Seihou Kensetsu Co., Ltd. schafft „Schubladen“ für die Informationsfreigabe

Herausforderung: Zeitverschwendung und Kosten aufgrund von inkonsistenter Dokumentation

Seihou Kensetsu Co., Ltd. hat langjährige Erfahrung im Baugewerbe in der Stadt Ise in der Präfektur Mie gesammelt, unter anderem bei zahlreichen öffentlichen Bauprojekten. Das Unternehmen erweitert seine beiden Geschäftsbereiche, Hoch- und Tiefbau, stetig. Mit derzeit etwa zehn laufenden Projekten liegt der Schwerpunkt des Unternehmens auf Joint-Ventures im Tiefbau.

Für den reibungslosen Ablauf auf der Baustelle muss der Austausch von Dokumenten mit Bauherren und Unterauftragnehmern problemlos funktionieren. In der Vergangenheit war Seihou Kensetsu hierbei jedoch mit mehreren Herausforderungen konfrontiert. Im Hoch- und Tiefbau wird ein Dokument erstellt, das als „Baubesprechungsbuch“ bezeichnet wird. In diesem werden die Anforderungen des Bauherrn, die auszuführenden Arbeiten und eventuell erforderliche Änderungen ausführlich festgehalten. Alle beteiligten Unternehmen und Auftragnehmer verlassen sich bei der Ermittlung der nächsten Schritte auf dieses Buch. Ist es unvollständig, verzögern sich die Arbeiten, da Bestätigungen und Korrekturen erforderlich sind. Dadurch verlängert sich die Bauzeit insgesamt.

„Eines unserer Probleme waren die Unterschiede bei der Vollständigkeit von Baubesprechungsbüchern, die von erfahrenen Mitarbeitern erstellt wurden, und solchen von weniger erfahrenen. Auf der Grundlage dieses Dokuments werden oft mehrere Millionen Yen ausgegeben. Aus diesem Grund muss es unbedingt genau und vollständig sein. Wir mussten einen hohen Dokumentationsstandard gewährleisten, um Verzögerungen aufgrund von Nacharbeiten zu vermeiden“, so Masaaki Nishiyama.

Früher haben die zuständigen Mitarbeiter Baubesprechungsbücher auf ihren eigenen Computern gespeichert. Das hatte zur Folge, dass diese zu „personalisiert“ waren. Daher benötigte das Unternehmen eine Möglichkeit, die Dokumentation abgeschlossener Projekte unternehmensweit freizugeben, damit neue Mitarbeiter diese als Beispiel für die richtige Erstellung verwenden können. Ausgehend von diesem Gedanken hat das Unternehmen ein System entwickelt.

Lösung: Freigabe von Wissen auf einer Plattform

„Die Prüfung und Auswahl der zu verwendenden IT-Lösungen erfolgt zentral im Unternehmen. Wir schlagen als Abteilung für allgemeine Angelegenheiten wirksame Lösungen vor und betreuen deren Umsetzung“, so Kazuyuki Nishiguchi. Das Unternehmen nutzte diese Herangehensweise auch hier.

„Schubladen“ waren die Lösung, die dem Unternehmen vorschwebte. Wenn die Baubesprechungsbücher zu abgeschlossenen Projekten in einer Schublade aufbewahrt werden, haben alle unmittelbaren Zugriff darauf und können sich über das korrekte Format informieren. So lässt sich das im Unternehmen vorhandene Know-how als gemeinsamer Vorteil nutzen.

„Jüngeren Mitarbeitern ist es bei der Ausfertigung der Dokumentation unter Umständen unangenehm, vielbeschäftigte Vorgesetzte um Rat zu bitten. Die Schubladen sollten dieses Problem beseitigen“, so Nishiyama.

Ein IT-Partner machte ihn dann auf Dropbox aufmerksam. Nishiyama war sofort klar, dass Dropbox die Anforderungen des Unternehmens erfüllt.

„Cloud-Speicher hatten wir ursprünglich überhaupt nicht auf dem Schirm. Jedoch passt die Cloud mit der Möglichkeit zum Zugriff von überall aus gut zu unserem Unternehmen, da die meisten unserer Mitarbeiter vor Ort auf den Baustellen sind. Es ist praktisch, Dokumente unterwegs auf dem Smartphone abrufen und im Büro auf der Baustelle erstellte Dokumente hochladen zu können“, erläutert Nishiyama.

