Was sind Flussdiagramme und wofür werden sie verwendet?

Mit Flussdiagrammen verwandeln Sie komplexe Arbeitsabläufe in klare, einfache Diagramme, die Engpässe und Ineffizienzen anschaulich aufzeigen können.

Was ist ein Flussdiagramm?

Ein Flussdiagramm ist ein Diagramm, das typischerweise einen Prozess, ein System oder einen Computeralgorithmus darstellt und häufig verwendet wird, um einen mehrstufigen Arbeitsablauf zu dokumentieren, zu planen, zu optimieren oder zu visualisieren. Flussdiagramme helfen, den Zweck und den Umfang eines Arbeitsablaufs zu definieren und die anstehenden Aufgaben in chronologischer Reihenfolge festzulegen. Das Konzept wurde zum ersten Mal im Jahr 1921 dokumentiert, als die Wirtschaftsingenieure Lilian und Frank Gilbreth der American Society of Mechanical Engineers (ASME) ein auf Grafiken basierendes Flussdiagramm zu Prozessen vorlegten. Die Popularität von Flussdiagrammen nahm in den 20er und 30er Jahren zu. Hier seien insbesondere Art Spinanger und Ben S. Graham als begeisterte Nutzer dieses Systems erwähnt. Aufbauend auf der Arbeit von Lilian und Frank Gilbreth verabschiedete die ASME 1947 ein Symbolsatz-System mit Prozessschaubildern für Flussdiagramme. Seit 1949 werden Flussdiagramme auch zur Planung von Computerprogrammen verwendet. Diese Aufgabe wird heute in der Regel von Pseudocode übernommen. Nach wie vor sind Flussdiagramme aber ein gängiges und leistungsstarkes Produktivitätstool.

Flussdiagramme, wie wir sie heute kennen, verwenden verschiedene Formen, um eindeutige Workflowaspekte zu symbolisieren, und Pfeile oder Flusslinien, um deren schrittweisen Ablauf zu beschreiben. Je nach Anforderungen kann es sich dabei um einfache handgezeichnete Entwürfe bis hin zu komplexen, computergenerierten Mustern handeln.

Was symbolisieren die verschiedenen Formen eines Flussdiagramms?

Flussdiagramme sind Ihnen vermutlich nicht völlig fremd. Vielleicht haben Sie sich aber gefragt, was die einzelnen, darin verwendeten Formen symbolisieren. Die Formen mögen willkürlich erscheinen, stehen aber tatsächlich für ganz bestimmte Prozesse und Unterprozesse. Detaillierte Flussdiagramme, insbesondere solche, die für die Entwicklung von Computerprogrammen verwendet werden, greifen auf eine breite Palette an Symbolen zurück, während sich einfachere Diagramme oft nur einer Handvoll Formen bedienen. Die folgenden Symbole werden Sie in Flussdiagrammen häufig vorfinden:

  • Prozess- oder Aktionssymbol: Dieses rechteckige Symbol stellt einen Prozessschritt dar. Es ist die in Flussdiagrammen am häufigsten verwendete Form.
  • Start-/End- oder Abschlusssymbol: Dieses rechteckige Symbol mit abgerundeten Kanten markiert sowohl den Anfang als auch das Ende eines Flussdiagramms.
  • Entscheidungssymbol: Dieses rautenförmige Symbol kennzeichnet eine Frage, die in der Regel mit Ja/Nein oder Richtig/Falsch beantwortet wird. Danach verzweigt sich das Flussdiagramm, wobei jeder Zweig den weiteren Ablauf für die jeweilige Antwort vorgibt.
  • Daten- oder Ein-/Ausgangssymbol: Ein Parallelogramm, das an dieser Stelle im Prozess einen Dateneingang oder Datenausgang darstellt, also verwendete oder generierte Ressourcen.

