Hoe organiseer je jouw foto's?

Hoe kun je vakkundig en efficiënt je online foto-opslag organiseren en beheren?

Waarom zou ik mijn foto's online bewaren?

Dankzij smartphones is het maken van foto's snel geëvolueerd, wat betekent dat het nemen van een foto (een goede foto zelfs) makkelijker is dan ooit tevoren. We maken, bewaren en delen dagelijks zoveel foto's. Daarom is de behoefte aan een intuïtief, efficiënt systeem om foto's en digitale afbeeldingen te beheren dan ook veel belangrijker geworden.

Een app om online foto's te organiseren is zo ontworpen dat je veel foto's kunt beheren en dat je altijd en overal snel toegang hebt tot de foto's. Cloudopslag gebruiken om je digitale fotoalbum te hosten helpt je niet alleen om schijfruimte te besparen, maar ook om de toegang, veiligheid en organisatie te verbeteren.

Hier, daar, overal

Het kan lastig zijn om een specifieke foto te vinden als deze alleen offline is opgeslagen; ze kunnen makkelijk verspreid staan over talloze computermappen, zonder efficiënt systeem.

Als je bijvoorbeeld een Mac-gebruiker bent, worden bepaalde foto's van je telefoon gesynchroniseerd naar Foto's, staan schermafbeeldingen op je Bureaublad en komen online foto's in je Downloads terecht.

Navigeren door de vele mappen waarin je foto's worden opgeslagen kan een puinhoop worden en dat wordt nog erger als je foto's op meerdere apparaten staan: telefoon, laptop, externe harde schijf, etc.

Door cloudopslag te gebruiken, kun je al je foto's op een gecentraliseerde locatie ordenen zonder dat andere bestanden in de weg zitten. Al je foto's staan in een centrale opslagruimte en zijn toegankelijk vanaf elk online apparaat.

Bescherm je herinneringen

Niemand wil natuurlijk jeugd- of familiefoto's kwijtraken. Oude foto's lopen altijd gevaar beschadigd te raken en raken in de loop der jaren gemakkelijk kwijt. Gelukkig kun je dit makkelijk tegengaan door je fysieke foto's te digitaliseren met een app om documenten te scannen en ze veilig in de cloud te bewaren. Cloudopslag zorgt ervoor dat je altijd een veilige back-up hebt van je dierbaarste herinneringen. Als je een foto opslaat op Dropbox, kun je deze vanaf elk besturingssysteem of apparaat met internetverbinding openen, zelfs als de originele foto of camera verdwenen is.

Als je je foto's maar op één computer opslaat, hoeft er maar iets te gebeuren en je bent die belangrijke herinneringen kwijt. Als je foto's in de cloud staan, weet je zeker dat ze altijd beschikbaar zijn, zelfs als er iets gebeurt met je computer of telefoon.

Een fotoboek op zak

Met een app om foto's te organiseren heb je elke foto altijd bij je, waar je ook heen gaat. Als je foto's in de cloud opslaat, kun je ze altijd en overal bekijken, zolang je maar internettoegang hebt. Dat je je belangrijkste foto's overal mee naartoe kunt nemen, zonder fysiek of digitaal ruimte in beslag te nemen, is een groot voordeel van online fotobeheersoftware.

Delen is eenvoudig

Foto's delen met familie en vrienden is zeer eenvoudig met online fotobeheersoftware. Met Dropbox kun je simpelweg elk bestand of elke map delen, zelfs als de ontvangers geen account hebben.

Als je tegenwoordig met het gezin op vakantie gaat, is de kans groot dat iedereen op eigen houtje foto's maakt. Met een gezamenlijke fotobeheerservice als Dropbox kunnen jullie samen fotoalbums synchroniseren tussen meerdere accounts in gedeelde mappen, zodat iedereen kan bijdragen aan een album en het vanaf elk apparaat kan bewerken.

Ruimtebesparend

Een van de belangrijkste voordelen van cloudgebruik, of het nu om foto's gaat of iets anders, is dat het je schijfruimte op je apparaat bespaart. Een enkel fotobestand neemt misschien niet veel ruimte in beslag, maar als je ziet hoeveel foto's we dagelijks maken, kan het snel oplopen en uiteindelijk een groot deel van je schijfruimte in beslag nemen. Ruimte vrijmaken op je apparaat betekent dat het beter en sneller zal werken, en dit bereik je al door je foto's volledig in de cloud op te slaan.

