Die Elbphilharmonie und die Laeiszhalle vereinfachen mit Dropbox und Dropbox Sign sowohl die Freigabe als auch Signaturen.

Hintergrund

In der Elbphilharmonie und der Laeiszhalle, zwei von Hamburgs renommiertesten Kulturinstitutionen, gleicht kein Abend dem anderen. Mit bis zu fünf Konzerten pro Tag, bei denen von weltberühmten Solisten bis hin zu jungen Ensembles alles vertreten ist, erfordert jede Aufführung eine ganze Reihe von Materialien: Künstlervereinbarungen, Programmhefte, Marketingmaterialien, Tech Rider und kurzfristige Aktualisierungen.

Teams wechseln in rasantem Tempo zwischen Projekten. Bei so vielen zu beachtenden Variablen müssen Vorgaben unbedingt eingehalten werden.

Herausforderung: Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit in Einklang bringen

Das Team der Elbphilharmonie und der Laeiszhalle hatte vom ersten Tag an das Ziel, ein übersichtliches und gut organisiertes System zur Speicherung und Freigabe von Assets zu schaffen. Dieses musste jedoch die richtige Balance für die zahlreichen Beteiligten bieten, von den Festangestellten über Freiberufler bis hin zu Designagenturen. Das System sollte einfach genug für alle Beteiligten sein sowie zugleich sicher und zuverlässig genug für den Schutz von Markenidentität und sensiblen Daten.

„Wir arbeiten mit einer extrem vielfältigen Gruppe externer Partner zusammen, viele davon aus dem Kreativbereich. Sie haben keine Zeit, sich mit komplexen Systemen vertraut zu machen“, so Melanie Kämpermann, Leiterin der Bereiche Marketing, Kommunikation und Vertrieb der Elbphilharmonie und der Laeiszhalle.

Daher mussten alle zu spezifischen oder komplizierten Lösungen ausgeschlossen werden. Außerdem mussten die Berechtigungen sorgfältig erwogen werden: Wer darf was anzeigen? Wie sollen Teams Dateien austauschen? Wie lässt sich beim Wechsel der Shows sicherstellen, das Klarheit über gültige Versionen besteht? Und wie lassen sich die Verzögerungen beseitigen, die sich aus der manuellen Ausfertigung und Unterzeichnung von Verträgen mit Künstlern, Agenturen und Partnern weltweit ergeben?

Lösung: eine für alle Beteiligten geeignete Struktur

Das Team nutzte Dropbox bereits, während die Elbphilharmonie sich noch im Bau befand. Dank der Unterstützung durch Dropbox bei der Einführung war die Lösung schnell einsatzbereit. „Bei Fehlern oder Fragen haben wir sofort die richtigen Antworten erhalten. Der Support war schnell und effektiv. Das hat wirklich einen Unterschied gemacht“, so Ingo Främbs, stellvertretender Leiter der IT bei der Elbphilharmonie und der Laeiszhalle. „Heute haben wir 260 Dropbox-Nutzer.“

Ebenfalls ausschlaggebend bei der Entscheidung für Dropbox war die Benutzerfreundlichkeit für Kreativpartner. „Die Ordnerstruktur in Dropbox entspricht der, die sie von ihren Computern gewohnt sind“, so Främbs. „Die meisten unserer Partner nutzen Dropbox ohnehin. Daher gibt es nichts zu erklären. Sie können sofort einsteigen.“

In den beiden Konzerthäusern sind fast 200 Terabyte an Inhalten in einem strukturierten Ordnersystem gespeichert, das den europäischen und deutschen Datenschutzbestimmungen entspricht. Das System enthält alles, von Marketingmaterialien und Pressemappen bis hin zu Verträgen und Produktionsdateien. „Die Sicherheit war der Hauptgrund, aus dem wir uns für Dropbox entschieden haben. Der erste große Meilenstein war der Umzug der Dropbox-Rechenzentren nach Europa“, so Främbs.

Mitarbeiter gewähren externen Partnern über einfache Links Zugriff auf einzelne Dateien oder ganze Ordner. Bei Abstimmungsfehlern, beispielsweise wenn zwei Personen dieselbe Datei bearbeiten, kann das Team anhand des Versionsverlaufs genau nachvollziehen, was wann geändert wurde, sodass sich das Problem schnell beheben lässt und das Team auf Kurs bleibt.

Das Team nutzt zudem Dropbox Replay für Video-Reviews. Des Weiteren werden mit Sign Verträge digital signiert und automatisch im selben System gespeichert, sodass sich alle Inhalte nachverfolgen lassen und an einem Ort verfügbar sind.

Ergebnisse: Klarheit, Flexibilität und Kontrolle für ein dynamisches Team

Mit einer übersichtlichen Ordnerstruktur sind Dateien einfach auffindbar. Niemand muss mehr Anhänge versenden oder Posteingänge durchforsten, da alle Beteiligten wissen, wo was zu finden ist, sodass die Zusammenarbeit mit externen Teams reibungslos verläuft. Außerdem ist die Freigabe sicherer. Teams können Zugriff ausschließlich auf bestimmte Inhalte gewähren.

Auch die Flexibilität der Plattform ist hilfreich. Mitarbeiter können selbst entscheiden, welche Dokumente in der Cloud gespeichert und welche offline verfügbar gemacht werden sollen. Damit ist einfacher Zugriff bei der Arbeit im Homeoffice, auf Geschäftsreisen oder beim Wechsel zwischen Veranstaltungsorten gewährleistet. „Sobald eine Konzertsaison beendet ist, lege ich diese Ordner auf ‚Nur online‘ fest. Damit habe ich mehr Speicherplatz auf meiner lokalen Festplatte zur Verfügung“, erläutert Kämpermann. „So bleibt mein Gerät übersichtlich und ich habe immer genügend Platz. Dabei kann ich, selbst wenn ich offline arbeite, wichtige Dateien auf meinem Gerät öffnen – ob zu Hause, im Zug oder in einem Meeting mit Partnern.“

Sign hilft Mitarbeitern, Signaturen von Führungskräften, Künstlern und weiteren Beteiligten einzuholen – schnell und mit deutlich weniger Hin und Her. Früher mussten Formulare ausgedruckt, handschriftlich unterschrieben, gescannt und mitunter per Hauspost versendet werden, wobei sie leicht verloren gingen. „Jetzt können wir all unsere Dokumente im Blick behalten“, so Främbs. „Nichts geht verloren. Es ist stets klar, wo sich ein Dokument befindet, wer es unterzeichnet hat und wer nicht.“

Replay beschleunigt zudem auch Video-Reviews und vereinfacht die Zusammenarbeit. Mit framegenauen Kommentaren in derselben Datei lässt sich Feedback leichter bereitstellen und umsetzen. Damit ist die Bearbeitung in weniger Durchgängen abgeschlossen.

Dank Dropbox musste das Team der Elbphilharmonie und der Laeiszhalle nicht umfassend in Hardware, Kühlsysteme oder spezielle Räumlichkeiten investieren. Hierbei handelt es sich um Investitionen, die sich die meisten Kultureinrichtungen nicht leisten können. Dropbox vereinfacht bei einem Team, das Hunderte von Terabytes verwaltet, nicht nur die Zusammenarbeit: Dropbox ist auch unter finanziellen Gesichtspunkten sinnvoll.