アルバム アプリで写真を整理

写真のオンライン アルバムを効率よく、効果的に整理、管理するには

写真をオンラインで管理すべき理由

スマートフォンの登場により、写真のあり方は大きく変化しました。これまでと比べ、写真撮影が手軽になっただけでなく、きれいな写真を簡単に撮れるようになったのです。私たちは、日常的にたくさんの写真を撮影し、保存し、共有しています。そのため、デジタルの画像や写真を効率よく簡単に保存、管理できる仕組みが強く求められるようになっています。

オンライン アルバムを使うと、大量の画像ファイルを管理し、いつでも必要なときにすばやくアクセスできるようになります。クラウド ストレージを使ってデジタル写真のアルバムを作成すれば、パソコンのディスク容量を節約できるだけでなく、アクセスしやすくなり、安全性が高まり、整理が簡単になります。

写真を 1 か所に集約、どこからでもアクセス

大量の写真をオフラインで保存していると、特定の写真を見つけ出すのに大変な苦労をする場合があります。特別な仕組みを用いて管理しているのでない限り、写真はパソコン上の無数のフォルダに雑然と保管されることになりがちだからです。

たとえば Mac ユーザーであれば、スマートフォンで撮影した写真は写真アプリに同期、スクリーンショットはデスクトップに保存、オンラインで見つけた画像はダウンロード フォルダに保存、というように、写真や画像をあちこちに保存しているのではないでしょうか。

いくつものフォルダに点在する写真や画像の中から、必要なファイルを探し出すのは簡単ではありません。ましてや、スマートフォンやノートパソコン、外付けハード ドライブなど、複数のデバイスに散らばっている場合の苦労は言うまでもないでしょう。

クラウド ストレージを使えば、すべての写真を 1 つの場所にまとめて保存でき、他のファイルに埋もれてしまうこともありません。すべてを 1 か所に集約して、インターネットに接続されたあらゆるデバイスからアクセスすることができます。

大切な思い出を守りましょう

子供のころの写真や家族の写真は大切に残しておきたいものです。しかし古い写真は、知らないうちに傷んでしまうことや、いつの間にか行方不明になってしまうことが珍しくありません。幸いこの問題は、紙焼き写真をドキュメント スキャナー アプリでデジタル化し、安全なクラウドに保存することで簡単に解決できます。クラウド ストレージでは、大切な思い出の写真が確実にバックアップされます。写真を Dropbox に保存しておけば、OS を問わず、インターネットに接続されたあらゆるデバイスで目的の写真にアクセスできます。万が一、元の写真やカメラを失ってしまっても安心です。

写真を 1 台のパソコンにしか保存していない場合、ちょっとした障害や破損で大事な思い出が失われる可能性があります。クラウドに保存しておけば、パソコンやスマートフォンに万が一のことがあっても、写真が失われることはありません。

ポケットにアルバムを

オンライン アルバム アプリを使えば、手持ちの写真を 1 枚残らず持ち出すことができます。写真をクラウドに保存しておくと、インターネットに接続されてさえいれば、いつでもどこでも写真にアクセスできます。物理的にも電子的にも一切スペースを占有せずに大切な写真を持ち歩けることは、オンライン アルバム アプリの大きなメリットです。

共有も簡単

オンライン アルバム アプリでは、家族や友人との写真共有も簡単です。Dropbox なら、相手がアカウントを持っていなくても簡単にファイルやフォルダを共有できます。

家族旅行に行く場合、家族全員がそれぞれ自分のデバイスで写真を持ち歩くようなケースもありますが、Dropbox などのコラボレーション アプリなら、共有フォルダを使って、家族のアカウントとアルバムを同期できるので、デバイスの種類を問わず、家族全員で 1 つのアルバムに写真を追加し、編集することができます。

デバイスのディスク容量を節約

写真などのデータの保存にクラウドを利用する大きなメリットの 1 つは、デバイスのディスク容量を節約できることです。画像ファイル 1 つだけなら大した容量になりませんが、日常的に撮影、保存する写真の枚数を考えると、あっという間に膨大な量になり、ディスク容量のかなりの部分を消費してしまいます。またディスクの空き容量を増やすことは、デバイスのパフォーマンス向上にもつながり、写真をすべてクラウドに保存することは、空き容量を確保する方法の 1 つとして有効です。

