วิธีให้คำติชมเชิงสร้างสรรค์

เรียนรู้วิธีให้ข้อเสนอแนะอย่างสร้างสรรค์เพื่อให้มีการพัฒนาและการเติบโตสูงสุด

เพราะเหตุใดคำติชมเชิงสร้างสรรค์จึงสำคัญมาก

การให้คำติชมเป็นกระบวนการที่จำเป็นในที่ทำงานทุกแห่ง แต่มีวิธีที่ถูกและผิดในการให้คำติชม วิธีที่ถูกต้องคือการให้คำติชมเชิงสร้างสรรค์ซึ่งเป็นการสร้างแนวทางแก้ไขที่ปฏิบัติได้และนำไปสู่การพัฒนาด้านอาชีพการงาน

โดยทั่วไปแล้ว คำติชมที่มีความหมายมีความจำเป็นอย่างมากในที่ทำงานเพื่อช่วยให้พนักงานรับรู้และเข้าใจประสิทธิภาพการทำงาน ความคาดหวัง จุดแข็ง และจุดอ่อนของแต่ละบุคคล แต่คุณจะได้รับผลตอบแทนจากการให้คำติชมแก่พนักงานต่อเมื่อคุณทำอย่างสร้างสรรค์

คำติชมเชิงลบไม่ใช่สิ่งเลวร้าย แต่เป็นสิ่งจำเป็น จากการศึกษาของ Harvard Business Review พบว่า 57% ของพนักงานต้องการได้รับคำติชมเชิงแก้ไขมากกว่าการให้กำลังใจในเชิงบวกเพียงอย่างเดียว การให้กำลังใจในเชิงบวกช่วยให้ทีมของคุณมีแรงจูงใจและมั่นใจ รวมถึงทำให้แน่ใจว่ามีการยอมรับคุณค่าของทีม ในขณะที่คำติชมเชิงลบจะกระตุ้นให้เกิดการพัฒนาและเติบโตอย่างต่อเนื่อง

คุณไม่สามารถคาดหวังให้ใครสักคนปรับปรุงจุดอ่อนของตนเองได้ถ้าพวกเขาไม่รู้ว่ามีจุดอ่อนเหล่านั้นอยู่ ทุกธุรกิจควรมีเป้าหมายในการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง และสามารถทำได้ด้วยระบบการให้คำติชมที่เชื่อถือได้เท่านั้น เพื่อให้ทุกคนตระหนักถึงสิ่งที่ต้องแก้ไข

อย่างไรก็ตาม เมื่อการให้คำติชมไม่เป็นไปอย่างสร้างสรรค์ คุณอาจเพิ่มความคิดและทัศนคติเชิงลบหรือที่ทำให้ขาดความเชื่อมั่นระหว่างคุณกับทีมของคุณ ซึ่งแน่นอนว่าส่งผลต่องานในแง่ลบ คำติชมเชิงลบเพียงอย่างเดียวไม่เอื้อให้เกิดการเติบโตหรือนำไปสู่ผลลัพธ์เชิงบวกแต่อย่างใด ดังนั้นคำติชมเชิงสร้างสรรค์จึงเป็นวิธีการที่ดีกว่า

วิธีให้คำติชมอย่างสร้างสรรค์

เมื่อถึงเวลาที่ต้องให้คำติชมเชิงสร้างสรรค์ จะมีขั้นตอนและเคล็ดลับเฉพาะบางอย่างที่คุณควรพิจารณาก่อนดำเนินการดังกล่าว คุณไม่ต้องการทำสิ่งต่างๆ ผิดวิธีและทำให้สมาชิกในทีมรู้สึกไม่ดีพอหรือไม่ได้รับการยอมรับ อย่าลืมว่าเป้าหมายคือการแก้ไขปัญหาเชิงลบด้วยความชัดเจนในขณะที่พยายามให้มีการปรับปรุงเชิงบวกในท้ายที่สุด

ทันท่วงทีและเตรียมพร้อม

ควรให้คำติชมอย่างทันท่วงทีเสมอ คุณควรเผชิญหน้ากับปัญหาที่เกิดขึ้น และอย่ารีบทำสิ่งต่างๆ หรือดำเนินการโดยไม่มีการเตรียมพร้อม

