Crunch Fitness verbessert die Zusammenarbeit und macht Fitness zugänglicher
Crunch Fitness hat veraltete, lokale Dateispeicherlösung durch Dropbox ersetzt. Damit erhalten 600 Fitnessstudios einen zentralen Ort für die sichere Speicherung und Freigabe von Inhalten. Das Ergebnis: reibungslosere Zusammenarbeit, schnellerer Zugriff und über 50.000 US-Dollar an Einsparungen im IT-Bereich.
80 %
weniger
IT-Supportanfragen
50.000 $
Einsparungen pro Jahr
bei den Wartungskosten
Sekunden statt Stunden
Schnellere
Wiederherstellung von Dateien
Verwendete Produkte
Dropbox, Dash, DocSend, Replay
Branche
Fitness
Größe
über 1000
Ort
New York, USA
„Früher konnte die Wiederherstellung von Dateien Stunden oder sogar Tage dauern. Mit Dropbox sind es nur wenige Sekunden. Es ist beruhigend zu wissen, dass unsere Daten jederzeit geschützt sind.“
Hintergrund
Bei Crunch Fitness steht Inklusion im Mittelpunkt – für die Millionen von Mitgliedern an über 600 Standorten gilt eine Unternehmensphilosophie, in der Vorurteile keinen Platz haben. Das Unternehmen bietet einzigartige Gruppenfitnesskurse und Personal Training in seinen über 600 Studios sowie Online- und virtuelle Programme an. So macht Fitness Spaß und ist gleichzeitig zugänglich.
Herausforderung: Teams ohne Kontakt untereinander und veraltete Tools
Durch das Wachstum von Crunch Fitness wurden lokale Dateispeicherlösungen zum Problem. Unternehmens- und Franchiseteams tauschten Dateien per E-Mail aus, was häufig Probleme mit der Versionsverwaltung zur Folge hatte. Mitarbeiter im Home-Office hatten keinen Zugriff auf Dateien, die auf Servern an den Standorten gespeichert waren. Der Transfer großer Mediendateien war langsam. Die IT-Wartung war stets aufwendig, da Backups manuell erstellt und häufig Sicherheitspatches angewendet werden mussten.
„Durch den Wechsel zu Dropbox haben wir Zehntausende Dollar pro Jahr gespart und profitieren zugleich von einer skalierbaren, effizienten Lösung.“
William SchellhaasVice President of Technology Infrastructure bei Crunch FitnessLösung: eine Single-Source-of-Truth
Crunch wechselte zu Dropbox, nachdem während des Hurrikans Sandy ein schwerer Stromausfall den Zugriff auf wichtige Dateien unmöglich gemacht hatte. Die Umstellung erfolgte zunächst beim Kreativteam und anschließend im gesamten Unternehmen. Da Dropbox die Anforderungen gemäß HIPAA erfüllte, erhielt das Unternehmen eine sichere Lösung.
Heute finden Unternehmensteams und Franchisenehmer Ressourcen in einer einzigen Umgebung. Damit sind die Dateien stets organisiert und leicht zugänglich. Die unkomplizierten Links vereinfachen die Freigabe. Integrierte Sicherheitsfeatures wie Data Loss Prevention, Zugriffskontrollen und Verschlüsselung gewährleisten die Sicherheit der Dateien.
Crunch Fitness nutzt zudem DocSend zur sicheren Freigabe von aktualisierter Designs an Franchisenehmer. So gibt es weder Probleme mit veralteten Versionen noch mit unbefugtem Zugriff. „Wir können einen Passwortschutz und Ablaufdaten festlegen“, so Nobel Kekele, Systemadministrator bei Crunch Fitness. „Wir können zudem im Blick behalten, wann ein Dokument geöffnet wird, wie viel Zeit jemand damit verbringt und sogar, welche Abschnitte gelesen werden.“ Diese Erkenntnisse helfen bei der Kontrolle der Franchisenehmer – wenn ein wichtiges Dokument nicht geöffnet wird, weiß das Team, dass es nachfassen muss.
Crunch Fitness hat außerdem Dropbox Replay eingeführt. Dieses Tool beschleunigt mit Echtzeit-Feedback und reibungsloser Zusammenarbeit zwischen Editors, Trainern und Managern die Bearbeitung von Videos für Online-Workouts.
Ergebnisse: reibungslose Zusammenarbeit, weniger IT-Aufwand
Mit Dropbox hat Crunch seine 600 Fitnessstudios verknüpft. Teams können nun im gesamten Unternehmen ohne Verzögerungen oder Unklarheiten auf Inhalte zugreifen, diese teilen und verwalten.
Dadurch wurden Einsparungen erzielt, darunter 50.000 Dollar pro Jahr für die Speicherwartung und 150.000 Dollar für System-Upgrades. Die Kostenvorteile sind sogar noch bedeutender, wenn man die Zeitersparnis und die Produktivitätssteigerung berücksichtigt.
Die Belegschaft kann nun von überall aus arbeiten und über Smartphones auf Dokumente zugreifen.
- Das Abrufen von Dateien dauert statt Stunden nur noch Sekunden.
- Mitarbeiter können von jedem Standort und Gerät aus auf alles Notwendige zugreifen.
- Übergangsphasen, beispielsweise bei Umzügen oder Übernahmen, sind einfacher geworden.
Das IT-Team muss zudem weniger Zeit für Wartung und Mitarbeitersupport aufwenden.
- Die Anzahl der IT-Supportanfragen aufgrund von verlorenen Dateien oder Zugriffsproblemen ist um 80 % zurückgegangen.
- Versionskontrolle und Backup erfolgen automatisch, sodass sich die IT-Abteilung auf Wichtigeres konzentrieren kann.
- Admins können Vorgängerversionen unmittelbar wiederherstellen (weniger Schreckmomente).
Crunch Fitness testet derzeit Dropbox Dash und verknüpft die Lösung mit SharePoint, OneDrive, Microsoft 365, Slack, GitHub, Smartsheet usw. Dank der KI-Suche finden Teams Inhalte schneller. Schellhaas hofft, dass dies die Zusammenarbeit reibungsloser und besser macht.
