การควบคุมเวอร์ชันของเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ

ช่วยให้ทีมของคุณสร้างระบบควบคุมเวอร์ชันการทำงานที่ช่วยให้มั่นใจว่าทุกคนใช้ไฟล์เวอร์ชันล่าสุดเสมอ

การทำงานโดยมีการควบคุมเวอร์ชัน

ทุกวันนี้ ทีมต่าง ๆ ในองค์กรทำงานร่วมกันแบบข้ามแผนก สำนักงาน และเขตเวลา โดยที่ทุกคนทำงานจากเอกสารชุดเดียวกัน แม้ว่ารูปแบบการทำงานดังกล่าวจะเป็นเรื่องปกติ ทีมเดียวกันเหล่านี้ยังมักจะติดขัดกับการจัดการไฟล์ทำงานเวอร์ชันต่าง ๆ อยู่บ่อยครั้ง ยังมีเอกสารที่ติดป้ายว่า “ฉบับสุดท้าย” อีกกี่เล่มที่ตามด้วยเอกสาร “ฉบับสุดท้ายเวอร์ชันที่ 2” อย่างรวดเร็ว ถ้าทีมของคุณกำลังเสียเวลาไปกับการหาไฟล์ล่าสุดที่แท้จริงและติดตามการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ อาจถึงเวลาที่ต้องสร้างระบบควบคุมเวอร์ชันที่เหมาะสมมานานแล้ว

แล้วการควบคุมเวอร์ชันคืออะไรกันแน่

การควบคุมเวอร์ชันคือกระบวนการจัดการไฟล์เวอร์ชันต่าง ๆ เมื่อเวลาผ่านไป ซึ่งโดยทั่วไปจะทำโดยใช้ระบบการควบคุมเวอร์ชัน ในขณะที่เคยปรากฏมาก่อนในการพัฒนาซอฟต์แวร์เพื่อจัดการการเปลี่ยนแปลงรหัส แต่ระบบการควบคุมเวอร์ชันไม่ยุ่งยากซับซ้อนอย่างที่คิด เพราะเป็นเพียงซอฟต์แวร์ที่ติดตามการเปลี่ยนแปลงและช่วยให้คุณเข้าถึงไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้านี้ทั้งหมดได้ตลอดเวลา ระบบการควบคุมเวอร์ชันยังสามารถกำหนดกฎต่าง ๆ ในการทำงานกับไฟล์ อย่างเช่น โครงสร้างโฟลเดอร์เพื่อจัดเก็บเวอร์ชันต่าง ๆ แยกต่างหากกัน

การใช้งานเหล่านี้เป็นมากกว่าการสร้างรหัส ยกตัวอย่างเช่น การควบคุมเวอร์ชันเอกสารอาจช่วยให้ผู้เขียนจัดการกับเนื้อหาฉบับร่างต่าง ๆ หรือผู้ออกแบบกราฟิกสามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงที่ดำเนินการกับไฟล์การออกแบบได้

วิธีการสร้างระบบจัดการเอกสารที่มีการควบคุมเวอร์ชัน

คุณมีวิธีมากมายให้ใช้ในการควบคุมเวอร์ชันโดยขึ้นอยู่กับความต้องการของทีมและขนาดองค์กรของคุณ คนส่วนใหญ่จะบอกว่าตัวเองส่งไฟล์เวอร์ชันใดหรือทำเครื่องหมายเอกสารว่าเป็นฉบับแรกหรือ "ฉบับปรับปรุง" ทุกคนทำเครื่องหมายเอกสารแตกต่างกันออกไป วิธีนี้จึงสร้างความสับสนได้ง่ายในกรณีที่มีคนทำงานร่วมกันเพียงสองคน ไม่ต้องพูดถึงทีมหรือองค์กรขนาดใหญ่ เมื่อถึงจุดนี้ ต้องมีการกำหนดวิธีเพื่อจัดการไฟล์ต่าง ๆ ของทีม

แบบแผนในการตั้งชื่อ

แบบแผนในการตั้งชื่ออาจจะดูชัดเจน แต่การให้ทีมของคุณปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัดก็เป็นสิ่งจำเป็นในการควบคุมเวอร์ชัน สำหรับผู้เริ่มต้น แบบแผนในการตั้งชื่อต้องมีความสม่ำเสมอและชัดเจนสำหรับทุกคนที่เข้าใช้งานไฟล์ของคุณ อย่างไรก็ตาม ควรอิงตามวิธีการที่ทีมของคุณจัดการกับไฟล์เหล่านั้น ยกตัวอย่างเช่น ถ้าการกำหนดวันที่ของเอกสารเป็นปัจจัยที่สำคัญที่สุดสำหรับทีมของคุณในการจัดการเอกสาร ชื่อไฟล์ควรเริ่มต้นด้วยวันที่ ซึ่งจะเป็นวิธีที่คุณจะใช้บ่อยที่สุดในการกรองและค้นหาเอกสารเหล่านั้นสำหรับทีมของคุณ โดยที่ชื่อไฟล์ควรมีข้อมูลที่สำคัญที่สุดเพื่อให้เข้าใจว่าในเอกสารมีอะไร แน่นอนว่าถ้าคุณใช้แบบแผนในการตั้งชื่อเพียงอย่างเดียวเป็นระบบการควบคุมเวอร์ชันของคุณ จะต้องมีการใช้ระบบการเรียงตัวเลขสำหรับไฟล์เวอร์ชันต่าง ๆ ด้วย