Die meisten Flussdiagrammvorlagen folgen diesen etablierten Symbolstandards. Wenn Sie einen eigenen Prozessablauf erstellen, insbesondere, wenn dieser allein für den persönlichen oder teaminternen Gebrauch vorgesehen ist, müssen Sie sich nicht unbedingt an diese Regeln halten. Wichtig ist allerdings, dass das Diagramm von denjenigen, die es nutzen, verstanden wird. Falls Sie unkonventionelle Symbole verwenden, sollten diese, um keine Verwirrung zu stiften, auf jeden Fall konsistent verwendet werden.

Wie verwende ich Flussdiagramme?

Flussdiagramme sind vielseitige Werkzeuge für die verschiedensten Anwendungsbereiche. Im Allgemeinen dienen Prozessflussdiagramme folgenden Zwecken:

Vereinfachung und Visualisierung komplexer Systeme und Ideen

Durch ihre Symbole, Farben und Richtungslinien sind Flussdiagramme wesentlich einfacher zu entschlüsseln als die oft sehr langen und verwirrenden Texte typischer Geschäftsprozessanalysen. Durch Aufteilung von Arbeitsabläufen und Konzepten in kleine Einheiten lässt sich ein Prozess leichter verwalten und das Gesamtbild besser überblicken.

Dokumentierung, Skizzierung und Standardisierung von Prozessen zur Vermittlung einer gemeinsamen Perspektive

Wenn Sie in einem Team arbeiten, erscheint es Ihnen vielleicht einfacher, sich nur auf die Aspekte eines Prozesses zu konzentrieren, für die Sie direkt verantwortlich sind. Durch ein im Team erstelltes Flussdiagramm, das den gesamten Prozess und den Weg zum gemeinsamen Ziel zeigt, gelingt es aber vielleicht, Silos im Team aufzubrechen. Der gleiche Blick auf ein gemeinsames Problem trägt meist wesentlich dazu bei, dass das Team eine Lösung findet.

Strukturierung von Teams, Erkennung von Redundanzen und Festlegung der Abläufe im Team zur Optimierung von Prozessen

Durch eine Visualisierung der anstehenden Aufgaben sowie der Zuständigkeiten lassen sich Probleme in einem Prozess häufig rasch erkennen. Vielleicht erkennen Sie, dass ein Teammitglied überlastet ist, ein anderes hingegen noch über freie Kapazitäten verfügt, und können so die Arbeiten besser verteilen. Durch sorgfältiges Vermerken des Zwecks eines jeden Prozessschrittes erkennen Sie, welche Elemente wirklich notwendig sind und welche optimiert werden sollten.

Den Fortschritt im Blick behalten, dank einer für alle gültigen und zentralen Informationsquelle

Insbesondere detaillierte und komplexe Flussdiagramme sind Dokumente, auf die Sie in der Regel in verschiedenen Phasen Ihres Workflowprozesses zurückgreifen. Ein Master-Dokument zur Hand zu haben, das sämtliche Details und alle Phasen der Produktion vorgibt, kann sowohl während der Produktion als auch bei der Analyse des Prozesses nach dessen Abschluss von unschätzbarem Wert sein. Die Verwendung von Flussdiagrammen als Hilfsmittel zur Verfolgung und Auswertung eines Prozesses trägt zu einem reibungsloseren Ablauf des Prozesses bei, da Ihnen wirklich zielführende Schritte und verbesserungswürdige Aspekte bewusster werden.

Trotz der vielseitigen Anwendungsmöglichkeiten von Prozessflussdiagrammen sind in manchen Fällen spezifischere Flussdiagramme erforderlich. Swimlane-Diagramme bzw. funktionsübergreifende Diagramme heben Workflowprozesse durch die Gruppierung in kategorisierte Spalten hervor. Diese Spalten sind in der Regel nach Rolle, Abteilung oder Prozessphase unterteilt. Optisch wird das Flussdiagramm dadurch in Bahnen ähnlich einem Schwimmbad unterteilt, worauf auch der Name des Diagramms zurückgeht. Nicht immer sind Swimlane-Diagramme erforderlich. Sie können aber sehr nützlich sein, um die Anforderungen an die verschiedenen, an einem Prozess beteiligten Abteilungen auf einen Blick zu erfassen. Die alternativen Datenflussdiagramme unterscheiden sich von allgemeinen Flussdiagrammen insofern, als es hier keine Entscheidungsregeln, Schleifen oder Kontrollflüsse gibt. Sie konzentrieren sich lediglich auf den Fluss der Daten innerhalb eines Systems, insbesondere auf ihren Ursprung, ihr Ziel und die Art der Speicherung.