ก่อนที่คุณจะพูดถึงประเด็นใดประเด็นหนึ่งกับใครสักคน ก่อนอื่นต้องแน่ใจว่าคุณเข้าใจเรื่องนั้นอย่างถ่องแท้ หลีกเลี่ยงการรีบให้คำติชมถ้าคุณรู้สึกไม่พอใจเกี่ยวกับประเด็นนั้น ไม่ควรใช้คำติชมเชิงสร้างสรรค์ที่มีลักษณะของความก้าวร้าว และถ้าคุณยังไม่ได้ย้อนกลับไปมองปัญหาอย่างเป็นกลาง คุณจะไม่สามารถมีการสนทนาที่ให้ประสิทธิผลสูงสุดได้

ก่อนที่คุณจะเข้าหาใครก็ตาม ให้รวบรวมความคิดของคุณ โดยต้องแน่ใจว่าคุณมั่นใจในปัญหาอย่างชัดเจน และต้องแน่ใจว่าคุณไม่ได้ทำให้เป็นเรื่องใหญ่โตเกินจริงในขณะที่เกิดอารมณ์ชั่ววูบ รวมถึงต้องเตรียมพร้อมที่จะอธิบายปัญหาอย่างครบถ้วนและทราบว่าปัญหานั้นมีผลกระทบต่อธุรกิจอย่างไร

การพูดต่อหน้าเป็นวิธีที่ดีที่สุด

เมื่อให้คำติชมเชิงแก้ไข คุณต้องแน่ใจว่าไม่เข้าใจผิดเรื่องใดๆ และน้ำเสียงของคุณชัดเจน ดังนั้น ถ้าเป็นไปได้ ให้ทำแบบต่อหน้า โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับคำติชมที่เกี่ยวกับผลการปฏิบัติงานโดยรวม (เช่น การประเมินผลการปฏิบัติงาน) ซึ่งตรงข้ามกับคำติชมเกี่ยวกับงานชิ้นใดชิ้นหนึ่ง (เช่น การประเมินบทความ) ซึ่งเราจะพูดถึงต่อไป

แน่นอนว่าคุณไม่สามารถทำแบบต่อหน้าได้เสมอไป แต่การสื่อสารแบบเห็นหน้ากันแม้แต่การโทรแบบ Zoom ย่อมดีกว่าทางอีเมลหรือแชทเสมอเมื่อเป็นเรื่องของคำติชมเชิงลบเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงาน การให้คำติชมประเภทนี้ทางข้อความอาจทำให้เกิดการตีความผิดและจะมีการพูดคุยกันน้อยลงแต่จะแสดงการยืนยันมากขึ้น

การแสดงออกทางสีหน้า ภาษากาย และน้ำเสียง ล้วนเป็นกุญแจสำคัญเพื่อให้มั่นใจว่าคุณแสดงคำติชมของคุณอย่างสร้างสรรค์และให้เกียรติ

ติชมแบบไม่เป็นทางการ

พูดคุยกับพนักงานของคุณเช่นเดียวกับที่คุณทำในการสนทนาอื่นๆ คุณไม่จำเป็นต้องจริงจังเป็นพิเศษเพียงเพราะเป็นการให้คำติชม ในทางกลับกัน คุณไม่จำเป็นต้องทำตัวสบายๆ แบบทันทีทันใดถ้าโดยปกติแล้วคุณมีปฏิสัมพันธ์ที่ค่อนข้างเป็นทางการกับทีมของคุณ

การให้คำติชมอย่างเป็นมิตรในขณะที่ยังคงความแน่วแน่จะช่วยให้หลีกเลี่ยงการเก็บซ่อนความรู้สึกไม่มั่นคง และเป็นการแสดงความชัดเจนว่าคุณยึดผลประโยชน์สูงสุดของทุกคนเป็นสำคัญ

อย่าคุกคามและอย่าแสดงความโกรธในการสนทนา อธิบายด้วยความชัดเจนว่าปัญหานั้นอาจส่งผลเสียต่อธุรกิจ ทีม และบุคคลได้อย่างไร ทั้งนี้โดยใช้ความเห็นอกเห็นใจ

