So holen Sie das Optimum aus Zeitmanagement-Apps

So viel zu tun und so wenig Zeit! Zeitmanagement-Apps können Ihnen dabei helfen, Ihre Aufgabenliste im Handumdrehen abzuarbeiten.

Zeit besser einteilen

Zeitmanagement klingt für viele wie der erste Schritt in Richtung Mikromanagement – und jeder weiß, dass das für die Unternehmenskultur tödlich ist. Doch wenn Sie die Möglichkeit nutzen, Ihr eigenes Zeitmanagement zu perfektionieren, kann das in Sachen Produktivität, Motivation und Wohlbefinden einen riesigen Unterschied bewirken. Außerdem sind inzwischen so viele Zeitmanagement-Apps und -Programme verfügbar (von denen sich viele nahtlos in Dropbox integrieren lassen), dass dieses Vorhaben heute einfacher ist denn je zuvor.

Wie kann ich mein Zeitmanagement verbessern?

Selbst wenn Sie zu den Menschen gehören, die nie Dinge vor sich her schieben, kann etwas Zeitmanagement auch Ihnen dabei helfen, Ihren Tag optimal zu nutzen. Bevor Sie allerdings anfangen, sich mit Stundenplänen und Kalendern auseinanderzusetzen, möchten wir Ihnen noch einige Tipps zum Zeitmanagement geben:

Achtsamkeit

Schlechtes Zeitmanagement führt zu Stress, doch auch wer zu viel von sich erwartet oder zu viel in einen Tag packt, stresst sich selbst. Etwas Achtsamkeit am Arbeitsplatz kann Ihnen sehr dabei helfen, Ihre eigenen Gewohnheiten besser kennenzulernen und herauszufinden, wie Sie bestimmte Situationen angehen. Wenn Sie sich selbst im Laufe des Tages Aufgaben zuweisen, denken Sie über Ihre Work-Life-Balance und die Zeiten nach, zu denen Sie am produktivsten sind. Planen Sie außerdem genügend Zeit für Pausen ein, um einen Burnout zu vermeiden.

Teammanagement

Zeitmanagement ist ein sehr persönliches und individuelles Thema, doch Sie werden erstaunt sein, was sich mit etwas Teamgeist alles erreichen lässt! Bevor Sie Ihren Mitarbeitern etwas aufzwingen, das Sie für effektive Zeitmanagementtechniken halten, befassen Sie sich erst mit den Gewohnheiten, Stärken und Schwächen des Teams. SMART-Ziele sind hier oft eine große Hilfe, denn häufig ist es wenig sinnvoll, sich mit effektivem Zeitmanagement auseinanderzusetzen, wenn man nichts Sinnvolles zu tun hat. Nach dem Festlegen der Ziele können Sie dann einen Arbeitsplan entwickeln, der nicht nur für Sie sinnvoll ist, sondern aus Ihrem gesamten Team das Optimum herausholt.

Auf Rückschläge vorbereiten

Das gilt für jeden Arbeitsplatz, ob mit oder ohne Zeitmanagement. Es läuft einfach nicht immer alles wie geplant. Erwarten Sie nicht, dass ein bisschen Zeitmanagement gleich wahre Wunder wirkt. Sicher, vielleicht erledigen Sie die Aufgaben auf dem kritischen Pfad schneller als gedacht, aber das bedeutet noch lange nicht, dass nichts schiefgeht oder länger dauert als erwartet. Einige der erfolgreichsten Unternehmen der Welt fördern eine Kultur des Scheiterns und profitieren von den einmaligen Lerngelegenheiten, die sich daraus ergeben. Jedes Unternehmen muss sich die Zeit nehmen, darüber nachzudenken, wie Prozesse verbessert werden können. Nur so lässt sich in Zukunft auch wirklich Zeit sparen.

Welche Anwendungen sind die besten Zeitmanagement-Apps?

Von der einfachen Aufgabenliste bis hin zu Apps mit allen Extras gibt es zahlreiche Softwarelösungen und Tools für das Zeitmanagement, die Ihnen dabei helfen, Ihre Zeit in den Griff zu bekommen. Ganz unabhängig davon, ob Sie sie auf einem Android- oder iOS-Gerät installieren, helfen diese Tracking-Apps Ihnen dabei, Ihre Tage etwas effektiver zu organisieren.

Toggl

Zeiterfassung ist ein wesentlicher Bestandteil des Zeitmanagements. Nur so lernen Sie Ihre Gewohnheiten besser kennen und erfahren, wie viel Zeit Sie für Ihre täglichen Aufgaben benötigen. Mit diesen Informationen ausgerüstet können Sie dann den perfekten Zeitplan erstellen, der Ihnen ausreichend Zeit für Ihre Aufgaben gibt. Allerdings ist es einfacher gesagt als getan sich diese Daten zu beschaffen. Deshalb sind Anwendungen wie Toggl auch so unglaublich hilfreich. Die Produktivitäts-App ist nicht nur Ihr persönlicher Zeiterfasser und Stundenzettel, sondern unterstützt auch bei Projektmanagement und Budgetzuweisung.

Remember the Milk

Remember the Milk, eine Anwendung für intelligente Aufgabenlisten, lässt sich in andere Apps (wie E-Mail-Posteingänge) integrieren und kann Ihnen eine umfassende Aufgabenliste für den Tag erstellen. Teilbare Listen und automatische Erinnerungen sorgen dafür, dass Sie Ihre Zeiten einhalten und Ihre Tages-, Wochen- oder Monatsziele erreichen. Die Erinnerungen sind zudem nicht nur kurze Push-Benachrichtigungen, die Sie einfach löschen können. Sie können auswählen, ob Sie sie als E-Mail, SMS, Tweet oder sogar als Sofortnachricht auf Skype empfangen möchten.