โครงสร้างข้อมูล

เมื่อคุณกำหนดวิธีการทำเครื่องหมายเอกสารของคุณที่ใช้ได้สำหรับทีม คุณต้องมีระบบที่เข้าถึงได้พร้อมสำหรับจัดเก็บเอกสารอย่างปลอดภัย และนั่นคือเรื่องของโครงสร้างข้อมูล ซึ่งก็คือแผนผังโฟลเดอร์และไฟล์ที่คุณใช้จัดเก็บข้อมูล โดยทั่วไป แบบแผนการตั้งชื่อยังมีบทบาทสำคัญเพราะจะไม่มีการจัดระเบียบชื่อไฟล์อย่างเคร่งครัดถ้าเป็นไฟล์ที่อยู่ในโฟลเดอร์ที่มีชื่อว่า "กำลังดำเนินการ" อย่างไรก็ตาม โครงสร้างข้อมูลยังเป็นเรื่องของผู้ที่เข้าถึงไฟล์เหล่านั้น เพราะไม่ใช่สมาชิกทุกคนขององค์กรที่ควรเข้าถึงได้ทุกไฟล์

โดยทั่วไปแล้ว วิธีที่ดีที่สุดในการจัดการเรื่องนี้คือการใช้โซลูชันการจัดเก็บไฟล์ที่ใช้งานร่วมกัน โฟลเดอร์ของทีม ใน Dropbox Business ช่วยให้คุณสร้างโครงสร้างข้อมูลที่ปลอดภัย และการมอบหมายงานให้ทีมที่เฉพาะเจาะจงใน Dropbox ช่วยให้คุณสร้างที่เก็บสำหรับงานของทีมโดยมีสิทธิ์การเข้าถึงเฉพาะสำหรับผู้ที่อยู่ในทีมและนอกทีม ซึ่งทำให้คุณมั่นใจได้ว่าจะไม่มีการเปลี่ยนแปลงไฟล์โดยไม่ได้รับการอนุญาต และสามารถเก็บถาวรไฟล์เวอร์ชันต่าง ๆ ได้อย่างปลอดภัย

ซอฟต์แวร์ควบคุมเวอร์ชัน

แบบแผนในการตั้งชื่อและโครงสร้างข้อมูลเป็นเสาหลักของระบบจัดการเอกสารที่ประสบความสำเร็จ แต่อาจต้องใช้เวลานานถ้าใช้ทั้งสองอย่างเป็นวิธีการหลักในการควบคุมเวอร์ชัน ซอฟต์แวร์ควบคุมเวอร์ชันทำให้กระบวนการต่าง ๆ ในการควบคุมเวอร์ชันเป็นระบบอัตโนมัติ และยังมีประโยชน์เพิ่มเติมที่ไม่ได้จากการใช้แบบแผนในการตั้งชื่อเพียงอย่างเดียว

อย่างน้อยที่สุด ซอฟต์แวร์ควบคุมเวอร์ชันจะจัดเก็บไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้านี้ทุกเวอร์ชันโดยอัตโนมัติ ซึ่งสามารถเข้าถึงหรือย้อนกลับได้ทุกเมื่อ และยังใช้เป็นข้อมูลสำรองสำหรับไฟล์เวอร์ชันปัจจุบันด้วย สมาชิกในทีมยังสามารถทำงานพร้อมกันบนไฟล์แยกต่างหากโดยมีซอฟต์แวร์ควบคุมเวอร์ชันก่อนอัปเดตเป็นเวอร์ชันปัจจุบัน ทำให้รวมการเปลี่ยนแปลงและแก้ไขปัญหาเรื่องความขัดแย้งกันของไฟล์ใด ๆ

โดยสรุป ซอฟต์แวร์ควบคุมเวอร์ชันช่วยลดความซับซ้อนของกระบวนการกำหนดเวอร์ชันไฟล์ทั้งกระบวนการ และให้ประโยชน์เพิ่มเติมแก่ทีมที่ทำงานกับไฟล์เหล่านั้น

