Huish Outdoors spart mit Dropbox Dash Stunden bei der Suche nach Dokumenten
Die Suche nach Dateien und Dokumenten in den zahlreichen von Huish genutzten Tools dauerte Stunden. Mit Dropbox Dash können die Teams von Huish alle verknüpften Apps nach einzelnen Begriffen oder Nummern durchsuchen und sparen dadurch wertvolle Zeit.
„Dank Dropbox Dash muss ich nicht mehr Stunden damit verbringen, zahllose Ordner in verschiedenen Systemen zu durchforsten.“
Verwendete Produkte
Dropbox, Dash
Branche
Fertigung
Größe
250–999
Ort
Salt Lake City, Utah, USA
Herausforderung: Fragmentierte Daten haben Huish ausgebremst
Stan Ferguson, Leiter der IT-Abteilung bei Huish Outdoors, hat während seiner IT-Karriere bei einigen der größten Unternehmen der Welt gearbeitet. Hierbei hat er die Erkenntnis gewonnen, dass mangelnde Dateiorganisation in den meisten Unternehmen ein weit verbreitetes Problem darstellt.
Bei Huish, einem weltweit tätigen Hersteller von Tauchausrüstung, wurde dieses Problem besonders deutlich. „Wir haben 250 Mitarbeiter in Italien, Vietnam, Kanada und den USA. Alle gehen die Speicherung und Organisation unterschiedlich an. Das ist mitunter ziemlich chaotisch“, erläutert Stan.
Die Mitarbeiter gingen jedoch nicht nur unterschiedlich bei der Dateispeicherung vor, sondern verwendeten auch unterschiedliche Tools wie SharePoint, One Drive, Outlook, Dropbox usw. Folglich mussten die Mitarbeiter jedes Tool einzeln nach den gewünschten Informationen durchsuchen – was mitunter Stunden dauerte.
Huish Outdoors wollte, dass seinen Mitarbeitern die benötigten Informationen zeitnah zur Verfügung stehen, ohne dass die Suche wichtige betriebliche Aufgaben verzögert.
Eine mögliche Lösung bestand in der Migration sämtlicher Daten von Huish in ein einziges Speicher-Tool. Hierfür wäre jedoch eine zeitintensive Datenmigrationen und die Schulung der Mitarbeiter in Bezug auf neue Tools und Prozesse erforderlich gewesen.
Doch dann entdeckte Stan Dropbox Dash.
„Dropbox Dash spart mir und meinen Teams viel Zeit und Mühe, da Informationen schneller und einfacher zugänglich sind. Die Arbeit ist jetzt in allen Bereichen einfacher und produktiver – von der IT über die Entwicklung bis hin zur Buchhaltung.“
Lösung: Mit Dropbox Dash kann Huish alle verknüpften Apps gleichzeitig durchsuchen
Mit der universellen Suche von Dropbox Dash finden Stan und seine Mitarbeiter nun Informationen auf allen von Huish genutzten Plattformen – Dropbox, OneDrive, Outlook – mithilfe einer einzigen Suchanfrage.
„Mit der Dash-Suche könne wir E-Mails nach praktisch allem durchsuchen – Namen, Kontonummern oder Wörtern im Text“, erläutert Stan. „Dropbox Dash ist das beste Tool zum Durchsuchen von E-Mail-Inhalten, das ich kenne.“
Dank dieser Verfügbarkeit von Informationen bei Huish kann Stan seine Arbeit wesentlich schneller erledigen. In Zeiten ohne Dash musste Stan, wenn er sich nicht genau erinnern konnte, auf welcher Plattform Dateien vor Jahren abgelegt wurden, mitunter zahllose E-Mails und Dateisysteme durchsuchen.
Jetzt kann Stan einfach anhand eines Namens oder einer Telefonnummer schnell Projektdateien bei OneDrive, Threads in Outlook oder Verträge bei Dropbox aufrufen. Hat er eine Vorstellung davon, wo sich eine Datei befindet, kann er auch nach Plattform filtern.
