Wie TopLine Film die Zusammenarbeit an Videos verbessert
Bei TopLine Film ist die Verwendung physischer Festplatten zum Speichern großer Videos nicht mehr tragbar. Cloud-basierter Speicher ermöglicht diesem wachsenden Videoproduktionsunternehmen die einfache und sichere Zusammenarbeit mit Kollegen und Freiberuflern im Büro und anderswo.
„Das Kosten-Nutzen-Verhältnis von Dropbox ist dem eines physischen Servers weit überlegen. Angesichts unseres umfangreichen Datenvolumens ist der Nutzen, den wir aus diesem Modell ziehen, hervorragend.“
Verwendete Produkte
Dropbox
Branche
Dienstleistungen
Größe
2–249
Ort
London, Vereinigtes Königreich
Herausforderung: Unhandlicher physischer Speicherplatz für große Dateien
TopLine Film – eine Videoproduktionsfirma – wurde 2019 ursprünglich als separate Videosparte von TopLine Comms ausgegliedert. Bis zum Jahr 2021 waren diese beiden Marken auf 25 Mitarbeiter angewachsen und wurden von Definition Group, einer Gruppe von Beratungsunternehmen für Markenstrategie, Erfahrung und Kommunikation übernommen.
TopLine Film setzte von Anfang an auf Dropbox. „Als Agentur mit drei Mitarbeitern hatten wir alle Hände voll zu tun“, sagte Jamie Field, Managing Director bei TopLine Film. „Dropbox machte es uns aber leicht.“
Mit dem Start der Video-Sparte 2012 wurde die Situation mit dem Speicherplatz komplizierter. Damals stand nur relativ begrenzter Cloud-Speicherplatz zur Verfügung. Videodateien sind riesig und TopLine verwendete für seine Sicherungen Festplatten. Das funktionierte, solange nur ein paar Terabytes verwaltet werden mussten. Mit dem Wachstum des Unternehmens wurde dieser Prozess jedoch immer schwieriger zu bewältigen. TopLine wandte sich an Dropbox, um eine Unternehmenslizenz zu erwerben und Dropbox sicherte zu, dass das Unternehmen sich nie wieder Sorgen um Speicherplatz machen müsste.
„Es funktioniert einfach. Es funktioniert wirklich gut auf PCs und Mac-Rechnern. Zudem verfügt fast jede Person, die wir einstellen, über eine persönliche Dropbox und ist mit ihrer Verwendung vertraut. Der Onboarding-Prozess ist also wirklich sehr einfach.“
Lösung: Manchmal ist das einfachste Tool das beste
Nach der Übernahme stellte TopLine Film fest, dass die anderen Marken von Definition Group Lösungen wie SharePoint und WeTransfer einsetzten. Fields Team testete diese Plattformen ebenfalls, kehrte aber jedes Mal zu Dropbox zurück. Den Mitarbeitern gefiel der einfache Aufbau der Benutzeroberfläche in Kombination mit ihren robusten Funktionen. Das TopLine-Team war so begeistert, dass es die übrigen Rest Marken von Definition Group davon überzeugte, mithilfe von Kaizen IT ebenfalls zu Dropbox zu wechseln. Gemeinsam entwickelten sie eine integrierte Erfahrung, dank der die anderen Bereiche von Definition Group Dropbox zur Archivierung und als Dateiserver nutzen können.
Viele der Projektdateien von TopLine stammen aus Adobe-Software wie Premiere Pro, After Effects und Photoshop. Diese Dateien sind relativ klein und bleiben in ihrem Dropbox-Verzeichnis. Jedes Mal, wenn jemand auf „Speichern“ klickt oder eine Datei automatisch gespeichert wird, wird sie umgehend in die Cloud hochgeladen, die somit quasi als Live-Medienserver fungiert.
Dropbox vereinfacht auch den Workflow zwischen TopLine und seinen freiberuflichen Mitarbeitern. Beinahe alle freiberuflichen Kameraleute verwenden Dropbox. Wenn sie nun Filmmaterial über einen Dropbox-Link senden, erscheint das Video sofort auf dem Medienserver von TopLine. TopLine arbeitet auch viel mit Vimeo und dank der Vimeo-Integration in Dropbox ist TopLine in der Lage, Filmmaterial sofort von seinem Medienserver zu Vimeo hinzuzufügen, ohne dass es separat hochgeladen werden muss. „Mir gefällt, dass man Videodateien, und dabei sogar relativ ausgefallene Videoformate, mit Dropbox abspielen kann. Das ist meiner Meinung nach ziemlich einzigartig“, so Field.
Dropbox hat auch dazu beigetragen, dass TopLine seine Sicherheit im Zuge des Firmenwachstums stärken konnte. Die Berechtigungsfunktionen der Plattform bieten Field die Kontrolle darüber, welche Personen bestimmte Dateien sehen und auf sie zugreifen können. All das passiert zwar im Hintergrund, doch er vertraut weiter darauf, dass sein digitales Gut geschützt ist.
Ergebnisse: Die einfachste und kosteneffizienteste Möglichkeit zum Teilen großer Mediendateien
Dank Dropbox ist es für Field und sein Team wesentlich einfacher geworden, große Videodateien zu teilen und zu empfangen. TopLine hat etwa hundert Mitarbeiter auf drei Büros im Vereinigten Königreich verteilt. Mit einem zusätzlichen Team von Freiberuflern und so vielen Leuten, die von zu Hause aus arbeiten, ist ein nachhaltiger, funktionaler Cloud-Speicher wichtig. Viele Unternehmen nutzen weiterhin physische Server, da sie fürchten, dass ein Wechsel zum Cloud-Speicher kompliziert ist. Für Field ist Dropbox kosteneffizienter, als sich um physische Server und Serviceverträge kümmern zu müssen, und seine Erfahrungen mit dem Support durch das Dropbox-Team waren immer ausgezeichnet.
Anfangs waren Kunden überrascht darüber, dass eine professionelle Videoproduktionsfirma Dropbox verwendet, allerdings ist die Plattform inzwischen für die primäre Datenspeicherung zur Norm geworden. Je mehr Leute sie verwenden, desto deutlicher werden ihre Vorteile.
„Von einem Unternehmen mit drei Mitarbeitern bis zu einem Unternehmen mit heute hundert Mitarbeitern, das zudem weiter wächst: Dropbox bietet uns alles, was wir uns wünschen.“
Jamie FieldManaging Director