Løsning: Dropbox Dash hjælper Huish med at søge i alle forbundne apps på én gang

Med universelle søgninger i Dropbox Dash kan Stan og de ansatte nu søge efter de nødvendige oplysninger i alle Huishs tilknyttede platforme – Dropbox, OneDrive og Outlook – i ét enkelt søgefelt.

“Vi kan søge ud fra navn, kontonavn, et ord i teksten i en e-mail – nærmest hvad som helst – og finde det, vi skal bruge, bare fra en søgning i Dash,” forklarer Stan. “Dropbox Dash er det bedste værktøj, jeg har set, til at finde data i e-mails.”

Det har haft markant indvirkning på, hvor hurtigt Stan kan gøre sit arbejde, at Huishs informationer nu er tilgængelige på denne måde. Hvis Stan i tiden før Dash havde arbejdet på en fil for år tilbage og ikke kunne huske den nøjagtige platform, hvor filen var gemt, var han nødt til at lede i talrige e-mails og filsystemer i håbet om at finde den. 

Men nu kan Stan finde en projektfil i OneDrive, en samtale i Outlook eller en kontrakt i Dropbox ved hjælp af bare et navn eller et telefonnummer. Desuden kan han filtrere efter platform, hvis han allerede har en idé om, hvor dokumentet er.

“Dropbox Dash sparer mig for flere timer, der ellers ville være brugt på at rode millioner af mapper igennem i forskellige systemer,” fortæller Stan.

Organisationen har også udbredt brugen af Dropbox Dash, så både ingeniør- og regnskabsteams har fået en hurtigere måde at arbejde på.

Når Huishs ingeniørteam laver 3D-diagrammer til forskellige typer dykkerudstyr, har de brug for at finde numre på specifikke dele. Brugen af Dropbox Dash til at søge i hele databaser hjælper med at finde præcis det, de har brug for, ud fra bare et navn eller et ord, og det sætter turbo på arbejdet.

Huishs regnskabsteam oplever lignende resultater. Med Dropbox Dash kan de søge efter kontonumre i alle organisationens oplysninger for at finde fakturaer, der skal betales, uden at kigge millioner af mapper eller e-mails igennem. “Tidligere var regnskabsteamets data ikke særligt godt organiseret, men Dropbox Dash hjælper med at finde alle de oplysninger, de skal bruge, så de kan få lavet mere på mindre tid,” siger Stan.

Da Stan først overvejede Dropbox Dash, var hans primære bekymring databeskyttelse og sikkerhed i organisationen. Eftersom Huish allerede var Dropbox-kunde, implementerede Dash ganske enkelt de samme sikkerhedsforanstaltninger med streng kontrol. Hvis en medarbejder eksempelvis ikke har adgang til en fil, vil filen optræde som tom, når de søger i Dropbox Dash.

Selvom Stan og hans team primært bruger Dropbox Dash til at søge efter filer, bruger de også AI-svarfunktionen til at generere resuméer af projekter. Resuméerne sparer Stan for en masse tid, når han skal have opfrisket tidligere projekter.

Huish-teamet bruger også stakfunktionen til at kategorisere mapper og sitelinks fra forskellige værktøjer på ét sted, hvilket gør det nemmere at dele flere filer på én gang, når man samarbejder om projekter.

I Stan og hans teams proces med at udvide virksomhedens organisatoriske infrastruktur, blandt andet et kontaktcenter, er han sikker på, at Dropbox Dash vil gøre medarbejderne mere effektive og optimere den generelle drift. Stan udtaler: “Dropbox Dash sparer mig og mine teams for værdifuld tid og kræfter ved at gøre informationer tilgængelige på en hurtigere og nemmere måde. Det gør alles arbejde lettere og mere produktivt.”

Resultater: Dropbox Dash sparer tid og forenkler informationer for Huish 

Kortere søgetid
Med universel søgning i Dash kan Huish finde dokumenter på tværs af alle deres apps til fillagring og informationer på få sekunder i én samlet og brugervenlig grænseflade.

Anvendelse i hele virksomheden
Teams i hele Huishs virksomhed kan bruge hurtigere søgninger i deres daglige arbejde – fra it til ingeniørarbejde og regnskab.

Sikkerhed og databeskyttelse på Dropbox-niveau
Dropbox Dash har de samme sikkerhedsprotokoller som Dropbox, så du trygt kan stole på, at alle dine oplysninger bliver beskyttet og kun er tilgængelige for de rigtige personer.