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HR(인사 담당)의 주요 업무는 인력을 관리하는 것입니다. 그러다 보니 다뤄야 할 문서가 상당히 많죠. 따라서 컴퓨터 문서든 종이 문서든 문서 관리 계획이 필요합니다.
문서 정리는 그렇게 흥미로운 일은 아니지만, 그 과정의 많은 부분을 자동화할 수 있습니다. 탄탄한 계획은 일상적인 업무에 소요되는 시간을 절약해 주는 동시에 법적으로도 보호를 받을 수 있게 해줍니다.
이제 전략을 세워볼까요?
HR 문서 관리란?
HR 문서 관리는 간단히 말해 회사의 모든 서류와 파일을 추적하는 것입니다. 여기에는 HR 문서를 만들고, 파일링하고, 분류하고, 저장하고, 찾거나 삭제하는 일이 수반되죠.
이러한 각 문서 관리 작업은 소규모 기업이든 대규모 다국적 기업이든 회사 정보의 보안과 규정 준수를 보장하는 방식으로 수행되어야 합니다.
HR 문서 관리가 중요한 이유는 무엇입니까?
문서를 효과적으로 관리해야 직원 파일을 원활히 검색하고, 저장하고, 관리할 수 있습니다. 안전한 문서 저장에 반드시 필요하며 HR 프로세스를 혁신하는 요소입니다.
정확하고 찾기 쉽고 안전한 문서가 있으면 팀원들이 직무 권리와 의무에 대한 정보를 어디에서 찾을 수 있는지 아는 데 도움이 됩니다. 요즘에는 클라우드 기반 시스템이 이를 수행하는 주요 방법입니다.
강력한 HR 문서 관리 시스템이 구축되어 있다면 사람들은 자신의 민감한 개인 정보가 안전하게 보호된다는 확신을 가질 수 있으며, 이는 전반적인 웰빙에 긍정적인 영향을 미칠 수 있습니다.
왜 HR 문서 관리 시스템을 사용해야 하나요?
좋은 관리 시스템은 작업의 상당 부분을 자동으로 처리하기 때문에 시간 절약 효과가 있습니다. 마치 자동화된 사무 보조를 둔 것과 같죠. 그 결과 다음과 같은 다양한 업무에서 효과를 볼 수 있어요.
- 생산성 향상 - 문서 관리 시스템을 사용하면 폴더, 앱 또는 탭 사이를 이동하지 않고도 필요한 파일을 검색할 수 있습니다.
- 중앙 집중화 및 간소화 - 디지털 HR 문서 관리 도구는 파일을 한곳에 보관하고 본인과 액세스가 필요한 모든 사람의 작업을 더욱 쉽게 만들어줍니다.
- 추적 및 보고 - 민감한 정보를 자동으로 추적하고 보고하여 규정 준수를 제공하고 모든 중요한 규제 표준을 손쉽게 충족할 수 있도록 도와줍니다.
- 보안 유지 - 세계적 수준의 보안 기능을 통해 데이터가 안전하게 보호되며 문제가 발생할 경우를 대비해 기기 백업도 제공합니다.
- 파일 및 폴더 공유—비밀번호로 문서를 손쉽게 보호할 수도 있고, 파일 및 폴더 공유 제어 기능으로 내외부 액세스를 관리할 수도 있어요.
- 다크 웹 모니터링 - Dropbox를 문서 관리 시스템으로 사용하는 경우 비밀번호 침해가 있는지 다크 웹을 계속 감시합니다.
효율성을 높이고, 규정을 준수하고, 민감한 데이터를 쉽게 보호하세요. Dropbox를 최고의 HR 문서 관리 솔루션으로 사용해야 하는 이유는 여러 가지가 있습니다.
HR 문서 관리 시스템을 설정하는 방법
1. 관련 문서를 식별하세요
다른 부서의 동료들은 HR 파일을 볼 필요가 없습니다. HR에서 일한다고 해서 조직의 모든 파일을 볼 필요도 없죠.
다음과 같이 조직에서 사용하는 다양한 유형의 HR 문서를 매핑하세요.
