Hintergrund

Heck ist die Adresse für hochwertige Produktion, Postproduktion, Animation und entsprechendes Motion Design. Da das Team komplett remote arbeitet, lassen sich Projekte nur mit schnellen und zuverlässigen Cloud-Plattformen zum Erfolg führen.

Anfangs nutzte Heck zur Verwaltung von Dokumenten und umfangreichen Produktionsdateien Google Drive. Im Zuge des Unternehmenswachstums wurde jedoch die Erforderlichkeit einer umfassenderen Lösung deutlich.

Herausforderung: Optimierung des Kreativworkflows

Drive verursachte deutliche „Reibungsverluste“. Beim Hoch- und Herunterladen von Rohvideos kam es regelmäßig zu Verzögerungen, sodass sich Tausende Assets in Warteschlangen stauten.

„Wir bewegen mehrere Terabyte pro Woche“, so Phillip Goodwin, Gründer und CEO von Heck. „Ordner wurden fälschlicherweise als synchronisiert angezeigt. Dateien gingen verloren und wenn ein Ordner nicht verfügbar war, kam das gesamte Projekt zum Stillstand.“

Das Team von Heck musste auf Behelfslösungen wie die Arbeit über Browser oder den physischen Versand von Aufnahmen zurückgreifen, um Verzögerungen durch die Cloud zu umgehen. Obwohl diese vorübergehenden Lösungen funktionierten, hatten sie verpasste Fristen, Verwirrung bei Kunden und Sicherheitsrisiken zur Folge. 

Auch bei den Review-Zyklen fehlte der Zusammenhang, da bei den eingesetzten Drittanbieter-Tools das Feedback nicht mit den Quelldateien verknüpft war. Gleichzeitig war die Suche nach Dateien aufgrund der schieren Menge an Assets extrem zeitaufwendig.  

„Der Prozess war kompliziert und fragil. Wir haben viel zu viel Zeit damit verbracht, die Tools zum Laufen zu bringen, statt Videos zu machen“, erläutert Goodwin. „Ist das Gewünschte nicht schnell gefunden, fragen sich die Kunden, ob man überhaupt organisiert ist. Bei Kreativservices leidet dadurch das Vertrauen.“

Lösung: ein einheitliches System zur Optimierung von Remote-Workflows

Goodwin hat Dropbox jahrelang erfolgreich als Freelancer genutzt. Daher stellte sich die Frage, ob es nicht möglich wäre, mit Dropbox auch die Probleme mit den Remote-Workflows von Heck zu beseitigen.

Nach dem ersten Projekt war klar, dass Dropbox die für Heck erforderliche Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit bot.

„Es hat vom ersten Test an einfach funktioniert“, so Goodwin. „Wir haben im gesamten Unternehmen auf Dropbox umgestellt und es nie bereut.“

Im Anschluss an die Umstellung lief alles wie am Schnürchen. Das Team von Heck verteilt sich auf mehr als 30 Länder. Häufig sind an einem einzigen Projekt Dutzende Mitarbeiter beteiligt. Die Berechtigungstools von Dropbox sorgen ortsunabhängig für sicheres Onboarding und problemlosen Dateizugriff.

Das Team setzte mit Dropbox Dash innerhalb kurzer Zeit einen KI-Kollegen ein, der alle Anwendungen wie Slack, Gmail und Notion an einem Ort verknüpft. Mit Dash erhält das Team die dringend erforderliche Universalsuche für den gesamten Kreativworkflow und die Projektkalender.

„Mit Dash ist das Gesuchte innerhalb von Sekunden zur Hand“, so Goodwin. „Ich habe nach ‚Golden Gate Bridge‘ gesucht und unter Tausenden sofort genau die benötigte Datei gefunden. Dash wusste schon vor mir, was ich wollte.“

Ergänzend führte das Team intelligente Content-Hubs, sogenannte Stacks ein, die sich freigeben lassen und die Erstellung von Moodboards, Pitch Decks und Paketen für die Lieferung an Kunden ermöglichen. „Das ist wie eine integrierte, unkomplizierte Kreativplattform“, so Goodwin.

Reviews erfolgen bei Heck jetzt in Dropbox Replay. Dieses Tool für gemeinsame Review- und Genehmigungsprozesse ist unmittelbar mit Dropbox-Ordnern verknüpft und ermöglicht dem Team den einfachen Austausch von Dateien mit Erstellern und die problemlose Einholung von Kundenfeedback. Da sich alles an einem Ort befindet, können die Teams von Heck unmittelbar zur nächsten Überarbeitungsrunde übergehen.

Ergebnisse: Skalierung für die weltweite Tätigkeit

Im Anschluss an die Stabilisierung der Prozesse konnte Heck sich auf Wachstum statt auf Fehlerbehebung konzentrieren.

Dropbox hat seinen Wert bei einer der bis dato größten und komplexesten Kampagnen von Heck unter Beweis gestellt: einem Projekt mit über 300 Videos, die in 17 Sprachen in 30 Länder geliefert wurden. „Mit Dropbox sind alle jederzeit auf dem gleichen Stand und der Kunde hat stets den Überblick. Das ist ein erheblicher Vorteil“, so Goodwin. So konnte das Unternehmen seinen Workflow wie schon immer gewünscht optimieren und zugleich ein besseres Kundenerlebnis bieten.

Am wichtigsten ist jedoch, dass das Team mit Dropbox sein Bestes für die Kunden geben kann. „Mit Dropbox arbeitet unser Remote-Team vernetzt, organisiert und schnell“, so Goodwin. „Das ist alles, worauf es ankommt.“