Zarządzanie pracownikami zdalnymi

Twój zespół pracuje zdalnie? Przedstawiamy najlepsze praktyki w pracy zdalnej, które pomogą Wam poprawić jakość pracy.

Kontakt z zespołami pracującymi zdalnie

Firmy na całym świecie przechodzą na pracę zdalną części lub wszystkich zespołów. Praca zdalna ma oczywiste zalety. Możesz zatrudniać utalentowanych pracowników na kluczowe stanowiska niezależnie od ich miejsca zamieszkania i strefy czasowej. Jeżeli współpracujesz z freelancerami w modelu zdalnym, to wszyscy możecie korzystać z zalet elastycznej pracy. Ale co z pracownikami etatowymi, którzy pracują z domu? Jak utrzymać poczucie przynależności do zespołu, gdy nie spotykacie się już w kuchni na kawę i plotki? To łatwiejsze, niż się wydaje.

Cyfrowi nomadzi nie są już rzadkością i możliwe, że masz kilku w swoim zespole. W erze cyfrowej to popularny wybór stylu życia. Nawet jeśli macie tradycyjne biuro, w którym można pracować, to od wielu firm pracownicy oczekują możliwości pracy elastycznej. Ponad połowa pracowników z pokolenia Z i millenialsów wskazuje, że to dla nich kluczowy czynnik w poszukiwaniu nowej pracy.

Dowiedz się, jak stworzyć zgrany zespół i wspierać kulturę przedsiębiorstwa w sytuacji, gdy twoja firma pracuje z kilkunastu lokalizacji, lub gdy pracujesz zdalnie.

Zaangażowanie pracowników

Gdy członkowie Twojego zespołu pracują z różnych miejsc – od lokalnej kawiarni, przez coworking, po ich własne mieszkania – kluczem do utrzymania poczucia przynależności do zespołu jest komunikacja.

Narzędzia takie jak Slack, Dropbox Paper i Zoom pomogą Ci utrzymać stały kontakt z zespołem. Dzięki komunikacji asynchronicznej nawet bycie w różnych strefach czasowych nie stanowi bariery na drodze ku produktywności. Warto upewnić się, że komunikacja jest trzonem Waszej współpracy na co dzień – czy to w formie zostawianych sobie wiadomości, czy na umówionych wideokonferencjach. W końcu zespół to grupa współpracujących ze sobą ludzi, a nie da się współpracować, jeśli nie jest się informowanym na bieżąco. Ćwicz sprawną komunikację – a zwłaszcza otwartość i dostępność, nawet jeśli główny kanał komunikacji w zespole jest cyfrowy.

Upewnij się, że członkowie zespołu mają dostęp do Ciebie w godzinach pracy i zadbaj o elastyczność. Nie zakazuj pracownikom z odległych stref czasowych komunikacji tylko dlatego, że odbywałaby się poza godzinami pracy. Ważne jednak, żebyście pamiętali o tym, jak ważna jest równowaga między życiem osobistym a pracą. Jeśli przechodzicie w tryb pracy zdalnej, to jako zespół musicie uzgodnić, jak pogodzić różne potrzeby i strefy czasowe w taki sposób, by wszyscy byli zadowoleni.

Uniwersalna kultura przedsiębiorstwa

Fakt, że połowa zespołu pracuje w biurze, a reszta jest rozsiana po całym kraju, nie oznacza, że ich praca i związane z nią doświadczenia powinny się różnić. Sednem firmy są kultura i komunikacja, a obecnie można je realizować cyfrowo. Jeśli firma kieruje się takimi wartościami jak otwartość, szczerość i luz, ma płaską hierarchię i ogranicza micromanagement, to te same wartości, hierarchia i zasady dotyczą pracowników zdalnych. Jeśli jest coś, czego nie oczekiwałbyś od pracowników w biurze, to nie oczekuj tego od zespołów zdalnych.

Jeśli na przykład w piątkowe popołudnia wychodzicie kilka godzin wcześniej z biura na wspólnego drinka, to nie oczekuj, że pracownicy zdalni o 16:30 zaczną pracę nad raportem i odeślą go do końca dnia. Tak samo jest z obiadem. Jeśli pracownicy w biurze mogą wyjść na obiad, kiedy tylko chcą, to nie zastanawiaj się, dlaczego członek zespołu pracujący zdalnie o 11:00 ma status "z dala od komputera". Krótko mówiąc, nie traktuj zespołu zdalnego inaczej – wszyscy jesteście jednym zespołem, niezależnie od tego, czym różni się tryb pracy poszczególnych osób.

To naturalne, że przychodzi Ci do głowy stare powiedzenie: "gdy kota nie ma, myszy harcują". Jednak ostatecznie gdy wszyscy jesteście zmotywowani, odpowiednio poinformowani i pozostajecie w kontakcie, to nie ma powodu, żeby komukolwiek przyszło do głowy, żeby zaniedbywać pracę. A na pewno nie powinno być tak, że połowa zespołu może zachować równowagę między pracą, a życiem prywatnym, a druga nie.

Zapewnij zespołom zdalnym odpowiednie wsparcie

Gdy nie jesteś w biurze, wejście w rytm pracy firmy może być trudne. Jeśli rozważacie zatrudnianie pracowników, którzy na stałe będą w trybie pracy z domu, macie obowiązek przekazać im wszystko to, czego dowiadują się pracownicy biurowi. To oznacza, że trzeba przekazać im te same informacje, do jakich dostęp mają osoby pracujące w biurze, na przykład do kogo zgłosić się w kwestiach płacowych, jak skontaktować się z działem HR i komu zgłosić urlop. Wszyscy pracownicy powinni też wiedzieć, że mogą zwrócić się do menedżerów ze wszystkimi pytaniami i wątpliwościami, dotyczącymi samej pracy i nie tylko. Od pracowników nie powinno się też oczekiwać, żeby do pracy wykorzystywali domowe laptopy czy komputery stacjonarne, ani by kupowali licencje oprogramowania. Jeśli chcesz, by członkowie zespołu osiągali najlepsze możliwe rezultaty, musisz wyposażyć ich w jak najlepsze narzędzia. A propos narzędzi...

Wybierz najlepsze narzędzia

W biurze zawsze możesz zawołać kogoś, kto siedzi kilka biurek dalej, wymienić się informacjami w kuchni czy zapisać coś ważnego na tablicy. Gdy pracujecie zdalnie, nie ma takich możliwości. O sukcesie i wydajności cyfrowych nomadów decyduje wybór narzędzi cyfrowych, więc zadbaj o odpowiedni zestaw.

Dropbox ułatwia współpracę, niezależnie od tego, gdzie i w jakim trybie pracuje Twój zespół. Dzięki Dropbox zyskacie biuro online, w którym zespół zdalny będzie mógł udostępniać i edytować pliki. Ale to nie koniec – Dropbox umożliwia też dawanie feedbacku w czasie rzeczywistym, bezpieczne udostępnianie obrazów, filmów i dokumentów, a także odczytywanie adnotacji i zmian w plikach w czasie rzeczywistym. Dropbox sprawia, że wszyscy członkowie zespołu mogą być na bieżąco, niezależnie od tego, ile stref czasowych ich dzieli.