Efektywna kontrola wersji dokumentów

Pomóż swoim zespołom stworzyć praktyczny system kontroli wersji, który sprawi, że wszyscy będą zawsze pracować z najnowszymi wersjami plików.

Praca z kontrolą wersji dokumentów

Zespoły w organizacjach współdziałają dziś na poziomie działów i biur w różnych państwach i strefach czasowych i jednocześnie korzystają z tych samych dokumentów. Pomimo powszechności takiego rozwiązania, zespoły te nadal mają trudności z zarządzaniem wieloma różnymi wersjami plików roboczych. Ile dokumentów oznaczonych jako „FINAL” po chwili otrzymuje wersję „FINAL V2”? Jeśli Twój zespół traci czas na wyszukiwanie najnowszych plików i śledzenie dokonanych w nich zmian, może to tylko oznaczać, że odpowiedni system kontroli wersji plików już dawno powinien być wprowadzony.

Czym więc dokładnie jest kontrola wersji?

Kontrola wersji to proces zarządzania różnymi wersjami plików w miarę ich edycji. Zazwyczaj odbywa się to za pomocą systemu kontroli wersji. Choć na początku systemy kontroli wersji mogły pojawiać się przy tworzeniu oprogramowania do zarządzania zmianami w kodach, w rzeczywistości nie są aż tak skomplikowane, jak mogłoby się wydawać. Może to być po prostu oprogramowanie, które śledzi zmiany i umożliwia dostęp do poprzednich wersji pliku w dowolnym momencie. System kontroli wersji może również być zbiorem zasad dotyczących pracy z plikami, na przykład takim jak architektura folderów nakazująca przechowywanie każdej wersji pliku osobno.

Te różne zastosowania wykraczają daleko poza tworzenie kodu: na przykład kontrola wersjonowania dokumentów mogłaby pomóc pisarzowi zarządzać projektami treści, a grafikowi śledzić zmiany, które zostały wprowadzone w pliku graficznym.

Jak stworzyć system zarządzania dokumentami z kontrolą wersji?

Jest wiele sposobów kontrolowania wersji plików – to, który z nich wybierzesz, zależy od potrzeb Twojego zespołu i wielkości Twojej organizacji. Najczęściej po prostu informujemy, którą wersję pliku wysyłamy i dodajemy do jego nazwy nasze inicjały lub przymiotnik „sprawdzone”. Każdy jednak inaczej oznacza dokumenty, więc takie rozwiązanie może szybko okazać się zbyt chaotyczne, jeśli nad plikami pracują dwie osoby – nie mówiąc już o większych zespołach czy całych organizacjach. W takiej sytuacji potrzebna jest konkretna metoda zarządzania plikami zespołu.

Konwencje nazewnictwa plików

Może się to wydawać oczywiste, ale sztywne, przestrzegane przez cały zespół zasady nazywania plików stanowią podstawę kontrolowania wersji plików. Po pierwsze, konwencja nazewnictwa plików, którą przyjmiemy, musi być spójna i jasna dla każdego, kto ma dostęp do Twoich plików. Powinna być ona jednak również oparta na sposobie, w jaki Twój zespół pracuje z tymi plikami. Na przykład jeśli dla Twojego zespołu najistotniejszą kwestią w zarządzaniu dokumentami jest ich datowanie, nazwy plików powinny zaczynać się od daty. To byłby wówczas najczęstszy sposób filtrowania i wyszukiwania konkretnych dokumentów w Twoim zespole. Nazwy plików powinny również zawierać najważniejsze informacje dotyczące zawartości dokumentów. Oczywiście jeśli Twoim systemem kontroli wersji ma być wyłącznie wybrana konwencja nazewnictwa plików, musi ona również zawierać numerowanie kolejnych wersji plików.

Architektura informacji

Po ustaleniu preferowanej przez Twój zespół metody oznaczania dokumentów będziesz potrzebować łatwo dostępnego systemu do ich bezpiecznego przechowywania. Właśnie tu przyda się architektura informacji, która jest po prostu układem folderów i plików używanych do przechowywania informacji. Oczywiście tutaj konwencja nazewnictwa także odgrywa dużą rolę — organizowanie nazw plików w ściśle określony sposób jest bezcelowe, jeśli te pliki znajdują się w folderze „Praca”. Architektura informacji to jednak także decydowanie, kto ma dostęp do tych plików, gdyż nie każdy plik powinien być dostępny dla każdego członka Twojej organizacji.