Forest

Die Zeitmanagement-App Forest, die sich zusätzlich mit den Themen Flow, Kreativität und Konzentration auseinandersetzt, ermöglicht es Ihnen, Zeit für Ihre wichtigen Aufgaben freizuhalten. Wenn Sie mit einer Aufgabe beginnen, pflanzen Sie in der App einen Baum. Je länger Sie sich konzentrieren, desto größer wird der Baum, bis Sie schließlich einen kleinen Wald vor sich haben. Das ist eine neue und viel Freude bereitende Möglichkeit, sich zu motivieren und sich selbst etwas mehr zur Verantwortung zu ziehen – und wenn es dabei auch nur um eine virtuelle Hecke geht.

Welche Zeitmanagement-Tools kann ich verwenden?

Wenn Sie ein ganzes Team managen, wird eine einfache App Ihre Managementanforderungen nicht erfüllen können. Sollten Ihre Teammitglieder immer wieder Deadlines versäumen und von ihren Aufgaben abschweifen, ist es möglicherweise an der Zeit, in eine umfassende Zeitmanagement-Software zu installieren. Eines gilt es allerdings zu beachten, wenn Sie damit beginnen, entweder sich selbst oder Ihr Team mit diesen Extras auszustatten: Nicht alle Zeitmanagement-Tools werden auch als solche beworben.

So kann beispielsweise Slack wertvolle Minuten sparen, die Sie normalerweise brauchen würden, um eine E-Mail zu senden oder nach einem Mitarbeiter zu suchen, aber Sie würden die Anwendung höchstwahrscheinlich nicht als Zeitmanagement-Tool einstufen. Denken Sie also ein wenig über den Tellerrand hinaus, analysieren Sie alles, was Ihre Zeit unnötig frisst, und entscheiden Sie, wie Sie diese Probleme lösen können.

Zeitmanagement mit Dropbox-Integrationen

Von der sicheren Speicherung von Dateien bis hin zur einfachen Zusammenarbeit unterstützt Dropbox Sie dabei, Ihren Arbeitsalltag zu organisieren und optimieren. Ganz egal, ob Sie Ihre Dateien penibel in freigegebenen Ordnern sortieren oder mit Dropbox Paper Aufgaben verwalten: Mit Dropbox können Sie Arbeit und Zeit Ihrer Teammitglieder einteilen. Und dank unserer App-Integrationen, mit denen Sie das Optimum aus Ihrer Arbeitszeit herausholen, ermöglicht Dropbox bessere Zusammenarbeit, schnellere Lieferungen und effizientere Planung.

Hier einige Beispiele für die zahlreichen Apps, die sowohl unter Windows als auch Mac nahtlos mit Dropbox zusammenarbeiten und Ihnen dabei helfen, Zeit einzuteilen und zu sparen.

Slack/Zoom

Mit Sofortnachrichten sparen Sie über den Tag hinweg viele wertvolle Minuten. Noch besser ist jedoch, dass Sie genau wissen, dass alle Kontakte nur einen Kick entfernt sind. So fühlen Sie sich gut unterstützt und besonders auf neue Mitarbeiter hat diese Sicherheit einen positiven Einfluss. In diesen Echtzeitgesprächen lassen sich viele Dinge schnell und in einer persönlicheren und informelleren Umgebung für die Besprechung der täglichen Aufgaben erörtern. Wenn Sie in Dropbox arbeiten, können Sie direkt im Dropbox Paper-Dokument ein Zoom-Meeting oder einen Slack-Chat starten und müssen nicht erst von einer Plattform zur anderen wechseln. Wenn sich Inhalte und Konversationen am gleichen Ort befinden, können Sie sich besser konzentrieren und im Flow-Zustand bleiben, sodass auch bei von verschiedenen Orten aus arbeitenden Teammitgliedern eine nahtlose Zusammenarbeit möglich ist.

Monday/Trello/Asana

Ähnlich wie Aufgabenlisten für das ganze Team ermöglichen es diese Tools, dass alle genau wissen, was sie erledigen müssen und welche Aufgaben die Kollegen haben. So fördern Sie Verantwortung, erzeugen ein stärkeres Gefühl der Motivation und Zielstrebigkeit und geben einen echten Konzentrationsschub. Projekt- und Zeitmanagement-Tools ermöglichen es, dass alle an einem zentralen Ort sehen, was zu tun ist, insbesondere wenn diese Tools miteinander synchronisiert werden können. Monday beispielsweise lässt sich nahtlos mit Dropbox-Dokumenten aus dem Arbeitsablauf verknüpfen und Sie können beliebige Dropbox-Dateien an eine Trello-Karte anhängen. Asana ist ebenfalls nahtlos in Dropbox integriert. Hängen Sie einfach eine Dropbox-Datei an Ihr Projekt an und sie wird automatisch auf beiden Kanälen aktualisiert.

Ganz egal, für wie gut organisiert Sie sich halten: Es kann nie schaden, noch besser Bescheid zu wissen. Und mit Dropbox an Ihrer Seite kann Ihr ganzes Team gemeinsam den perfekten Arbeitsablauf etablieren.