写真をオンラインで管理する効果的な方法とは

オンライン アルバムにメリットがあることは明らかですが、そのメリットを最大限に引き出すためには、わかりやすく一貫した管理方針が必要です。オンライン アルバムをできるだけ効率よく運用するために工夫できることはいろいろあります。

不要なファイルを整理する

オンライン アルバムに写真をアップロードする前に、まず不要な写真をすべて削除しましょう。画像ファイルというのは、自分でも気付かないうちに必要以上にため込んでしまいがちです。たとえば、プレゼンテーション資料やドキュメントの中で一度使用したものの、その後はまったく使っていないという画像がパソコンの中にありませんか?あるいは、まったく同じ画像ファイルが複数の場所に保存されている、ということもあるでしょう。こうしたファイルをオンライン アルバムに引き継ぐ必要はまったくありません。

デバイスに保存されている画像をひととおり確認し、重複しているファイルや不要なファイルは、オンライン アルバムへのアップロードを始める前に削除してしまいましょう。その後も、定期的にアルバムをチェックして不要なファイルを削除するようにすると、大切なファイルのために容量を残しておくことができます。

命名規則に従ってファイル名を付ける

プロのカメラマンは例外なく、ライブラリを効率よく管理するための第一歩は、ファイルに適切な名前を付けることだと知っています。「IMG.1234.jpg」など、カメラによって付けられたファイル名をそのまま使っていると、特定の写真や画像を探す際、1 つずつファイルを開いてみなければ中身がわからず、とても面倒な思いをすることになります。この問題を避けるには、一貫した規則や形式に基づいて、写真の内容についての情報を含む新しい名前をファイルに付ける必要があります。名前は、ある程度の長さに収め、複雑になりすぎないようにすることも重要です。

ファイル名の形式としては、その写真を撮影した場所やイベント、日時を含めるようにするとよいでしょう。たとえば、「マラケシュ_2019年12月_01.jpg」のような形です。「マラケシュ_2019年12月_メディナツアー_01.jpg」のようにもっと具体的にしてもよいですし、識別子になるキーワードを追加してもよいでしょう。

管理ツールによっては、タグを使って追加情報を写真に埋め込むこともできますが、それができない場合は、できるだけ関連する情報をファイル名に含めるようにしましょう。たとえば、「休暇」「食べ物」「自然」などのキーワードをファイル名に入れておくと、これらの単語で検索したとき、保存先のフォルダにかかわらず、該当するすべてのファイルがヒットします。

このようにキーワードを付けておくと、家族がそれぞれ専用のフォルダに保存している写真をすべてまとめて見たい、というような場合に便利です。または、写真、スクリーンショット、デザインなどの種類に関係なく、白黒の画像をすべて表示するといったこともできます。このように、ファイル名に適切なキーワードを付けておくと、写真の検索が簡単になります。

ファイル名に適切な情報さえ含めておけば、ファイルを開かなくても、目的の写真がどのフォルダに入っているか知らなくても、ファイル名を見ただけでその内容の見当が付くようになります。

どのような命名規則を採用するにしても、大切なのは一貫性を保つことです。

たとえば最初に、「場所_日付_活動」(「マラケシュ_2019年12月_メディナツアー_01.jpg」)という命名規則を使用していたにもかかわらず、途中で「メディナツアー 02 モロッコ 12/2019.jpg」のように別の命名規則を使い始めてしまうと、アルバムで一覧表示したときの並びがめちゃくちゃになってしまい、目的の写真を見つけるのが難しくなります。いったん適切な命名規則を使い始めたら、それを使い続けるようにしましょう。

フォルダを作成する

しっかりとした命名規則を確立できたら、次はどのように写真を整理、分類するかを考えていきましょう。すべてを 1 つのフォルダにまとめると、いざ特定の写真を見つけようとしたときに大変なことになってしまいます。

