Elbphil-harmonie og Laeiszhalle forenkler deling og underskrifter med Dropbox og Dropbox Sign

Baggrund

På Elbphilharmonie og Laeiszhalle, to af Hamborgs mest prestigefyldte kulturinstitutioner, er ingen to aftener ens. Med op til fem koncerter om dagen, med alle fra verdensberømte solister til nye ensembler, bringer hvert show en ny bølge af materialer: kunstneraftaler, programnoter, marketingmaterialer, tekniske opdateringer og sidste-øjebliks-opdateringer.

Teams hopper mellem projekter i fuld fart. Og med så mange bevægelige dele er det uundgåeligt at forblive på linje.

Udfordring: at finde en balance mellem brugervenlighed og sikkerhed

Fra dag ét satte Elbphilharmonie- og Laeiszhalle-teamet sig for at skabe et rent og velorganiseret system til opbevaring og deling af aktiver. Men med så mange involverede mennesker, fra interne medarbejdere til freelance samarbejdspartnere og designbureauer, var det nødvendigt at finde den rette balance. Enkel nok til at alle kan bruge, men alligevel sikker og pålidelig nok til at beskytte brandintegritet og følsomme oplysninger.

"Vi arbejder med en meget forskelligartet gruppe af eksterne partnere, mange med kreativ baggrund." "De kommer ikke til at bruge tid på at lære komplekse systemer," siger Melanie Kämpermann, chef for marketing, kommunikation og salg hos Elbphilharmonie og Laeiszhalle.

Det betød at udelukke alt, der var for corporate eller kompliceret. Det krævede også grundige overvejelser om tilladelser: Hvem skulle se hvad, hvordan filer skulle videregives mellem teams, hvordan man forhindrede versionsforvirring, når shows roterede ind og ud, og hvordan man eliminerede de forsinkelser, der forårsages af manuel oprettelse og underskrivelse af kontrakter med kunstnere, bureauer og partnere over hele verden.

Løsning: en struktur der fungerer for alle

Teamet implementerede Dropbox, mens Elbphilharmonie stadig var under opbygning, og Dropbox understøttede udrulningen direkte, så de hurtigt kunne komme i gang. "Hvis noget gik galt, eller der opstod et spørgsmål, fik vi svar med det samme. Supporten var hurtig og effektiv. "Det gjorde virkelig en forskel," siger Ingo Främbs, vicechef for IT hos Elbphilharmonie og Laeiszhalle. "I dag tæller vi 260 Dropbox-brugere."

En anden vigtig faktor ved valget af Dropbox var dens brugervenlighed for kreative partnere. "Mappstrukturen i Dropbox afspejler, hvad folk er vant til på deres egne computere," siger Främbs. "De fleste af vores partnere bruger allerede Dropbox, så der er intet at forklare." De kan hoppe med det samme ind.”

Mellem de to koncertsale er næsten 200 terabyte indhold gemt i et struktureret mappesystem, der overholder europæiske og tyske databeskyttelsesregler – alt fra marketingmaterialer og pressemapper til kontrakter og produktionsfiler. "Sikkerhed var hovedårsagen til, at vi valgte Dropbox." Den første store milepæl var, da Dropbox flyttede sine datacentre til Europa,” forklarer Främbs.

Medarbejdere deler adgang med eksterne partnere via simple links, uanset om det er et enkelt aktiv eller en hel mappe. Og hvis der nogensinde opstår forvirring, som f.eks. når to personer redigerer den samme fil, hjælper versionshistorikken teamet med at se præcis, hvad der er ændret, og hvornår, så de hurtigt kan løse det og holde sig på sporet.

Teamet bruger også Dropbox Replay til at administrere videoanmeldelser. Og med Sign underskrives kontrakter digitalt og gemmes automatisk i det samme system, så alt er sporbart og samlet ét sted.

Resultater: klarhed, fleksibilitet og kontrol for et team i hastig bevægelse

Med en overskuelig mappestruktur er filer nemme at finde. I stedet for at sende vedhæftede filer eller grave i indbakker ved alle, hvor de skal lede, så samarbejdet med eksterne teams er problemfrit. Deling er også mere sikkert. Teams kan give adgang til specifikt indhold uden at afsløre andet.

Platformens fleksibilitet hjælper også. Medarbejderne kan beslutte, hvilke dokumenter de vil opbevare i skyen, og hvilke de vil gøre tilgængelige offline for nem adgang, når de arbejder eksternt, rejser eller skifter mellem forskellige steder. "Når en koncertsæson er slut, indstiller jeg disse mapper til 'online-online' for at spare plads på mit lokale drev," forklarer Kämpermann. "På den måde bliver min enhed ikke rodet eller løber tør for plads." Men samtidig kan jeg, selv når jeg arbejder offline, åbne vigtige filer på min enhed – uanset om jeg er hjemme, på toget eller under møder med vores partnere.”

Sign hjælper medarbejdere med hurtigt at indsamle underskrifter fra ledelse, kunstnere og samarbejdspartnere med langt mindre frem og tilbage. Før skulle formularer udskrives, underskrives i hånden, scannes og nogle gange sendes med intern post, hvor de nemt kunne blive væk. "Nu kan alle vores dokumenter spores," siger Främbs. "Intet går tabt." Du ved altid præcis, hvor et dokument er, hvem der har underskrevet det, og hvem der ikke har.”

Genafspilning fremskynder også videogennemgange og forenkler samarbejde. Med rammespecifikke kommentarer på den samme fil er feedback lettere at give og forstå, så redigeringer bliver færdige på færre omgange.

Med Dropbox behøvede Elbphilharmonie- og Laeiszhalle-teamet ikke større investeringer i hardware, kølesystemer eller dedikeret plads – investeringer, som de fleste kulturinstitutioner ikke havde råd til. For et team, der administrerer hundredvis af terabyte, forenkler Dropbox ikke kun samarbejdet. Det giver økonomisk mening.