Najlepszym sposobem na zarządzanie dostępnością plików jest zazwyczaj udostępnienie przechowywanych plików. Foldery zespołu w Dropbox Business pozwalają stworzyć bezpieczną architekturę informacji. Przydzielając określonym zespołom konkretne zadania w Dropbox, możesz następnie tworzyć archiwa projektów z określonymi uprawnieniami dostępu dla osób w zespole i poza nim. Dzięki temu możesz upewnić się, że pliki nie zostaną zmienione bez pozwolenia, a różne wersje plików będą bezpiecznie archiwizowane.

Oprogramowanie do kontroli wersji plików

Konwencje nazewnictwa plików i architektura informacji są podstawą skutecznego systemu zarządzania dokumentami. Mogą one jednak stać się czasochłonne, jeśli korzysta się z nich jako głównych metod kontroli wersji plików. Oprogramowanie do kontroli wersji plików usprawnia wiele procesów związanych z kontrolą wersji i gwarantuje dodatkowe korzyści, których sama konwencja nazewnictwa plików nie może zaoferować.

Przede wszystkim oprogramowanie do kontroli wersji plików automatycznie przechowuje każdą poprzednią wersję pliku. Dzięki temu można otworzyć lub przywrócić każdą wersję pliku w dowolnym momencie, a ponadto bieżące wersje plików posiadają kopie zapasowe. Za pomocą oprogramowania do kontroli wersji plików członkowie zespołu mogą także pracować jednocześnie nad poszczególnymi plikami przed zaktualizowaniem ich do najnowszej, spójnej wersji. Pozwala to na łatwe scalanie zmian i unikanie błędów po wprowadzeniu zmian w plikach.

W skrócie: oprogramowanie do kontroli wersji ułatwia proces wersjonowania plików i zapewnia dodatkowe korzyści zespołom korzystającym z tych plików.

Dlaczego kontrola wersji plików jest tak ważna dla zespołów?

Podczas pracy nad współdzielonym dokumentem korzystanie z jakiejś formy kontroli wersji plików jest konieczne w celu ujednolicenia pracy. Aby zapisać dokument, musisz wiedzieć, która wersja jest tą ostateczną. Ale chodzi tu też o znacznie więcej niż tylko o zapisywanie plików. Korzystanie z odpowiedniego oprogramowania i poprawne wersjonowanie plików może uchronić nas przed stratą czasu i przyspieszyć procesy w organizacjach o różnej wielkości.

Przechowuj wszystkie wersje plików

Największą zaletą korzystania z kontroli wersji plików jest możliwość przechowania każdej wersji pliku na każdym etapie realizacji projektu. Możesz sprawdzić kilka wersji pod kątem różnic i upewnić się, że wszystkie zmiany zostały zapisane. Musisz mieć pewność, że wersja ostateczna rzeczywiście taka jest i że o 1:00 w nocy nikt nagle nie wprowadził w tym ostatecznym pliku żadnych zmian.

Historia wersji plików może być również niezwykle istotna przy ocenie pracy zespołu po zakończeniu projektu. W tym przypadku wersjonowanie dokumentów może służyć jako narzędzie do kontroli pracy zespołów w trakcie realizacji projektu i pozwala na szczegółowe opisywanie postępów zespołów na każdym etapie. Dzięki tym informacjom możesz trafniej diagnozować problemy związane z różnymi procesami, zwłaszcza w zakresie sposobów usprawniania pracy w przyszłości.

Bezpieczna obsługa i edycja plików

Nic nie opóźnia pracy w zespole bardziej niż nadpisywanie plików bez pozwolenia lub ich przypadkowe usuwanie. W takiej sytuacji możesz tylko przeszukiwać swoje e-maile w nadziei, że znajdziesz gdzieś kopię oryginalnego pliku. Zamiast jednak żyć nadzieją, że uda Ci się ją odnaleźć, możesz bez obawy skorzystać z możliwości tworzenia kopii zapasowych, ponieważ system kontroli wersji przechowuje każdą wersję pliku na każdym etapie wprowadzania zmian. Dzięki możliwości odzyskiwania plików w Dropbox masz zawsze dostęp do poprzednich wersji pliku i możesz je przywrócić, nawet jeśli członek zespołu nieprawidłowo wprowadził zmiany lub usunął plik. Nigdy nie musisz się martwić, że plik zniknie lub zostaną w nim wprowadzone nieodwracalne zmiany.