- 웰컴 팩, 핸드북 등 직원 문서
- 직원 계약서
- 회사 정책
- 의료 및 장애 기록
- 휴가 신청
- 급여 기록
- 교육 자료
- 구인 광고, 지원자 이력서, 면접 메모 등 채용 문서
- 신입 직원 기록 및 자료
- 성과 검토 파일
- 급여 정보
- 복지 정보
귀하의 회사는 분야에 따라 안전 프로토콜이나 제품 교육 자료 등 다양한 유형의 디지털 HR 문서를 처리할 수 있으므로 이는 단지 대략적인 가이드일 뿐입니다.
2. 액세스 요구 사항 정의
회사의 모든 사람이 모든 HR 문서에 접근할 수 있는 것은 아닙니다. 문서를 관리할 때 다음 질문을 스스로에게 물어보세요.
- 누가 액세스 권한을 갖나? 모든 직원? 담당자? HR 부서 직원만?
- 이 파일은 자주 사용되나, 아니면 가끔 사용되나? 이 파일이 가장 필요한 때는 언제인가?
- 이 파일에 대한 액세스 방법은 무엇인가? 책상에서? 이동 중에? 아니면 모바일로?
- 파일을 편집하는 경우가 있나, 아니면 그냥 열람만 하나?
간단히 말해서, 누가 무엇을 언제 어떻게 보관해야 문서를 안전하게 보관할 수 있을지 생각해 보세요. 이 단계는 사람들이 필요한 액세스 권한만 가지고 있는지 확인하는 데 중요합니다.
3. 보안 요구 사항 정의
이 단계는 1단계와 비슷하지만 약간 다릅니다. 여기서는 규정 준수가 중요합니다. 자신에게 물어보세요:
- 이 파일은 의료 기록처럼 법적으로 보호되는 정보인가?
- 이 파일을 일정 기간 동안 보관해야 하나?
무엇이 중요한지 알게 되면 다음 중 하나 이상을 수행하여 규칙을 정하세요.
- 비밀번호로 파일 잠금
- 파일 공유에 대한 철저한 관리
- 활동 보고서로 모든 파일 이동 내역 추적
- 데이터 검증 및 투명한 감사 내역 유지
보안 요구 사항을 충족함으로써 문서가 안전하게 보호되고 규정을 준수할 수 있으므로 파일을 관리할 때 마음의 평화를 누릴 수 있습니다.
4. 동료들에게 전략을 전달하세요
거의 끝났지만, 알려드릴 게 있습니다. HR 문서 관리 시스템은 HR 팀이 참여하여 최신 상태로 유지해야만 효과가 있습니다. 모든 사람이 자신의 역할과 책임을 알고 있는지 확인하세요.
모든 것을 한곳에 모아두면 사용하기 편리하고, 이를 통해 협업 환경을 조성하고 문서 워크플로를 한층 더 간소화하는 데 도움이 됩니다.
중요한 문서의 경우 비디오나 화면 녹화를 통해 맥락을 추가해 보세요.
HR 문서 관리 우수 사례
먼저, 매우 효과적이고 효율적인 이 전략을 HR 워크플로에 통합하세요.
둘째, 전략을 가능한 빨리 직원에게 소개하고 온보딩 단계에서 교육하세요.
또한 가장 중요한 파일에는 자동 백업을 설정하는 것이 중요합니다.
그리고 1년에 한 번씩 HR 문서 파일을 살펴보고 계획이 제대로 진행되고 있는지 확인하는 것도 좋습니다. 계획을 순조롭게 진행한다는 건 언제나 좋은 일이니까요. 필요하다면 약간의 수정을 할 수도 있고요.
HR 문서 관리의 간소화 및 보안
Dropbox는 HR 직원에게 유용합니다. 문서의 손쉬운 관리, 저장 및 공유를 지원하고 HR 팀의 일상적 업무 속도를 높이는 데 적합한 도구가 되죠.
게다가 HR 팀은 공유 문서에 대한 인사이트나 분석도 얻게 됩니다. 사용자가 파일을 공유한 후 누가 그것을 사용하거나 열람하고 있는지 파악할 수 있기 때문이죠. 정말 편리합니다.
간소화되고 보안이 강화된 HR 문서 관리
