Der Albtraum: Sie haben versehentlich Ihren Computer vollständig gelöscht und alle wichtigen Dateien verloren. Sie haben es sicher bereits satt, gesagt zu bekommen, dass Sie ein Backup- oder Archivsystem hätten einsetzen sollen.
Sie fragen sich vielleicht auch, was der Unterschied zwischen einem Backup und einem Archiv ist. Beides sind Speicherplätze für Daten, oder? Das stimmt zwar. Sie dienen jedoch unterschiedlichen Zwecken und weisen einige wichtige Unterschiede auf. Kurz gesagt:
- Ein Backup ist eine Kopie der Daten, die verwendet wird, um diese Dateien bei Verlust oder Beschädigung wiederherzustellen.
- Ein Archiv dient der langfristigen Datenaufbewahrung und wird meist zur Erfüllung von Anforderungen in Bezug auf Datenaufbewahrung oder Compliance-Standards verwendet.
Bevor wir die beste Strategie zum Schutz und zur Speicherung Ihrer Daten erläutern, wollen wir näher erklären, was wir mit „Backup“ und „Archiv“ bezeichnen.
Was genau ist ein „Backup“?
Ein „Backup“ ist die Erstellung einer Kopie (oder mehrerer Kopien) einer Datenquelle, z. B. eines Dokuments, einer Datei, eines Ordners oder eines gesamten Systems, um diese Daten bei Verlust oder Beschädigung wiederherstellen zu können.
Wichtig ist, dass die Sicherung neben der primären Datenquelle existiert – die ursprüngliche Datei oder der ursprüngliche Ordner wird nicht gelöscht oder durch das Backup ersetzt.
Der Hauptzweck eines Backups ist die Wiederherstellung von Dateien im Fall eines Verlusts.
Backups können manuell mit lokalen Datensicherungsmethoden erstellt werden, beispielsweise mit externen Festplatten. Alternativ sind automatische Cloud-Backups eine schnellere, sicherere und bequemere Lösung.
Anstatt Backups in regelmäßigen Abständen zu planen, sichern Cloud-Dienste wie Dropbox Backup Ihre Dateien automatisch, sobald Änderungen an den Originaldaten vorgenommen werden.
Wann ein Backup verwendet werden sollte
Backups werden sowohl für private als auch für geschäftliche Dateien empfohlen – insbesondere für solche, die bei Verlust unersetzlich wären. Eine Backup-Strategie ist ein wertvolles Sicherheitsnetz und sollte in jedem Disaster-Recovery-Plan eine wichtige Rolle einnehmen.
Idealerweise sollten Sie ein Backup Ihres gesamten Computers erstellen. Es gibt jedoch einige spezifische Fälle, für die ein Backup besonders wichtig ist:
- Dateien, die regelmäßig überarbeitet werden, oder Kooperationsprojekte, bei denen frühere Dateiversionen möglicherweise später wiederhergestellt werden müssen, wie Webentwicklung und Videobearbeitung.
- Dateien, die auf mehreren unterschiedlichen Geräten bearbeitet werden, insbesondere wenn sie mit einem Cloud-Backup verknüpft sind (im Gegensatz zu lokalen Backups).
- Wenn die Sicherheit von Dateien an erster Stelle steht, bieten Cloud-Backups den besten Schutz vor Hardwareausfällen, Ransomware und Cyberangriffen.
Bei Dropbox profitieren Sie von sicheren und unkomplizierten Cloud-Backups für Sicherungskopien wichtiger Dateien, Fotos, Videos und anderer Daten.
... und was ist dann mit „Archiv“ gemeint?
Während Backups aktivere Speicherplätze für Daten sind, die häufig aktualisiert werden, dienen Archive ausschließlich der Langzeitspeicherung von Daten.
Sobald eine Datei archiviert wurde, können Sie das Original löschen. In der Regel werden nur Daten archiviert, auf die nicht regelmäßig zugegriffen werden muss – beispielsweise Verträge mit sensiblen Daten und Aufzeichnungen über Finanztransaktionen.
Archive sind Ablageorte für ältere Dokumente und Dateien, die Sie bei der täglichen Arbeit nicht mehr benötigen.