„Dank Dropbox Dash muss ich nicht länger Stunden damit verbringen, zahllose Ordner in verschiedenen Systemen zu durchforsten“, erläutert Stan.
Dropbox Dash wird jetzt im gesamten Unternehmen eingesetzt, wodurch auch die Entwicklungsabteilung und die Buchhaltung von schnelleren Arbeitsabläufen profitieren.
Das Entwicklerteam von Huish benötigt für 3D-Darstellungen von Tauchausrüstung spezifische Teilenummern. Mit Dropbox Dash lassen sich ganze Datenbanken durchsuchen, sodass das Gewünschte anhand eines Namens oder eines Begriffs ermittelt werden kann. Das beschleunigt die Arbeit erheblich.
Die Buchhaltungsabteilung von Huish verzeichnet ähnliche Ergebnisse. Mit Dropbox Dash kann das Team die gesamten Unternehmensdaten nach Kontonummern durchsuchen, um ausstehende Rechnungen zu ermitteln, ohne zahllose Ordner oder E-Mails durchgehen zu müssen. „Die Buchhaltungsdaten waren früher nur unzureichend organisiert. Dropbox Dash hilft uns jedoch dabei, alle benötigten Informationen zusammenzutragen, sodass die Abteilung in kürzerer Zeit mehr erledigen kann“, so Stan.
Als Stan erstmals auf Dropbox Dash aufmerksam wurde, war sein Hauptanliegen, die unternehmensweite Wahrung von Datenschutz und Sicherheit. Da Huish bereits Dropbox-Kunde war, wurden bei Dash einfach dieselben Sicherheitsvorkehrungen und strengen Kontrollmaßnahmen übernommen. Hat ein Mitarbeiter beispielsweise keinen Zugriff auf eine Datei, werden für diese bei der Suche über Dropbox Dash keine Ergebnisse angezeigt.
Stan und sein Team nutzen Dropbox Dash hauptsächlich für die Suche nach Dateien, verwenden jedoch auch das Feature für KI-Antworten zur Erstellung von Projektzusammenfassungen. Diese Zusammenfassungen sparen Stan Zeit, wenn er sich über ältere Projekte informieren muss.
Das Team von Huish nutzt außerdem das Stacks-Feature zur Gruppierung und Verknüpfung von Ordnern und Sitelinks aus verschiedenen Tools an einem Ort, was bei der Zusammenarbeit an Projekten das gleichzeitige Teilen mehrerer Dateien vereinfacht.
Stan und sein Team bauen die Infrastruktur des Unternehmens unter anderem durch ein Kundendienstcenter weiter aus. Er ist zuversichtlich, dass Dropbox Dash die Effizienz der Mitarbeiter steigern und den Gesamtbetrieb verbessern wird. Stan erläutert: „Dropbox Dash spart mir und meinen Teams viel Zeit und Mühe, da Informationen schneller und einfacher zugänglich sind. Die Arbeit ist jetzt in allen Bereichen einfacher und produktiver.“
Ergebnisse: Huish spart dank Dropbox Dash und profitiert von einfacherem Datenmanagement
Schnellere Suche
Mit der universellen Dash-Suche findet Huish Dokumente in allen genutzten Dateispeicher- und Informations-Apps blitzschnell über eine einzige, benutzerfreundliche Oberfläche.
Anwendung im gesamten Unternehmen
Teams bei Huish nutzen die schnellere Suche bei der täglichen Arbeit, von der IT über die Entwicklung bis hin zur Buchhaltung.
Sicherheit und Datenschutz auf Dropbox-Niveau
Dropbox Dash nutzt dieselben Sicherheitsprotokolle wie Dropbox. All Ihre Informationen sind damit zuverlässig geschützt und nur für die richtigen Parteien verfügbar.
„Dropbox Dash ist das beste Tool zum Durchsuchen von E-Mail-Inhalten, das ich kenne.“
Peter FergusonLeiter der IT-Abteilung bei Huish Outdoors