Contrôle de versions efficace

Fournissez à vos équipes un système de contrôle de version qui leur permettra de toujours travailler sur les versions les plus récentes de leurs fichiers.

Utiliser le contrôle de version

Dans les entreprises modernes, les équipes collaborent sur le même ensemble de documents entre différents départements, bureaux, pays et fuseaux horaires. Et même si cette configuration est plutôt répandue, ces équipes ont encore souvent du mal à gérer les différentes versions de leurs fichiers de travail. Combien de documents portant la mention "FINAL" sont rapidement suivis de la version "FINAL V2" ? Si votre équipe perd du temps à localiser les fichiers les plus récents et à suivre leurs modifications, il est peut-être grand temps de mettre en place un système de contrôle de version adéquat.

Qu'est-ce que le contrôle de version ?

Le contrôle de version est le processus de gestion des différentes versions des fichiers, généralement à l'aide d'un système dédié. Si ces systèmes sont à l'origine apparus dans le domaine du développement de logiciels pour gérer les modifications du code, ils ne sont pas aussi compliqués qu'ils en ont l'air. Il s'agit simplement d'un logiciel qui garde la trace de toutes les modifications et vous permet d'accéder à tout moment à toutes les versions précédentes d'un fichier. Le système de contrôle de version peut également désigner un ensemble de règles régissant le travail avec des fichiers, comme une architecture de dossiers permettant de stocker différentes versions séparément.

Ces diverses utilisations vont bien au-delà de la création de code. Par exemple, le contrôle de version peut aider un écrivain à gérer les différents brouillons de son livre, ou un graphiste à suivre les modifications apportées à un fichier de conception.

Comment créer un système de gestion des documents avec contrôle de version ?

Il existe diverses approches en matière de contrôle de version, en fonction des besoins de votre équipe et de la taille de votre entreprise. La plupart des gens se contentent de dire quelle version de fichier ils envoient, ou de renommer les documents en y ajoutant leurs initiales ou la mention "révisé". Seulement, chaque personne a une façon différente de nommer ses documents, et cette approche peut rapidement prêter à confusion lorsque deux personnes travaillent ensemble, et a fortiori dans une plus grande équipe ou toute une entreprise. Lorsqu'on en arrive là, il devient impératif de définir une approche pour gérer les fichiers d'équipe.

Adopter une convention de nommage

Cela peut sembler évident, mais il est essentiel que votre équipe respecte des conventions de nommage rigoureuses pour que le contrôle de version fonctionne. Cette convention doit être cohérente et claire pour toute personne qui accède à vos fichiers, mais elle doit également se baser sur la manière dont votre équipe interagit avec ces fichiers. Par exemple, si la date des documents est l'élément le plus important dans l'organisation de votre équipe et la façon dont elle recherche ses fichiers, alors les noms de fichiers doivent commencer par la date. En partant de ce principe, les noms de fichiers doivent inclure les informations qui décrivent le mieux le contenu du document. Bien entendu, si vous comptez utiliser une convention de nommage comme système de contrôle de version, vous devez également inclure un système de numérotation pour les différentes versions de fichiers.

Architecture de l'information

Quand vous avez établi une convention de nommage qui fonctionne pour votre équipe, il vous faut un système facilement accessible pour stocker vos documents en toute sécurité. C'est là qu'intervient l'architecture de l'information, qui correspond simplement à la structure de dossiers et de fichiers que vous utilisez pour stocker vos informations. Évidemment, la convention de nommage joue également un rôle important ici : il est inutile d'avoir des fichiers correctement nommés s'ils se trouvent dans un dossier intitulé "Travail". L'architecture de l'information concerne également les autorisations d'accès à ces fichiers, car tous ne doivent pas être accessibles à chaque membre de votre entreprise.

La meilleure façon de gérer cette situation est généralement de recourir à une solution de stockage de fichiers partagée. Les dossiers d'équipe Dropbox Business vous permettent de créer une architecture de l'information sécurisée. Définissez des équipes dans Dropbox, puis créez des dossiers où stocker leur travail, et ajoutez-y des autorisations d'accès spécifiques pour les personnes dans et hors de l'équipe. De là, vous pouvez vous assurer que les fichiers ne sont pas modifiés sans autorisation et que les différentes versions peuvent être archivées en toute sécurité.

Logiciel de contrôle de version

Les conventions de nommage et l'architecture de l'information sont les bases d'un système de gestion des documents efficace, mais elles peuvent également devenir chronophages lorsqu'elles sont utilisées comme méthode principale de contrôle de version. Les logiciels de contrôle de version automatisent de nombreux processus et présentent des avantages que les conventions de nommage ne peuvent pas offrir.

Un logiciel de contrôle de version permet au minimum d'enregistrer automatiquement chaque version précédente d'un fichier. Il est ensuite possible d'y accéder ou de la restaurer à tout moment. Un logiciel de contrôle de version permet également aux membres de l'équipe de travailler simultanément sur le même fichier sans compromettre le travail des autres. La fusion des modifications et la résolution des éventuels conflits de fichiers sont ainsi bien plus simples.

En bref : les logiciels de contrôle de version simplifient l'ensemble du processus d'historique des versions des fichiers et offrent des avantages supplémentaires aux équipes.