เพราะเหตุใดการควบคุมเวอร์ชันจึงสำคัญสำหรับทีม

เมื่อเป็นเรื่องของการทำงานกับเอกสารที่ใช้งานร่วมกัน การมีรูปแบบการควบคุมเวอร์ชันบางอย่างเป็นสิ่งจำเป็นที่ต้องกำหนดแนวทางสำหรับงานชิ้นหนึ่ง สำหรับการลงนามอนุมัติเอกสารหนึ่งฉบับ คุณต้องรู้ว่าไฟล์ใดเป็นเวอร์ชันสุดท้าย แต่มีเรื่องที่ต้องพิจารณามากกว่านั้น การใช้ซอฟต์แวร์ที่ถูกต้องและการกำหนดเวอร์ชันอย่างเหมาะสมช่วยไม่ให้เสียเวลาและเร่งกระบวนการจัดการในองค์กรทุกขนาด

เก็บรักษาไฟล์ทุกเวอร์ชันที่แตกต่างกัน

ประโยชน์หลักของการควบคุมเวอร์ชันคือการสามารถเก็บรักษาไฟล์ทุกเวอร์ชันได้ตลอดขั้นตอนการทำงานของโครงการตั้งแต่เริ่มต้นจนสิ้นสุดโครงการ คุณสามารถตรวจสอบความแตกต่างของแต่ละเวอร์ชันและตรวจสอบให้มั่นใจว่ามีการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดเรียบร้อยดี คุณควรแน่ใจว่าสิ่งที่ทำให้เป็นเวอร์ชันสุดท้ายเป็นที่สิ้นสุดและไม่มีการเพิ่มเติมอีกตอนตีหนึ่งของคืนก่อนหน้า

เมื่อโครงการแล้วเสร็จ ประวัติเวอร์ชันเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งเมื่อมีการตรวจสอบย้อนหลังการทำงานของทีม ในกรณีนี้ การควบคุมเวอร์ชันเอกสารอาจทำหน้าที่เป็นเส้นทางการตรวจสอบการทำงานของทีมในระหว่างโครงการ ซึ่งระบุรายละเอียดความก้าวหน้าในแต่ละขั้นตอน เมื่อมีข้อมูลดังกล่าว คุณจะวิเคราะห์ปัญหาในกระบวนการได้ดีขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเป็นเรื่องของวิธีการที่คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพงานของคุณได้ในอนาคต

จัดการและแก้ไขไฟล์อย่างปลอดภัย

ไม่มีสิ่งใดที่ทำให้งานล่าช้าได้มากไปกว่าการที่มีคนมาเขียนทับไฟล์โดยไม่ได้รับอนุญาตหรือการลบไฟล์โดยไม่ได้ตั้งใจ ซึ่งหลังจากนั้นคุณไม่สามารถทำอะไรได้นอกจากหว่านอีเมลออกไปโดยหวังว่าจะได้สำเนาไฟล์ต้นฉบับ แทนที่ต้องมาหวังว่าคุณจะพบไฟล์ดังกล่าว คุณวางใจได้เมื่อมีข้อมูลสำรองในมือ เพราะระบบควบคุมเวอร์ชันจะเก็บรักษาเวอร์ชันของไฟล์ไว้ทุกขั้นตอนที่มีการเปลี่ยนแปลง เมื่อใช้การกู้คืนไฟล์ของ Dropbox ถ้าสมาชิกในทีมเปลี่ยนแปลงหรือลบไฟล์ไม่ถูกต้อง จะมีเวอร์ชันก่อนหน้านี้เสมอในกรณีที่คุณต้องการย้อนกลับไปเวอร์ชันดังกล่าว คุณไม่ต้องกังวลอีกต่อไปว่าไฟล์จะหายหรือจะมีการเปลี่ยนแปลงไฟล์อย่างถาวร

ติดตามตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงจากสมาชิกในทีม

เมื่อคุณมีทีมขนาดใหญ่ทำงานร่วมกัน คุณต้องรู้ว่าใครเปลี่ยนแปลงสิ่งใด และเมื่อใด โดยทั่วไป เอกสารที่ใช้งานร่วมกันจะประกอบด้วยรายละเอียดว่าใครเป็นคนล่าสุดที่แก้ไขเอกสาร แต่อาจไม่รวมสมาชิกในทีมคนอื่นในไฟล์ ในกรณีนี้ อีกไม่นานคุณจะเสียเวลาในการส่งอีเมลไปทั่วเพื่อถามว่าใครตรวจสอบไฟล์และแก้ไขอะไรไปบ้าง

