątkowych maili, niekończącego się wracania do tematu, spotkań zespołowych i ciągłego pobierania najnowszych wersji plików. Korzystając z Dropbox, możesz stworzyć elastyczny system dopasowany do potrzeb Twojego zespołu – od najprostszych rozwiązań, takich jak korzystanie z emoji, które pozwalają na szybki i nieformalny feedback.

Dzięki temu Wasza współpraca będzie przebiegać płynnie, bez marnowania czasu na przeglądanie notatek. Dodawaj komentarze do plików roboczych i decyduj, którzy członkowie zespołu będą mieć do nich dostęp, zezwalaj na komentowanie i korzystaj z historii wersji, by wracać do pierwszego szkicu. Porównuj wprowadzone zmiany z dodanymi komentarzami.

Nie zapomnij o pochwałach

Omówiliśmy metody dawania negatywnego feedbacku, którego nie trzeba zawsze łagodzić pozytywami. Warto jednak pamiętać, że do utrzymania wysokiego morale pracowników potrzebny jest też pozytywny feedback. Regularnie dawaj pracownikom do zrozumienia, że doceniasz ich ciężką pracę, a dzięki temu utrzymasz wysoki poziom motywacji.