Wat is de beste manier om online foto's te organiseren?

Een online fotomanager gebruiken heeft natuurlijk zijn voordelen, maar om er het meeste uit te halen, moet je een consistent, overzichtelijk fotobeheersysteem opzetten. Je kunt een aantal dingen doen om je fotobibliotheek zo efficiënt mogelijk te laten werken.

Ruim de rommel op

Voordat je ook maar iets naar je online fotobibliotheek uploadt, moet je eerst alles verwijderen wat je niet nodig hebt. Het is zo makkelijk om onbewust en onnodig een heleboel afbeeldingen op je computer op te slaan, die je ooit in presentaties of documenten hebt gebruikt, maar sindsdien nooit meer hebt gebruikt. Of misschien de dubbele foto's die op verschillende tijdstippen en locaties zijn opgeslagen: voor zulke rommel heeft het geen zin om het over te zetten naar je online fotoalbums.

Loop alle opgeslagen afbeeldingen door en verwijder eventuele dubbele foto's en alles wat je niet nodig hebt voordat je gaat uploaden. Zorg ervoor dat je je online bibliotheek regelmatig controleert en onnodige bestanden verwijdert, zodat je ruimte bespaart voor je beste foto's.

Geef je bestanden een andere naam

Elke professionele fotograaf weet dat het een cruciale stap is naar een efficiënt georganiseerde fotobibliotheek als je ervoor zorgt dat je foto's een goede naam hebben. Als je de originele bestandsnamen zoals 'IMG.1234.jpg' bewaart, maak je het alleen maar ingewikkelder als je foto's of een bepaalde afbeelding probeert te vinden, omdat je elk bestand moet openen om te zien wat er daadwerkelijk in zit. In plaats daarvan zou je elke afbeelding een nieuwe naam moeten geven volgens een vaste structuur of indeling met belangrijke informatie over wat er op de foto staat, zonder dat het te lang of te ingewikkeld is.

Een betrouwbaar formaat voor bestandsnamen is om de plaats of gebeurtenis te vermelden waar de foto is genomen en de datum waarop deze is gemaakt: 'Marrakesh_Dec 2019_01.jpg,' bijvoorbeeld. Dit kan nog specifieker: 'Marrakesh_Dec 2019_Medina Tour_01.jpg'. Of je kunt trefwoorden toevoegen om je foto's te kunnen identificeren.

In sommige fotobeheertools kun je foto's met extra informatie taggen. Als dit niet kan, is het belangrijk om zoveel mogelijk relevante informatie in de naam van het bestand op te nemen. Je kunt bijvoorbeeld woorden als 'Vakantie', 'Eten' of 'Natuur' toevoegen, en dan zie je telkens als je naar dat woord zoekt alle resultaten met die term, of ze nu wel of niet in dezelfde map zijn opgeslagen.

Dit is bijvoorbeeld handig als je al je familiefoto's in één keer wilt zien, maar deze opgeslagen zijn in verschillende mappen. Of misschien wil je elk zwart-witbeeld bekijken, of het nu gaat om foto's, schermafbeeldingen, ontwerpen of iets anders. Door specifieke trefwoorden te gebruiken in bestandsnamen wordt alles eenvoudiger.

Je wilt er vooral voor zorgen dat je voldoende informatie toevoegt, zodat je een goed idee hebt van wat er op de foto staat als je naar de naam van het bestand kijkt, zonder dat je het hoeft te openen en zonder dat je hoeft te weten in welke map de foto staat.

Welk naamgevingssysteem voor jou ook het beste werkt, vergeet niet dat consistentie essentieel is.

Als je bestanden een naam geeft volgens bijvoorbeeld een 'Locatie_Datum_Activiteit'-formaat, zoals 'Marrakesh_Dec 2019_Medina Tour_01.jpg', maar vervolgens een andere structuur gaat gebruiken, zoals 'Medina Tour 02 Marokko 12_2019.jpg', klopt de volgorde waarmee ze in de fotoviewer staan niet meer. Het wordt dan lastiger om specifieke afbeeldingen te lokaliseren. Dus, als je eenmaal een systeem hebt dat voor jou werkt, blijf daar dan bij.