Ein weiterer Vorteil der Cloud ist, dass das Unternehmen papierlos arbeiten kann. Früher haben die Bauleiter des Unternehmens beispielsweise Zeichnungen ausgedruckt und mit zur Baustelle genommen. Heute sind alle erforderlichen Dateien in einem Dropbox-Ordner gespeichert und können auf Tablets und Smartphones abgerufen werden. Die Menge an Ausdrucken reduziert sich dadurch deutlich. Das Unternehmen sah darin zudem die Möglichkeit zur Verringerung der Arbeitsbelastung.

„Die Entscheidung über die Lösung fiel unmittelbar. Die Umsetzung nahm jedoch ein wenig Zeit in Anspruch. Wir wollten nicht unvermittelt auf ein neues System umsteigen und damit eine zusätzliche Belastung für unsere Mitarbeiter schaffen“, so Nishiguchi.

Zunächst wurden Konten für sämtliche Mitarbeiter erstellt. Anschließend hat die Abteilung für allgemeine Angelegenheiten die Mitarbeiter dabei unterstützt, sich in ihrem eigenen Tempo mit Dropbox vertraut zu machen, unabhängig davon, ob Dropbox für alle oder nur einen Teil der jeweiligen Aufgaben eingesetzt werden sollte.

Ergebnisse: Zeitersparnis bei der Ausfertigung und Freigabe der Dokumentation

Seihou Kensetsu hat für jede Baustelle einen Dropbox-Ordner angelegt, in dem die Mitarbeiter Dateien wie Zeichnungen und Baubesprechungsbücher speichern können. Das Unternehmen legt keine strengen Zugriffsberechtigungen fest. Mitarbeiter an anderen Einsatzorten dürfen die Unterlagen einsehen, was die Wirksamkeit dieser „Schubladen“ erhöht. Viele der öffentlichen Bauaufträge, die das Unternehmen ausführt, werden von Gemeinden und Behörden in Auftrag gegeben. Bei diesen unterliegt die Dokumentation strengen Regelungen. Obwohl die Erstellung eines Baubesprechungsbuchs viel Fachwissen erfordert, ist die Anzahl der Anfragen und Überarbeitungen im Zusammenhang mit Baubesprechungsbüchern rückläufig, seit das Unternehmen Dropbox einsetzt.

„Im Endeffekt haben jetzt sämtliche Mitarbeiter, von den erfahrensten bis hin zu den jüngsten, Zugriff auf korrekte Dokumentationen und können Baubesprechungsbücher erstellen. Außerdem ist es einfacher, andere Personen im Unternehmen Korrekturen vornehmen zu lassen, wenn der Verantwortliche nicht unmittelbar verfügbar ist“, so Nishiguchi.

Der Aufwand für die Ausfertigung und Überarbeitung von Materialien und Dokumenten hat sich bereits auf etwa 10 Stunden pro Monat verringert. Zusätzlich ist das Unternehmen auf dem Weg zum papierlosen Betrieb. Dank Dropbox müssen im Unternehmen seltener Zeichnungen und Baubesprechungsbücher ausgedruckt und mitgenommen werden. Auch die Arbeitseffizienz hat sich verbessert, da die aktuellen Dateien stets auf einem Tablet zur Verfügung stehen.

„Ein Baubesprechungsbuch ist eine Word-Datei mit 20 bis 30 Seiten und mitunter erfolgen auf einer Baustelle bis zu 200 Besprechungen. Dass vor Ort auch Zeichnungen und Bilder aufgenommen werden, hat die Festplattenkapazität unserer Computer vor allem in der zweiten Hälfte der Bauzeit mitunter strapaziert und zu Leistungseinbußen geführt. Die Einführung von Dropbox hat auch dieses Problem beseitigt“, ergänzt Nishiyama. 

Die Dateifreigabe an Unternehmensexterne ist ebenfalls einfacher geworden, da sich ein entsprechender Ordner bei Dropbox erstellen lässt. In der Vergangenheit erfolgte die Kommunikation mit Unterauftragnehmern beispielsweise über E-Mail-Anhänge und das Anfordern von Bestätigungen. Dank der Ordner ist dies heute wesentlich einfacher. Zudem ist sichergestellt, dass stets aktuelle Daten abrufbar sind. Hierzu müssen Dateien lediglich in einen Ordner hochgeladen werden. 

Von der Nutzung als „Schublade“ voller Know-how und Wissen bis hin zum Einsatz als vielseitige Plattform für die Dateifreigabe: Dropbox wird dem Unternehmen auch in Zukunft die Arbeit erleichtern.