Seihou Kensetsu Co., Ltd. bygger "skuffer" til informationsdeling

Udfordring: Inkonsekvent dokumentation koster tid og penge

Seihou Kensetsu Co., Ltd. har en lang erfaring med byggearbejde i Ise City of Mie Prefecture, herunder mange offentlige byggeprojekter. Virksomheden udvikler sin forretning inden for de to søjler anlægsteknik og byggeri. De er særligt dygtige til joint venture-projekter inden for civilingeniørområdet, med omkring ti projekter i drift på et givet tidspunkt.

At lette udvekslingen af ​​dokumenter med bygherrer og underentreprenører er afgørende for at sikre, at on-site processer forløber problemfrit. Seihou Kensetsu stod imidlertid over for visse udfordringer relateret til dette tidligere. På anlægs- og byggepladser udarbejdes et dokument kaldet "byggemødebog". Den beskriver udførligt ønsker fra kunden, det arbejde, der skal udføres, og eventuelle ændringer, der skal foretages. For at arbejdet kan fortsætte, tjekker alle involverede virksomheder og entreprenører bogen, så hvis den er ufuldstændig, vil arbejdet blive forsinket med henblik på bekræftelse og rettelse, hvilket påvirker den samlede byggeperiode.

“Inkonsistensen i fuldstændigheden af ​​byggemødebøger mellem erfarne og yngre medarbejdere var en kilde til bekymring for os. Da der vil blive brugt millioner eller titusinder af yen baseret på dette dokument, er det absolut vigtigt at sikre, at der ikke mangler eller er ufuldstændige detaljer. For at forhindre forsinkelser forårsaget af omarbejde, var det nødvendigt for os at standardisere dokumentation på et højt niveau,” forklarer Mr. Masaaki Nishiyama.

På det tidspunkt oprettede og opbevarede hver person, der var ansvarlig for byggemødebøgerne, dem på deres egen computer, og det var en faktor, der gjorde bøgerne for "personlige". Det, de har brug for, var en måde at dele tidligere dokumenter på i hele virksomheden, så nye medarbejdere kunne lære at oprette dem og bruge de rigtige eksempler. Med dette i tankerne begyndte virksomheden at overveje et system.

Løsning: deling af kollektiv viden på én platform

“On-site afdelingen tager initiativ til at overveje og udvælge, hvilke it-løsninger der skal bruges. Vi, afdelingen for generelle anliggender, er ansvarlige for at foreslå effektive løsninger og støtte deres implementering,” siger hr. Kazuyuki Nishiguchi. Virksomheden brugte denne tilgang i sin undersøgelse.

Da virksomheden skulle bestemme løsningen, forestillede virksomheden sig "skuffer". Hvis tidligere byggemødebøger opbevares i en skuffe, kan enhver frit trække dem ud for at tjekke det korrekte format, når de vil se dem. De troede, at de kunne gøre virksomhedens eksisterende knowhow til et fælles aktiv.

”Når yngre medarbejdere udarbejder dokumenter, kan de også føle sig utilpas ved at bede deres travle seniorer om afklaring. Vi troede, at skuffer ville fjerne sådanne bekymringer,” siger hr. Nishiyama.

Det var dengang, han lærte om Dropbox fra en it-partner. Mr. Nishiyama vidste, at Dropbox kunne arbejde for dem, så snart denne partner beskrev det for ham.

“I begyndelsen havde vi ikke tænkt på at bruge cloud storage, men vi følte, at skyen, som kan tilgås fra hvor som helst, passede godt til vores forretning, da de fleste af vores medarbejdere er ude på arbejdspladser. Det er praktisk at kunne se dokumenter på din smartphone, mens du er på farten og uploade dokumenter, der er oprettet på webstedets kontor,” forklarer Mr. Nishiyama.

En anden fordel ved skyen er, at du også kan gøre din virksomhed papirløs. F.eks. har virksomhedens byggeledere tidligere printet tegninger ud og bragt dem til arbejdspladsen. Nu, hvis alle nødvendige filer er gemt i en Dropbox-mappe og kontrolleret på tablets og smartphones i stedet, kan mængden af ​​trykte materialer reduceres betydeligt. Virksomheden mente, at dette også ville mindske byrden for medarbejderne.

“Løsningen var en øjeblikkelig beslutning, men implementeringen på stedet tog noget tid. Det skyldes, at vi troede, det ville være en for stor byrde for vores medarbejdere, hvis vi pludselig skiftede til et nyt system,” siger hr. Nishiguchi.

Efter at have uddelt konti til alle medarbejdere, ydede afdelingen for generelle anliggender støtte, så hver enkelt medarbejder kunne blive fortrolig med Dropbox i deres eget tempo, uanset om de ønskede at bruge det fuldt ud eller kun delvist i deres arbejde.

Resultater: sparet tid i dokumentforberedelse og fildeling

Seihou Kensetsu har lavet mapper i Dropbox til hver side, hvor medarbejderne kan gemme filer såsom tegninger og byggemødebøger. Virksomheden angiver ikke strenge adgangsrettigheder. I stedet har medarbejdere lov til at tjekke filer på andre arbejdspladser for at øge effektiviteten af ​​disse "skuffer". Mange af de offentlige anlægsopgaver, som virksomheden varetager, er kontraheret af kommuner og statslige instanser. Det betyder, at der er strenge regler for alle indsendte dokumenter. Selvom oprettelsen af ​​en byggemødebog kræver et højt niveau af færdigheder, har antallet af forespørgsler og revisioner i forbindelse med byggemødebøger været faldende, siden virksomheden begyndte at bruge Dropbox.

”Resultatet er, at alle, lige fra veteranmedarbejdere til de mest juniorer, nu kan tjekke den korrekte tilstand af dokumenter og udarbejde en byggemødebog. Det er også nemmere at bede en anden i virksomheden om at foretage rettelser, når den ansvarlige ikke er tilgængelig umiddelbart,” siger hr. Nishiguchi.

Arbejdet i forbindelse med udarbejdelse og revision af materialer og dokumenter er allerede blevet reduceret til omkring 10 timer om måneden. Virksomheden er også på vej mod at være papirløs. I takt med at Dropbox er blevet mere udbredt i virksomheden, er antallet af sager, hvor tegninger og byggemødebøger bliver printet og båret rundt, blevet reduceret. Så arbejdseffektiviteten er også blevet forbedret, da de nyeste filer altid kan tjekkes på en tablet.

”En byggemødebog er en Word-fil på 20 til 30 sider, og i nogle tilfælde afholdes der mere end 200 møder på en enkelt arbejdsplads. Tegningsdata og billeder tages også på stedet, så harddiskkapaciteten på vores computere blev nogle gange overbelastet og træg, især i sidste halvdel af byggeperioden. Adoptionen af ​​Dropbox har også løst det problem,” tilføjer Mr. Nishiyama. 

Fildeling med personer uden for virksomheden er også blevet nemmere. Dette skyldes, at du kan oprette en ekstern delt mappe på Dropbox og få folk til at få adgang til den. For eksempel foregik kommunikationen med underleverandører tidligere ved at sende e-mail-vedhæftede filer og anmode om bekræftelse. Nu bruges mapper til at gøre tingene nemmere og for at sikre, at de nyeste data altid kan tjekkes. For at modtage en fil, som nogen har oprettet, skal den blot uploades til en mappe. 

Fra brugen som en skuffe fuld af knowhow og viden til brugen som en mere alsidig fildelingsplatform: Dropbox vil fortsat understøtte virksomhedens drift.