เฉพาะเจาะจงและตรงไปตรงมา

คำติชมของคุณควรมีความเฉพาะเจาะจงเสมอ ควรมีประเด็นเฉพาะที่คุณกำลังกล่าวถึงโดยมีเป้าหมายที่ชัดเจนสำหรับอีกฝ่ายหนึ่ง ทำตามขั้นตอนทุกขั้นตอนและช่วยกันเพื่อหาสิ่งที่ผิดพลาด คุณต้องมีความชัดเจนมากที่สุดเท่าที่จะทำได้เพื่อพุ่งเป้าไปที่ปัญหาที่มีอยู่อย่างแท้จริง

การบอกพนักงานเพียงว่า “คุณต้องทำให้ดีขึ้น” ไม่ได้ช่วยอะไร คุณต้องมีความชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องมีการปรับปรุงเพื่อให้ทุกคนเข้าใจว่าต้องทำอย่างไรเพื่อแก้ปัญหา

คุณอาจรู้สึกว่าจำเป็นต้องสร้างความสมดุลให้กับคำติชมเชิงลบแต่ละข้อด้วยคำติชมเชิงบวก แต่อันที่จริงแล้วไม่ได้เป็นเช่นนั้น คำติชมของคุณควรตรงไปตรงมา ตรงประเด็น และควรเอื้อให้เกิดการปรับปรุงและการเติบโตอย่างต่อเนื่องอยู่เสมอ และคุณจะไม่รู้สึกว่าจำเป็นต้องหาคำติชมเชิงบวกเพื่อเป็นศิลปะในการเจรจาถ้าคุณใช้คำติชมอย่างสร้างสรรค์

สร้างการสนทนาแลกเปลี่ยน

ทักษะการสื่อสารทั้งหมดเป็นกุญแจสำคัญในทุกธุรกิจ และมีความสำคัญอย่างยิ่งเมื่อต้องวิจารณ์อย่างสร้างสรรค์

คำติชมเชิงสร้างสรรค์ไม่ใช่การสนทนาด้านเดียว ใช่ คุณเป็นคนที่ให้คำติชม แต่สิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่งคือคุณต้องเปิดโอกาสให้เพื่อนร่วมทีมอธิบายกระบวนการของพวกเขาด้วย ทั้งนี้ ไม่ควรมองการอธิบายการเกิดปัญหาว่าเป็นข้ออ้างหรือการป้องกันตัวแบบขอไปที

บางทีปัญหาที่คุณยกมาอาจเป็นเพียงความเข้าใจผิด แต่คุณต้องสามารถสร้างการสนทนาแลกเปลี่ยนเพื่อที่คุณจะระบุได้อย่างชัดเจนว่าเกิดข้อผิดพลาดที่จุดใด

ถ้าคุณแค่คุยกับใครสักคน คุณไม่อาจมั่นใจได้ว่าพวกเขาเข้าใจปัญหาอย่างแท้จริงและแยกแยะปัญหาเฉพาะที่ต้องแก้ไขจริงๆ สิ่งสำคัญคือคุณต้องเข้าใจมุมมองของพวกเขาเพื่อที่คุณจะได้รู้วิธีแก้ปัญหา

หลังจากที่คุณอธิบายปัญหาแล้ว ขอให้พวกเขาสรุปการพูดคุยเพื่อให้แน่ใจว่าได้ส่งสารดังกล่าว

อย่าทำให้เป็นเรื่องส่วนตัว

ถ้าการให้คำติชมนั้นไม่ได้เป็นเรื่องงานที่เฉพาะเจาะจงแต่เกี่ยวข้องกับพฤติกรรมหรือทัศนคติของใครบางคนมากกว่า คุณต้องระมัดระวังว่าจะกล่าวถึงเรื่องนั้นอย่างไร คุณไม่ต้องการให้คำติชมออกมาเป็นการโจมตีบุคลิกภาพของใครบางคน

ต้องแน่ใจว่าคำติชมของคุณไม่ได้เกิดจากอารมณ์ แต่มุ่งเน้นว่าปัญหาด้านพฤติกรรมเหล่านี้อาจส่งผลต่อเป้าหมายร่วมของธุรกิจอย่างไรและเพราะเหตุใดแทน ไม่ใช่เป็นเพราะ “คุณไม่เก่ง” แต่เป็นเพราะ “งานนี้ไม่เป็นไปตามมาตรฐานที่ต้องการเนื่องจาก…”