Mappen maken

Als je eenmaal een betrouwbaar naamgevingssysteem hebt opgezet, is het tijd om uit te zoeken hoe je je foto's kunt categoriseren en sorteren, zodat ze niet allemaal in één map staan, wat een nachtmerrie is als je dingen probeert te vinden.

De meest efficiënte methode is om te beginnen met kernmappen die per categorie of indeling zijn onderverdeeld, zoals foto's, schermafbeeldingen, gedownloade foto's, ontwerpen, enz. Vervolgens kun je binnen elke kernmap beginnen met het onderverdelen op datum, met submappen voor elk jaar. Daarbinnen kun je weer voor elke maand van het jaar een submap aanmaken. Als je wilt, kun je daar stoppen, maar je kunt het ook verder opsplitsen in mappen voor elk evenement, elke activiteit of elke plek die maand:

Mijn Foto's > 2016 > Januari 2016 > Jamie's verjaardagsfeestje > 'Jamie & Jane dansend 09_01_16.jpg'

Schermafdrukken > 2020 > Februari 2020 > 'Lady Gaga ticketbevestiging 19_02_20.png'

Documentscans > 2018 > December 2018 > 'John Smith paspoortscan 08_12_18.pdf'.

Bepaalde afbeeldingen, zoals scans van documenten of een gedownloade vintage filmposter, zijn misschien niet per se het best te categoriseren op datum. Daarom stellen we voor om afbeeldingsformaten en thema's te gebruiken om de kernmappen te onderscheiden. Voor afbeeldingen die geen foto's zijn, is het niet handig maandmappen te gebruiken, maar je kunt wel andere kenmerken gebruiken om submappen mee te vormen:

Ontwerpen > 2020 > Adobe Photoshop > Poster Werken op afstand.psd

Gedownloade afbeeldingen > Filmposters > The Shining minimalistische poster.png

Gedownloade afbeeldingen > Memes > GIF's > Rihanna lachend.gif

Specifiek voor foto's is de structuur Jaar > Maand > Evenement/Activiteit het efficiëntst.

Importeer foto's met je app om foto's te organiseren

Apparaatsynchronisatie

Met de desktopapp van Dropbox kun je afbeeldingen automatisch synchroniseren tussen je apparaat en de cloud, dus wanneer je een afbeelding opslaat op je computer of telefoon, wordt er direct een back-up gemaakt van deze afbeelding in je online bibliotheek. Met de desktopapp verschijnt je Dropbox-map net als je offline bestanden in Windows Verkenner of macOS Finder.

Telkens wanneer je iets toevoegt aan, verwijdert uit of bewerkt in deze map, zullen deze aanpassingen worden bijgewerkt in je Dropbox-account en elk apparaat dat ermee verbonden is. Je kunt aangeven in welke mappen of submappen een back-up wordt gemaakt van bepaalde foto's en welke foto's je offline beschikbaar wilt hebben.

Afgedrukte foto's toevoegen

Als je de vele voordelen van online fotobeheerservices kent, wil je misschien ook je afgedrukte foto's digitaliseren en toevoegen aan je online fotocollectie, wat gelukkig niet zo moeilijk is als het lijkt. Je hoeft geen scanner te zoeken om foto's te digitaliseren. Tegenwoordig doe je dat gewoon met een iPhone- of Android-camera.

Met de fotoscanner-app van Dropbox kun je eenvoudig documenten scannen en uploaden in PDF- of PNG-bestandsformaten en direct opslaan in je Dropbox. Er zijn een aantal handige fotobewerkingstools en -functies om je scans te verkleinen, bij te snijden en aan te passen, en zelfs OCR-technologie (Optical Character Recognition) om naar tekst te zoeken binnen een gescand document.

Foto's organiseren met cloudopslag

Hoewel er geen echte standaardaanpak is om je afbeeldingsbibliotheek te organiseren, is het makkelijker dan ooit om foto's te vinden, waar en wanneer je ze ook nodig hebt, als je de bovenstaande algemene structuur en tips volgt.

Blijf consequent met het systeem dat je ontwikkelt. Het is simpel om een goed georganiseerde structuur op te zetten, dus als je eenmaal nieuwe foto's begint toe te voegen, zorg er dan voor dat je gestructureerd blijft, zodat je alles goed kunt bijhouden.

Uiteindelijk wil je zo min mogelijk stappen zetten om de gewenste foto te vinden. En als je een app om online foto's te organiseren op de juiste manier gebruikt, is dat precies wat je krijgt.