การระบุลักษณะเฉพาะเจาะจงในการเปลี่ยนแปลงไฟล์และเวอร์ชันต่าง ๆ ของเอกสารให้สมาชิกในทีมทราบคือกรณีที่คุณต้องการซอฟต์แวร์ควบคุมเวอร์ชัน ยกตัวอย่างเช่น การใช้การควบคุมเวอร์ชันใน Dropbox จะมองเห็นการเปลี่ยนแปลงไฟล์ทั้งหมดและเกี่ยวข้องโดยตรงกับอีเมลและบัญชีของสมาชิกในทีม คุณจะได้รับการแจ้งเตือนทุกครั้งเมื่อมีคนแก้ไขไฟล์ โดยจะแสดงสิ่งที่เปลี่ยนแปลง หรือย้ายไฟล์ หรือลบไฟล์ในโฟลเดอร์ที่ใช้งานร่วมกัน

ระดับการควบคุมเวอร์ชันสร้างกระบวนการที่โปร่งใสมากขึ้นในการจัดการไฟล์ของคุณ รวมถึงความรับผิดชอบต่อไฟล์เหล่านั้น คุณจะเห็นในขณะที่สมาชิกในทีมเริ่มทำงานกับไฟล์หรือถ้ามีบางอย่างเปลี่ยนไปอย่างไม่ถูกต้องหรือโดยไม่ได้ตั้งใจ โดยบุคคลที่เกี่ยวข้องสามารถตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงไฟล์ใด ๆ ได้ทันทีโดยไม่ต้องส่งอีเมลที่สร้างความอึดอัดโดยไม่ต้องแจ้งเตือนทั้งทีมใน Slack

สร้างแหล่งข้อมูลที่น่าเชื่อถือในองค์กรของคุณ

เมื่อคุณกำลังทำงานกับทีมที่ดำเนินการในพื้นที่ต่างกันหรือในพื้นที่ที่มีการควบคุมสูง การวางแนวทางเป็นสิ่งจำเป็น แต่ถ้าไม่มีศูนย์รวมข้อมูลที่เข้าถึงได้ ก็ใช้เวลาไม่นานที่ทีมจะหลีกเลี่ยงการซิงค์และการสร้างไซโล เมื่อใช้การควบคุมเวอร์ชันร่วมกับโครงสร้างข้อมูลที่ถูกต้อง จะเป็นการช่วยให้คุณสร้างและเก็บรักษาแหล่งข้อมูลที่ใช้งานร่วมกันในทุกพื้นที่ขององค์กร

แทนที่จะส่งแนวทางฉบับปรับปรุงอยู่ตลอดเวลา การควบคุมเวอร์ชันจะช่วยคุณเก็บเอกสารส่วนกลางฉบับเดียวที่ทุกคนในองค์กรอ้างถึงได้ ยกตัวอย่างเช่น เมื่อใช้ Dropbox จะสามารถจัดเก็บแนวทางของ HR ไว้ในโฟลเดอร์ที่ใช้งานร่วมกันโฟลเดอร์เดียวที่สมาชิกในทีมแต่ละคนมีสิทธิ์การเข้าถึงที่เฉพาะเจาะจง เมื่อมีการปรับปรุงไฟล์เหล่านั้น สมาชิกในทีมจะหาข้อมูลใหม่ที่สุดจากแหล่งข้อมูลเดียวกัน ในขณะที่ผู้แก้ไขจะมีบันทึกข้อมูลการคัดค้านทั้งหมด นี่เป็นวิธีง่าย ๆ ในการทำให้มั่นใจได้ว่ามีการจัดเก็บข้อมูล สำรองข้อมูล และทุกคนที่ต้องการข้อมูลสามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างปลอดภัย

การทำกระบวนการให้เป็นระบบอัตโนมัติและเร่งกระบวนการด้วยการควบคุมเวอร์ชัน

แน่นอนว่าการเพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการใด ๆ ควรมีเป้าหมายสุดท้ายเพื่อให้บางอย่างง่ายขึ้นและใช้เวลาน้อยลงสำหรับทั้งผู้จัดการและสมาชิกในทีม ในเบื้องต้น การควบคุมเวอร์ชันช่วยให้ทีมของคุณคล่องตัวขึ้น เพราะจะช่วยให้ทุกคนทราบข้อมูลล่าสุดและเข้าใจตรงกันเกี่ยวกับเอกสาร ในขณะที่ป้องกันไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดในการจัดการไฟล์แม้เป็นช่วงเวลาที่หยุดทำงาน

ระบบการควบคุมเวอร์ชันมีประโยชน์เพิ่มเติมในการควบคุมดูแล ความโปร่งใส และการรักษาความปลอดภัย จึงทำได้มากกว่าการทำให้มั่นใจว่าคุณมีไฟล์เวอร์ชันล่าสุด เพราะยังให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับกระบวนการของทีม ช่วยให้คุณปรับปรุงข้อมูลและวางแนวทางที่ดีขึ้นทั่วทั้งองค์กรได้ในอนาคต