อย่าลืมว่าหัวข้อของการสนทนาคือเรื่องงาน ไม่ใช่พนักงาน ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณกำลังให้คำติชมเกี่ยวกับเนื้อหาของวิดีโอที่ไม่ได้รับการแก้ไขให้ได้มาตรฐานที่ยอมรับได้ คุณควรตีกรอบคำติชมของคุณเกี่ยวกับข้อผิดพลาดในเนื้อหาและคุณภาพ แทนที่จะมุ่งเน้นไปที่ทักษะหรือความสามารถของพนักงาน

หาทางแก้ปัญหา

คำติชมที่ได้ประสิทธิผลจะไม่สิ้นสุดเมื่อคุณระบุปัญหาแล้ว แต่ควรมีการติดตามโดยการพูดคุยเกี่ยวกับวิธีหลีกเลี่ยงไม่ให้เกิดปัญหาขึ้นอีกในอนาคต กำหนดเป้าหมายที่สามารถนำไปปฏิบัติได้ร่วมกับสมาชิกในทีมของคุณและให้ข้อเสนอแนะที่เฉพาะเจาะจง แต่ให้สมาชิกวางกลยุทธ์ในการแก้ปัญหาด้วย แทนที่จะบอกพวกเขาว่าต้องทำอะไร

ให้ข้อคำติชมเชิงสร้างสรรค์เกี่ยวกับชิ้นงาน

งานเกือบทุกชิ้นควรได้รับคำติชม แต่ไม่จำเป็นต้องเป็นการสนทนาแบบตัวต่อตัวเสมอไป เมื่อเป็นเรื่องของการให้คำติชมเกี่ยวกับชิ้นงานที่เฉพาะเจาะจง เช่น การตรวจสอบงานเขียน คุณจะพบว่าการใช้เครื่องมือและบริการที่สามารถเพิ่มหมายเหตุประกอบแบบเรียลไทม์และทำบันทึกย่อได้จะให้ประสิทธิผลมากกว่า

เมื่อใช้ Dropbox คุณสามารถเพิ่มหมายเหตุประกอบลงในไฟล์ใดๆ ได้โดยตรง ไม่ต้องมีเธรดอีเมลที่ยุ่งเหยิง ไม่ต้องโทรติดตามผลและมีการประชุมทีมอย่างไม่มีที่สิ้นสุด และไม่ต้องดาวน์โหลดไฟล์เวอร์ชันที่อัปเดตอย่างต่อเนื่อง คุณจะมีความยืดหยุ่นในการสร้างระบบที่เหมาะกับคุณและทีมของคุณซึ่งอาจทำได้ง่ายๆ เพียงแค่ใช้อิโมจิเพื่อให้คำติชมอย่างรวดเร็วในแบบสบายๆ และสนุกสนาน

การทำเช่นนี้ช่วยให้การทำงานร่วมกันสามารถพัฒนาไปได้อย่างลื่นไหลโดยไม่ต้องทุ่มเทเวลาเพิ่มในการจดบันทึก เพิ่มความคิดเห็นลงในไฟล์งานและเลือกสมาชิกในทีมที่สามารถเข้าถึงและมีส่วนร่วมในการให้คำติชม และใช้ประวัติเวอร์ชันเพื่อย้อนกลับไปยังร่างฉบับแรก และติดตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับคำติชมที่ให้ไว้

อย่าลืมคำชม

ในขณะที่ส่วนใหญ่เราได้พูดถึงวิธีการให้คำติชมที่มีแนวโน้มเป็นคำติชมเชิงลบมากกว่า และตั้งข้อสังเกตว่าคุณไม่จำเป็นต้องสร้างสมดุลให้กับข้อลบด้วยข้อบวกเสมอไป แต่สิ่งสำคัญคืออย่าลืมว่าคำติชมเชิงบวกยังคงเป็นสิ่งจำเป็นในการสร้างขวัญกำลังใจของพนักงาน เตือนทีมของคุณเสมอว่าคุณสังเกตเห็นการทำงานหนักของทีม เมื่อคุณรู้ว่าคุณประสบความสำเร็จแล้วจะทำให้มีกำลังใจอยู่ตลอดเวลาได้ง่ายขึ้น