最も効率的な方法は、まずカテゴリや形式別の大枠となるフォルダを作成することです。たとえば、「写真」、「スクリーンショット」、「ダウンロードした画像」、「デザイン」などのフォルダを作成します。続いて、これらのフォルダをさらに分類するために、年ごとのサブフォルダ、その下に月ごとのサブフォルダを作成します。ここまででサブフォルダの作成を止めてもよいですし、月ごとのサブフォルダの下にイベントや活動、場所ごとのサブフォルダを作成してもかまいません。たとえば、次のようになります。

自分の写真 > 2016年 > 2016年1月 > ジェイミーの誕生日パーティ > 「ジェイミーとジェーン ダンス 09/01/16.jpg」

スクリーンショット > 2020年 > 2020年2月 > 「レディーガガ チケット購入確認 19/02/20.png」

ドキュメント スキャン > 2018年 > 2018年12月 > 「ジョン・スミス パスポート スキャン 08/12/18.pdf」

ドキュメントのスキャン画像やダウンロードした古い映画のポスター画像など、特定の画像については、日付別に分類しないほうがよい場合もあります。先ほど、画像形式やテーマごとのフォルダの作成を提案したのはこれが理由です。写真以外の画像については、月ごとのサブフォルダではなく、次のように、その他の特徴に基づくサブフォルダを作成してもよいでしょう。

デザイン > 2020年 > Adobe Photoshop > リモート ワーク ポスター.psd

ダウンロードした画像 > 映画のポスター > シャイニングのシンプルなポスター.png

ダウンロードした画像 > ミーム > GIF > 笑うリアーナ.gif

ただし写真については、やはり「年 > 月 > イベント/活動」という構成にするのが最も効率的です。

アルバム アプリで写真をインポート

デバイスを同期する

Dropbox のデスクトップ アプリを使うと、デバイスとクラウド間で画像ファイルを自動的に同期できます。つまり、パソコンやスマートフォンに画像を保存すると、その画像が即座にオンライン ライブラリにバックアップされるのです。デスクトップ アプリを使用する場合でも、Dropbox フォルダは、Windows のエクスプローラーや Mac の Finder では通常のオフライン フォルダと同じように表示されます。

Dropbox フォルダでファイルの追加や削除、編集を行うと、その変更内容が Dropbox アカウントやリンクされたすべてのデバイスに反映されます。特定の写真のバックアップ先となるフォルダやサブフォルダ、オフラインでアクセスする写真も指定できます。

紙焼き写真をデジタル化してオンラインに保存する

ここまで、オンライン アルバム アプリのさまざまなメリットを見てきました。紙焼き写真をお持ちの方は、それもデジタル化してオンライン アルバムに追加できたら、という気持ちになってきたのではないでしょうか。幸い、その作業は思ったほど難しくありません。本格的なスキャナーがなくても、iPhone や Android に搭載されているカメラを使って簡単に写真をデジタル化し、オンライン アルバムに追加できます。

Dropbox のスキャナー アプリを使えば、写真やドキュメントを PDF または PNG 形式で簡単にスキャンし、Dropbox に直接アップロードして保存できます。サイズ変更やトリミング、画像調整など写真編集のための便利なツールや機能のほか、光学文字認識(OCR)機能も用意されており、スキャンしたドキュメントのテキストを検索することもできます。

クラウド ストレージで写真を整理

写真を整理するのに、これで完璧という万能なアプローチはありません。しかし、ここまで紹介してきた総合的な枠組みとヒントに従うと、これまでよりも簡単に、いつでもどこからでも必要な写真を見つけられるようになります。

繰り返しになりますが、大切なのは、どんな方針を立てるにしても、一貫してその方針を守ることです。体系的な方針を立てること自体は難しくありません。アルバムの運用開始後もその方針を守ることができれば、すべてを整理された状態に保つことができます。

写真を整理するそもそもの目的は、必要な写真をできるだけ簡単に見つけられるようにすることです。オンライン アルバム アプリを正しく活用すれば、目的を確実に達成できます。