Sådan hjælper Dropbox Australiens første dedikerede pre-seed-fond med at opnå fantastiske resultater
Co Ventures udviklede et system, der giver dem mulighed for at sende og spore fortrolige oplysninger, signere potentielle investorer og vedligeholde en robust historisk database.
“DocSend og Sign passer perfekt til vores arbejdsgange og giver os mulighed for at være mere effektive, sikkert sende oplysninger, som vi ellers ikke ville være trygge ved at dele, og lukke aftaler med investorer.”
Anvendte produkter
Branche
Finansielle services
Størrelse
2-249
Placering
Sydney, Australien
Udfordring: Fortrolige oplysninger, mange investorer, ét stort problem
Co Ventures er placeret midt mellem iværksættere og grundlæggere på den ene side og investorer på den anden. Det betyder, at grundlæggeren Maxine Minter og hendes team havde brug for metoder til at dele fortrolige oplysninger som f.eks. økonomiske prognoser, køreplaner for produkter og markedsfakta. De havde brug for at vide, at de rigtige personer havde adgang til virksomhedsdata, og at de forkerte personer ikke havde, samtidig med at de også kunne holde styr på dokumenterne. Med 14 venturepartnere og et stort community af kommanditselskaber, der foretager 30 investeringer fra en enkelt fond, er “der enorme mængder materiale, der flyver rundt hele tiden,” siger Minter. “Begrænsning af risikoen i forbindelse med indholdet og muligheden for at dele følsomme oplysninger er en meget vigtig prioritet for os.”
Gør underskrifter enkelt
Co Ventures havde også brug for bindende underskrifter, sporing af, hvem der har underskrevet, hvem der mangler at skrive under, og hvem der har set det pågældende dokument. I den hektiske venturekapitalverden kan hastighed og effektivitet være afgørende for, om en investering i den næste milliardvirksomhed gennemføres eller ej, så det kan være mange millioner værd at have en enkel og hurtig metode til at se manglende underskrifter på.
Og med så mange dokumenter, der konstant er i cirkulation, ville et system, der automatisk kategoriserer og arkiverer færdiggjorte dokumenter på det rigtige sted i Co Ventures sky, fjerne travlheden, forhindre versionsproblemer og medvirke til at opretholde en organiseret og sikker database.
“Investering handler virkelig meget om tillid, ikke? En metode til at sende dokumenter på en sikker måde og spore, hvem der ser dem, hjælper med at opbygge og bevare denne vigtige tillid.”
Løsning: DocSend-, Sign- og GSuite-integrationer sørger for, at Co Ventures er koordineret
DocSend-, Sign- og Dropbox GSuite-integrationerne er indbygget i Co Ventures’ daglige arbejdsstrøm og hjælper med at facilitere et mere effektivt flow af følsomme dokumenter.
DocSend bruges mest i fundraisingprocessen, og desuden når vi deler materialer med venturepartnere. Det gør det muligt for Co Ventures at administrere materialer, angive udløbsdatoer og bevare oplysninger i de relevante siloer. Med DocSend kan Minter og hendes medarbejdere være sikre på, at et fortroligt dokument ikke bliver delt åbent eller ved et uheld. De opretter også skabeloner og bruger links til at strømline processer, spare tid og energi og undgå problemer. “DocSend er en metode, vi bruger til at sende materialer professionelt til partnere og potentielle partnere, og materialerne kan nemt gemmes og administreres på vores drev,” siger Minter.
Sign redder dagen
Sign handler om at få gennemført den aftale. “Det er sikkert,” siger Minter. “Det er nemt at uddelegere. Det er virkelig nyttigt, at man ikke er nødt til administrativt at holde øje med, hvem der har skrevet under, hvem der ikke har, og hvem der stadig hænger i bremsen.” Co Ventures-teamet oprettede arbejdsgange, der beskrev, hvad der skal gøres, når en venturepartner ikke har underskrevet et dokument efter et bestemt tidsrum, hvilket effektiviserer opfølgningsprocessen.
Co Ventures kører hundredvis af arbejdsgange hver dag i Notion, i Canva, i Zoom og i mange andre apps. Dropbox GSuite-integrationen hjælper med at spore, forenkle og vedligeholde disse arbejdsgange. “En kontrakt kommer f.eks. fra G GSuite og ind i Sign,” siger Minter. “Når den er underskrevet, ender den automatisk i GSuite igen. Det er så enkelt.”
Resultater: Investorer vindes, og aftaler lukkes nemt
Dropbox-produktpakken har hjulpet Minter og Co Ventures med at lukke deres seneste runde. “De er en virkelig integreret del af den funktion, de udfylder,” siger grundlæggeren. “De gør præcis det, de skal, og derfor er de så nemme at bruge, at jeg ikke behøver at tænke så meget på dem. Jeg bruger ikke tiden på at bekymre om funktionerne. De virker bare.”
Muligheden for at sende en potentiel kunde oplysninger, som tidligere kun ville være blevet delt mundtligt, er uvurderligt. Den detaljerede analyse giver Minter og hendes team mulighed for at skræddersy en opfølgende samtale og salgspræsentation. Hvis den potentielle investor kun har brugt et minut på at se på Co Ventures fondsstrategi, ved Minter, at hun er nødt til at give et overordnet overblik, men hvis de har brugt meget tid på at kigge på dokumentet, kan hurtigere dykke ned i detaljerne.
Aftalen lukkes desuden hurtigere og mere effektivt. Efter et opkald – eller endda under det – kan Minter hente skabelonen til standardaftalen for venturepartnere frem, tilføje nogle vigtige detaljer, sende den og vente på, at det underskrevne dokument kommer tilbage. Endnu en aftale er underskrevet, forseglet og leveret og arkiveret på det rigtige sted.
“Vi har materialer, som vi har, fordi vi bruger DocSend, og som vi ikke ville dele, hvis vi kun havde adgang til en PDF-fil eller et Google Drev-link. Tilliden til, at oplysningerne forbliver fortrolige, øger effektiviteten af vores arbejde.”
Maxine MinterGrundlægger og generel partner hos Co Ventures og Co Lab