Mit Dropbox und BBoy City erreicht Breakdance die ganze Welt

Hintergrund

Für Romeo Navarro, einen Feuerwehrmann aus Austin, war Breakdance schon immer ein Ventil, das es ihm ermöglicht hat, sich auszudrücken und der harten Realität der Straßen zu entkommen. 1998 gründete er BBoy City mit den Ziel, Kindern aus benachteiligten Gegenden dieselbe Möglichkeit zu bieten.

Mit Breakdance-Wettbewerben und -Events hilft die Community jungen Tänzern bei der Herausbildung ihrer Fähigkeiten, unterstützt sie und bringt sie in Kontakt. „Wettbewerbe sorgen dafür, dass sich die Kids auf ein Ziel konzentrieren und keine Dummheiten machen. Anfangs gab es noch keine formellen Events, deswegen habe ich BBoy City gegründet.“

Herausforderung: Reibungslose und stressfreie Events auf nationaler Ebene

Bei einem Team mit 20 Mitarbeitern konnte sich BBoy City keine langsamen und umständlichen Prozesse leisten. Das Zusammenstellen von Material für Marketingzwecke und Filmfestivals sowie dessen Organisation waren schwierig. „Wir haben ungeordnete Links erhalten, die sich unmöglich im Blick behalten ließen,“ so Navarro. „All der Content ist nutzlos, wenn man ihn nicht verwenden kann.“

Die administrativen Aufgaben waren ebenfalls aufwendig. Das Team hat Dokumente ausgedruckt, gescannt und zur Unterzeichnung per E-Mail hin und her gesendet, was den Prozess verlangsamt hat.

Der Videobearbeitungsprozess war eine weitere Herausforderung. Das Team musste riesige Dateien herunterladen, nur um sie sich anzusehen. Feedback musste unter Angabe von Timecodes per E-Mail geschickt oder bei einem Telefonat geklärt werden. „Das war umständlich und zeitaufwendig, insbesondere bei der Zusammenarbeit mit Cuttern in anderen Zeitzonen“, erläutert Michael Plaster, BBoy City Media Partner. „Ich habe Stunden damit zugebracht, Dateitransfers, Anmerkungen und die Kommunikation zu koordinieren.“

Als Breakdance 2020 olympisch wurde, wollten plötzlich alle Events organisieren und Teams zusammenstellen. Das Team von BBoy City hat die Herausforderung angenommen und Ausscheidungswettbewerbe sowie Wettkämpfe auf nationaler Ebene organisiert. Damit wurde es umso wichtiger, Einreichungen, Unterschriften und Aufnahmen von Tänzern zu organisieren.

Lösung: Einfache Planung, Unterzeichnung und Freigabe

Navarro führte sein gesamtes Team – von Eventkoordinatoren und Grafikdesignern bis hin zu Sicherheitsleuten und Sanitätern – an Dropbox heran. Heute speichert BBoy City seine gesamten Aufnahmen bei Dropbox – insgesamt sind das bereits 15 Terabyte (oder 500 Stunden) Video. „Bei Dropbox sind alle Dateien bestens organisiert und zugänglich. Das ist ein entscheidender Vorteil“, so Navarro.

BBoy City sammelt bei Dropbox Inhalte von Breakdancern aus aller Welt. Beispielsweise können Eventteilnehmer über QR-Codes Videos einreichen, die direkt in den richtigen Ordnern abgelegt werden. Zudem sammelt BBoy City Videos zu anderen Kulturen, die Tänzer während ihrer Reisen im Ausland aufgenommen haben. 15 Filme wurden für ein Filmfestival in Austin ausgewählt. „Wir haben eine Menge Last-Minute-Einreichungen erhalten. Ich konnte diese unterwegs auf meinem Smartphone durchgehen. Dropbox hat mir geholfen, alles effizient im Griff zu behalten“, kommentiert Scott Eshbaugh, Director BBoy City Film Festival.

