Como controlar o trabalho home office

Equipe fazendo home office? Conheça algumas melhores práticas de trabalho remoto para ajudar todos a trabalhar da melhor forma possível.

Entre em contato com as equipes de funcionários remotos

Empresas de todo o mundo estão rumo a um modelo de escritório que inclui equipes de funcionários remotos. Os benefícios dos trabalhadores remotos são claros. Você pode contratar os principais talentos independentemente da localização ou do fuso horário deles. Além disso, se seus funcionários remotos trabalharem em uma base freelance, ambos desfrutarão de flexibilidade. Mas e os seus funcionários de tempo integral trabalhando em casa? Como ainda podem se sentir conectados quando não há cozinha compartilhada para um bate-papo na hora do cafezinho? É mais fácil do que você imagina.

Não é incomum ser um nômade digital ou ter vários como membros de sua equipe. Seria estranho se eles não existissem nesta era digital. Mesmo que você tenha um escritório tradicional para trabalhar, espera-se que muitas empresas ofereçam trabalho flexível. Na verdade, mais de metade de todos os trabalhadores da Geração Z e da Geração do milênio afirmam que este é um fator crucial que procuram nas funções profissionais.

Veja como criar um verdadeiro senso de equipe e cultura de empresa, mesmo que sua empresa esteja espalhada por meia dúzia de locais ou que seu trabalho seja remoto.

Envolvimento dos funcionários

Não importa se os membros da sua equipe estão trabalhando no café local, em um espaço de coworking ou no quarto de hóspedes, a comunicação é fundamental para manter todos conectados.

Ferramentas como Slack, Dropbox Paper e Zoom estão disponíveis para ajudar você e seus funcionários a se manter em contato. Mesmo que todos estejam em fusos horários diferentes, a beleza da comunicação assíncrona é que isso deixou de ser uma barreira à produtividade . Não importa se você está deixando mensagens para serem lidas mais tarde ou encaixando uma chamada de vídeo no calendário, certifique-se de que a comunicação seja enfatizada diariamente. Afinal de contas, uma equipe é a reunião de pessoas trabalhando juntas, e ninguém pode trabalhar colaborativamente se não estiver atualizado. Pratique suas melhores habilidades de comunicação: seja aberto e acessível, mesmo que seu principal canal de comunicação seja digital.

Certifique-se de estar disponível durante seu horário de trabalho e prepare-se para ser flexível; não proíba que funcionários em diferentes fusos horários entrem em contato um com o outro apenas por um estar fora do horário de expediente. Dito isso, não perca de vista a importância do equilíbrio entre vida pessoal e o trabalho. Se você está começando a lidar com trabalhadores remotos, vocês devem chegar a um acordo, em conjunto, sobre uma maneira mutuamente agradável de superar barreiras como diferenças de horários.

Cultura empresarial universal

Só porque metade da sua equipe está em suas respectivas mesas no escritório e a outra metade está espalhada por todo o país, isso não significa que sua experiência de trabalho deve ser diferente como um todo. No cerne do escritório, está a cultura e a comunicação e, hoje, tudo isso pode ser digital. Se você valoriza ser aberto, honesto e descontraído, com hierarquias planas e microgerenciamento mínimo em todo o escritório, o mesmo se aplica à sua força de trabalho remota. Se não esperaria algo de sua equipe no escritório, não espere de suas equipes remotas.

Então, por exemplo, se as tardes de sexta-feira significarem sair algumas horas mais cedo para happy-hour, não espere que seus funcionários remotos comecem aquele relatório às 16h30 para finalizar até o final do dia. Da mesma forma, se estiver feliz em deixar os funcionários do escritório saírem para o almoço no horário que quiserem, não comece a questionar por que o status de um trabalhador remoto mudou de online para ausente às 11h. Resumindo, não trate suas equipes remotas como “outros”, uma equipe é uma equipe, seja qual for a forma e o tamanho que tiver.

É natural sentir que não estando na mesma sala, valha o ditado “os gatos saem, os ratos fazem a festa”. Mas, no final das contas, contanto que estejam motivados, informados e conectados, não há razão para crer que o trabalho é algo que eles possam ou estejam dispostos negligenciar. E você certamente não deveria oferecer um bom equilíbrio entre trabalho e vida pessoal só para metade de sua equipe.

Ofereça às equipes remotas o apoio de que precisam

Nem sempre é fácil entrar no clima de uma empresa quando você não está fisicamente na companhia de seus colegas. Se está pensando em contratar pessoas que trabalharão permanentemente em casa, você é obrigado a equipá-las tão minuciosamente quanto aquelas que estão no escritório. Isso significa dar a elas acesso a todas as mesmas informações que seus funcionários internos têm, incluindo saber a quem recorrer para preocupações salariais, RH e solicitações de férias. Todos os trabalhadores também devem saber que podem entrar em contato com seus gerentes para falar sobre quaisquer problemas que tenham, relacionados ou não com o trabalho. Você também não deve esperar que as pessoas trabalhem em seus próprios laptops ou PCs ou adquiram seu próprio software. Se quiser que um membro da equipe faça o seu melhor trabalho, você precisará dar a ele as melhores ferramentas. Falando nisso...

Encontre as melhores ferramentas

No escritório, você pode se contentar com os gritos entre as mesas de trabalho, as conversas na área do café ou as anotações no quadro branco. Mas, se sua equipe for remota, isso não vai funcionar. As ferramentas digitais corretas são responsáveis pela eficiência e sucesso dos nômades digitais, por isso, prepare-se.

O Dropbox facilita a colaboração, não importa onde você e sua equipe estejam. Do compartilhamento de arquivos à edição, o Dropbox cria um escritório on-line para sua força de trabalho remota. Dê e receba feedback em tempo real, compartilhe imagens, vídeos e documentos com segurança e observe-os serem atualizados com anotações e edições em tempo real. O Dropbox não deixa nenhum membro da equipe ser esquecido, não importa a distância de seu fuso horário.