Ein weiteres nennenswertes Flussdiagramm ist die Business Process Model and Notation (BPMN), auf Deutsch also „Modell und Notation für Geschäftsabläufe“. Dies ist der Standard für die Bereitstellung grafischer Ansichten von Geschäftsabläufen. BPMN ist heute die anerkannte visuelle Modellierungssprache für Geschäftsanalysen, wobei sie verschiedene Konventionen und bewährte Verfahren vorgibt, die unbedingt befolgt werden müssen. BPMN basiert zwar auf herkömmlichen Techniken für Flussdiagramme, unterstützt jedoch nur Modellierungskonzepte für geschäftliche Abläufe und ist für keine anderen Zwecke vorgesehen.

Trotz ihrer unzähligen Varianten sind Flussdiagramme nicht die einzige Möglichkeit der Informationsvisualisierung. Diagramme, die aufgrund ihrer vertrauten Formen oder Flusslinien auf den ersten Blick wie Flussdiagramme wirken, können sich sehr von diesen unterscheiden. Für spezielle Anwendungsfälle sind Diagramme mit spezifischen Merkmalen wie Entscheidungsbäume, Mind Maps, Zeitlinien oder Fischgrätendiagramme oft besser geeignet.

Wie erstelle ich am besten ein Flussdiagramm?

Die Erstellung eines Flussdiagramms kann sehr einfach, aber auch höchst komplex sein. Sie können einen technischen Prozess mit einer speziellen Software gemäß Branchenstandard visualisieren oder einfach ein paar Formen auf ein Blatt Papier skizzieren und diese durch Pfeile verbinden. Die Entscheidung liegt wirklich ganz bei Ihnen. Wenn Sie jedoch für Ihr Team einen Geschäftsprozess skizzieren oder Arbeiten koordinieren, sollten Sie sich für eine Option entscheiden, die einfach zu speichern und gemeinsam zu nutzen ist. Eine dedizierte Software für die Erstellung von Flussdiagrammen – wie zum Beispiel Lucidchart – kann Ihnen und Ihrem Team eine ideale Hilfe sein, um komplexe Prozesse zu visualisieren und komplizierte Workflows zu entmystifizieren.

Lucidchart bietet Flussdiagramme, Mind Maps, Organigramme und eine Reihe weiterer technischer Diagramme und Visualisierungen, durch die Sie eine sofortige Übersicht über Ihre Prozesse oder die Organisation Ihres Teams erhalten. Die Integration von Lucidchart in Dropbox Paper ermöglicht die nahtlose Anzeige von Lucidchart-Dokumenten in Paper sowie deren problemlosen Austausch mit Kollegen. Hierzu ist keinerlei Einrichtung erforderlich. Sie müssen in Ihr Paper-Dokument lediglich einen Lucidchart Publish-Link einfügen, und Dropbox Paper generiert automatisch eine Vorschau des Diagramms. So können Ihre Teamkollegen das freigegebene Dokument kommentieren und in Echtzeit Änderungen daran vornehmen, während sichergestellt ist, dass ihnen immer die aktuellste Version der Datei vorliegt. Die Visualisierung selbst komplexer Prozesse wird viel einfacher, wenn Flussdiagramme mit den tatsächlich am Prozess beteiligten Personen ausgetauscht werden können. So wird sichergestellt, dass nichts übersehen wird.

Flussdiagramme haben eine lange Geschichte und sind zeitlose Hilfsmittel für die Auswertung von Systemen aller Art. Wenn Ihnen ein Prozessablauf einmal unerwartet Probleme bereitet, versuchen Sie es einfach mit einer visuellen Darstellung des Ablaufs. Die Lösung liegt vielleicht direkt vor Ihren Augen.