Die Teammitglieder arbeiten auch direkt in Dropbox an Filmen zusammen. Der Prozess sieht folgendermaßen aus: Die Kameraleute laden die Aufnahmen auf Dropbox hoch, benennen die Ordner und informieren das restliche Team mithilfe von Sofortbenachrichtigungen. Anschließend macht sich der Cutter an die Arbeit und lädt die finale Version auf Dropbox hoch, damit Feedback eingeholt werden kann.

Das Team von BBoy City kann dann bei Dropbox Replay framegenaue Kommentare hinterlassen. Dank der Integrationen für gängige Schnittsoftware wie Premiere können Cutter mithilfe von Replay-Markern direkt die zu bearbeitenden Stellen aufrufen, ohne lange im Video suchen zu müssen. Mit dem Versionsverlauf und dem direkten Vergleich kann das Team problemlos die besten Bearbeitungen wie beispielsweise unterschiedliche Intros auswählen. Des Weiteren kann das Team unmittelbar Transkripte erstellen, was Zeit spart.

Letztlich verwendet BBoy City noch Dropbox Sign für die Unterzeichnung von Verträgen und Verzichtserklärungen. Bei den Ausscheidungswettkämpfen für die olympischen Spiele konnten die Tänzer Verzichtserklärungen in Bezug auf COVID-19 direkt auf ihren Geräten unterzeichnen. „Dadurch konnten wir die Events völlig kontaktlos halten. Wir waren die Einzigen, die das während der Pandemie geschafft haben“, ergänzt Navarro. Auch Visumsanträge wickelt das Team über Dropbox ab, damit die Einreise von Tänzern und Bewerbern aus dem Ausland problemlos verläuft.

Ergebnisse: schnelle, reibungslose Teamarbeit und globale Reichweite

Dropbox hat sich zum „persönlichen Assistenten“ des Teams entwickelt und organisiert sämtliche Dokumente. Diese müssen nun nicht mehr eingescannt werden. Stattdessen kann Navarro Verträge mit nur wenigen Klicks zur Unterschrift versenden. Die unterzeichneten Dateien werden geordnet gespeichert.

Da monatlich ca. 30 Verträge geschlossen werden, spart BBoy City Zeit bei der Kommunikation mit Künstlern und Bewerbern. „Was früher Tage gedauert hat, dauert heute fünf Minuten“, fügt Navarro hinzu. „Das ist in unserer Branche absolut entscheidend. Dauert die Unterzeichnung von Dokumenten zu lange, verlieren die Teilnehmer unter Umständen das Interesse an der Teilnahme an unseren Events.“

Das Team von BBoy City verfügt über einen einzigen, strukturierten Bereich für den Austausch von Dateien und kann über diesen reibungslos mit Kollegen, Partnern und Chaptern im Ausland zusammenarbeiten. Alle Beteiligten erhalten Sofortbenachrichtigungen über abgeschlossene Aufgaben oder hochgeladene Dateien und sind damit stets auf dem Laufenden. „Es ist, als wären alle in unmittelbarer Nähe, selbst wenn sie sich in Wirklichkeit am anderen Ende der Welt befinden. Dateien, Inhalte und Dokumente sind sofort verfügbar – ohne Zwischenschritte und Verzögerungen“, ergänzt Navarro.

Dank dieser vereinfachten Zusammenarbeit konnte BBoy City seine globale Reichweite durch Events vergrößern, die Jugendlichen einen sicheren Raum für Breakdance ohne Angst vor Diskriminierung bieten. In den Chaptern finden nun junge Menschen aus Europa, Asien und Südamerika zueinander. „Dass die Disziplin jetzt olympisch ist, wird das Interesse an Breakdance noch weiter steigern. Für die komplexere Logistik und die Organisation von noch mehr Inhalten benötigen wir Dropbox“, schließt Navarro. „Dadurch können wir Kindern Orientierung bieten, ihnen helfen, die Welt zu bereisen und aus ihren Herausforderungen Erfolge zu machen.“