Pourquoi le contrôle de version est-il si important pour les équipes ?

Lorsque vous travaillez sur des documents collaboratifs, il est essentiel de disposer d'une forme de contrôle de version pour que chaque coéquipier soit sur la même d'onde. Pour valider un document terminé, vous devez savoir quelle est la version finale du fichier, mais ce n'est pas tout. Utiliser des logiciels adaptés et l'historique des versions peut vous éviter des pertes de temps et accélérer les processus dans les entreprises de toute taille.

Conserver toutes les versions d'un fichier

Le principal avantage du contrôle de version est de conserver chaque version d'un fichier tout au long du projet. Vous pouvez vérifier les différences entre les versions et vous assurer que toutes les modifications apportées sont approuvées. Vous devez vous assurer que ce qui figure dans la version finale est bien définitif et que rien n'a été ajouté la veille à une heure du matin.

Une fois le projet terminé, l'historique des versions peut également s'avérer crucial : le contrôle de version sert alors de piste d'audit du travail de vos équipes tout au long du projet, car il permet de consulter leur progression à chaque étape. Grâce à ces informations, vous pourrez identifier les problèmes de vos processus, et ainsi simplifier votre travail à l'avenir.

Gestion et modification sécurisées des fichiers

Rien ne retarde plus le travail d'équipe qu'un collègue qui écrase un fichier sans autorisation, ou qui le supprime par accident. Il ne vous reste plus qu'à parcourir vos e-mails à la recherche d'un exemplaire du fichier original. Plutôt que de compter sur ce système peu fiable, il vaut mieux adopter un système de sauvegarde grâce au contrôle de version qui enregistre toutes les versions de vos fichiers. Avec la récupération de fichiers Dropbox, si un membre de l'équipe modifie ou supprime un fichier par erreur, vous pouvez toujours en rétablir une version précédente. Vous n'aurez plus jamais à craindre qu'un fichier disparaisse ou que des modifications permanentes y soient apportées.

Suivre les changements apportés par les membres de l'équipe

Dans le cas de grandes équipes, il est impératif que vous sachiez qui a apporté quels changements, et quand. Les documents partagés comprennent généralement des informations sur la dernière personne ayant modifié le document, mais pas les autres personnes qui y ont contribué, et vous vous retrouvez vite à envoyer des e-mails pour savoir qui a revu le fichier et quelles modifications ont été apportées.

Pour identifier les auteurs des modifications et des différentes versions d'un document, vous avez besoin d'un logiciel de contrôle de version. Avec le contrôle de version Dropbox, toutes les modifications apportées aux fichiers sont visibles et directement associées à l'e-mail et au compte du membre de l'équipe qui en est à l'origine. Vous recevez des notifications dès qu'une personne modifie un fichier, vous indiquant exactement ce qui a été modifié, ou chaque fois qu'un fichier est déplacé ou supprimé au sein d'un dossier partagé.

Avec ce contrôle de version, le processus de gestion de vos fichiers est plus transparent, tout comme la responsabilité des utilisateurs. Vous pouvez savoir quand les membres de votre équipe commencent à travailler sur un fichier ou si quelque chose est modifié de manière erronée ou accidentelle. Toute modification peut être immédiatement vérifiée auprès de la personne concernée sans qu'il soit nécessaire d'envoyer des e-mails gênants, ou d'alerter toute l'équipe sur Slack.

Créer une source d'informations fiables pour toute l'entreprise

Lorsque vous travaillez avec une équipe dispersée géographiquement ou située dans des marchés très réglementés, il est essentiel que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. Mais si l'information n'est pas centralisée et accessible, les équipes se désynchronisent rapidement et des silos se forment. Le contrôle de version associé à une architecture de l'information appropriée peut vous aider à créer et à maintenir une source fiable pour toute votre entreprise.

Plutôt que d'envoyer constamment de nouvelles recommandations, le contrôle de version vous permet de créer un document centralisé auquel tout le monde peut se référer. Avec Dropbox, vos politiques RH, par exemple, peuvent être stockées dans un seul dossier partagé, avec des autorisations d'accès spécifiques pour les différents membres de l'équipe. Lorsque ces fichiers sont mis à jour, les membres de l'équipe trouvent les informations les plus récentes au même endroit, tandis que les auteurs des documents disposent d'un historique de toutes les informations obsolètes. Il s'agit d'un moyen simple de s'assurer que les informations sont stockées, sauvegardées et accessibles à tous ceux qui en ont besoin.

Automatiser et accélérer les processus grâce au contrôle de version

Bien sûr, l'objectif final de toute optimisation de processus doit être de faciliter les choses pour les responsables et les membres de l'équipe, ce qui est exactement ce que permet le contrôle de version. Il permet à tout le monde de rester informé et de disposer des derniers documents, tout en offrant une protection contre les erreurs de manipulation des fichiers.

Ajoutez à cela la visibilité, la transparence et la sécurité, et les systèmes de contrôle de version vous offrent bien plus que l'accès à la dernière version d'un fichier. Ils vous offrent une meilleure visibilité sur les processus de votre équipe, vous aident à les affiner, puis à mieux les unifier dans votre entreprise.