Śledź zmiany wprowadzane przez członków zespołu

Jeśli nad projektem pracuje duży zespół, trzeba wiedzieć, kto, kiedy i w którym pliku dokonał zmian. Udostępniane dokumenty zazwyczaj zawierają szczegółowe informacje o tym, kto wprowadził najnowsze zmiany, ale nie zawsze uwzględniają innych członków zespołu edytujących plik. W tym przypadku żmudna wysyłka e-maili z zapytaniami, który z członków zespołu sprawdzał plik i jakie wprowadził zmiany, to tylko kwestia czasu.

W każdej sytuacji, w której musisz przypisać zmiany w plikach i różne wersje dokumentu do konkretnego członka zespołu, potrzebne jest oprogramowanie do kontroli wersji. Na przykład jeśli korzystasz z kontroli wersji w Dropbox, wszystkie dokonane zmiany będą widoczne i bezpośrednio przypisane do adresu mailowego i konta konkretnego członka zespołu. Będziesz otrzymywać powiadomienia za każdym razem, gdy ktoś edytuje plik (razem ze szczegółowymi informacjami na temat dokonanych zmian) lub gdy przeniesie bądź usunie plik z folderu udostępnionego.

Taki poziom kontroli wersji sprawia, że proces zarządzania plikami jest bardziej przejrzysty i wiadomo, kto jest odpowiedzialny za dany plik. Możesz zobaczyć, kiedy członkowie Twojego zespołu rozpoczynają pracę nad plikiem lub gdy wprowadzona zostanie błędna lub przypadkowa zmiana. Każda zmiana w pliku może być natychmiastowo omówiona z odpowiednią osobą, bez wysyłania niezręcznych e-maili lub powiadamiania całego zespołu w Slack.

Stwórz źródło informacji w Twojej organizacji

Podczas pracy z zespołem działającym w różnych lokalizacjach lub w ściśle określonej przestrzeni niezbędna jest koordynacja. Jeśli jednak informacje nie będą dostępne w jednym miejscu, zespoły szybko wybiją się z rytmu i zaczną tworzyć się silosy. W połączeniu z odpowiednią architekturą informacji kontrola wersji może pomóc w utworzeniu i zachowaniu wspólnego źródła informacji we wszystkich obszarach Twojej organizacji.

Zamiast stale wysyłać zaktualizowane wytyczne, możesz skorzystać z kontroli wersji pozwalającej na pracę z jednym, scentralizowanym dokumentem, do którego mogą odwoływać się wszyscy członkowie Twojej organizacji. Dzięki Dropbox na przykład Twoje wytyczne dotyczące HR mogą być przechowywane w jednym folderze udostępnionym z różnymi uprawnieniami dostępu dla określonych członków zespołu. Podczas aktualizacji plików z wytycznymi członkowie zespołu będą mieć dostęp do najnowszych informacji w tym samym miejscu, a redaktorzy będą mogli zapoznać się z zapisem wszystkich poprzednich danych. Jest to prosty sposób na zapewnienie bezpiecznego przechowywania informacji, tworzenia ich kopii zapasowych i udostępniania ich każdemu, kto ich potrzebuje.

Zautomatyzuj i przyspiesz procesy dzięki kontroli wersji

Oczywiście końcowym celem optymalizacji każdego procesu powinno być ułatwienie czynności i sprawienie, że będą one mniej czasochłonne – zarówno dla menedżerów, jak i członków zespołu. W pierwszej kolejności wersjonowanie dokumentów ma za zadanie sprawić, aby praca Twojego zespołu była bardziej płynna. Dzięki temu wszyscy członkowie zespołu są zawsze na bieżąco i korzystają z odpowiednich dokumentów, a jednocześnie takie rozwiązanie zapewnia niezawodne zabezpieczenie przed przestojami w pracy spowodowanymi błędami w obsłudze plików.

Dzięki dodatkowym korzyściom płynącym z nadzoru, przejrzystości i bezpieczeństwa systemy kontroli wersji oferują więcej, niż tylko zapewnienie najnowszej wersji pliku. Mogą one bowiem zapewnić wgląd w procesy Twojego zespołu, pomóc Ci je usprawnić i, co za tym idzie, w przyszłości lepiej skoordynować je w całej Twojej organizacji.