Wann ein Archiv verwendet werden sollte
Ein Datenarchiv dient zur langfristigen Aufbewahrung wichtiger Dateien, die nicht oft geändert oder verwendet werden müssen.
Ein Archiv kann für ältere oder bereits seit Längerem nicht verwendete Daten genutzt werden. Beispielsweise sollten bei Abschluss eines Projekts die relevanten Dateien in einem Archiv und nicht in einem Backup-System gespeichert werden.
So geben Sie Speicherplatz in Ihrem primären Speichersystem frei, können diese Daten bei Bedarf jedoch auch wiederherstellen.
Zusammenfassend kann Ihnen ein Datenarchiv Folgendes ermöglichen:
- Einhaltung von Richtlinien und Compliance-Vorschriften zur Datenspeicherung
- Eine dauerhafte Aufzeichnung wichtiger Geschäftsunterlagen, wie Rechtsdokumente und Korrespondenz, erstellen
- Zugriff auf wichtige historische Daten, die Sie möglicherweise zur Beilegung von Streitigkeiten oder Anfragen in Bezug auf Ihre Geschäftsabläufe, Verträge, Finanztransaktionen usw. benötigen
Was ist der Unterschied zwischen Backups und Archiven?
Sowohl Backups als auch Archive sind Orte zum Speichern von Daten, damit sie in Zukunft wiederhergestellt werden können – das war es dann aber auch mit den Ähnlichkeiten.
Es gibt mehrere Unterschiede zwischen Backups und Archiven, einschließlich der Hauptzwecke und Funktionsweisen.
Backups
- Geeignet für die kurzfristige und langzeitige Aufbewahrung
- Empfohlen für aktive, häufig geänderte und regelmäßig verwendete Dateien und Ordner
- Geschwindigkeit für das schnelle Backup und die entsprechende Wiederherstellung von Daten
- Erstellt mehrere Kopien von Dateien, damit frühere Versionen bei Bedarf wiederhergestellt werden können
- Wird verwendet, um frühere Versionen von Daten bei Verlust, Beschädigung oder Überschreibung der Originaldatei(en) wiederherzustellen
Archive
- Nur geeignet zur langfristigen Datenspeicherung
- Empfohlen für Dateien und Ordner, die aufbewahrt werden müssen, für die jedoch kein regelmäßiger Zugriff erforderlich ist
- Geschwindigkeit ist nicht so wichtig
- Enthält in der Regel nur eine Kopie einer Datei, die nach der Archivierung nicht mehr geändert werden kann
- Wird verwendet, um Daten abzurufen, die sich seit der Speicherung im Archiv nicht geändert haben
Was sollten Sie also tun?
Wie robust Ihre derzeitige Dateiverwaltungsstrategie auch sein mag – im Optimalfall schützen Sie Ihre Dateien mit einer Backup-Lösung und einem Archiv.
- Verwenden Sie Ihre Backup-Lösung für aktuelle und aktive Daten, die vor versehentlichem oder mutwilligem Verlust geschützt werden müssen, bei denen aber auch schneller Zugriff und/oder schnelle Wiederherstellung wichtig ist.
- Verwenden Sie Ihr Archiv für die zeitlich unbegrenzte Aufbewahrung von Dateien, die für Ihren Geschäftsbetrieb und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften von entscheidender Bedeutung sind – und die einfach abrufbar jedoch nicht ständig verfügbar sein müssen.
Wenn Sie beides haben, schützen Sie Ihre Dateien ideal.
Dropbox Backup ist der einfachste Weg, Ihre Dateien für die Zukunft zu speichern. Ihre Dateien, Ordner und Dokumente werden sicher in Ihrem Dropbox-Konto aufbewahrt, wo Sie jederzeit und von überall darauf zugreifen können – selbst nach vielen Jahren.
Dropbox Backup: Die ideale Backup- und Archivierungslösung
Dropbox Backup macht es einfach, Ihre Dateien automatisch in der Cloud zu sichern, sodass in jedem Fall eine rasche Wiederherstellung möglich ist.
