El breakdance llega a todo el mundo con Dropbox y BBoy City

Aspectos generales

Romeo Navarro, un bombero de Austin, siempre ha utilizado el breakdance como su válvula de escape, una forma de expresarse y escapar de las duras calles. En 1998, creó BBoy City para brindar a los niños de los vecindarios difíciles la misma oportunidad.

La comunidad entrena, apoya y pone en contacto a jóvenes bailarines a través de concursos y eventos de breakdance. “Los concursos mantienen a los niños centrados en un objetivo y alejados de los problemas”, afirma Navarro. “Al principio no había eventos formales, por eso creé BBoy City”, agrega.

Desafío: hacer que los eventos nacionales sean fluidos y libres de estrés

Con un equipo de 20 personas, BBoy City no podía permitirse procesos lentos y engorrosos. Recopilar y luego organizar el material para marketing y festivales de cine era difícil. “La gente nos enviaba vínculos desordenados que eran imposibles de rastrear”, comparte Navarro. “De nada sirve tener tanto contenido si no puedes encontrarlo”.

Gestionar el papeleo también era complicado. El equipo tenía que imprimir y escanear los documentos, y tenía que enviarlos por correo electrónico para su firma y recibirlos de vuelta por la misma vía, lo que ralentizaba el proceso.

Otro desafío era el proceso de edición de video. El equipo tenía que descargar archivos enormes solo para revisarlos, y luego tenía que proporcionar comentarios mediante mensajes de correo electrónico utilizando códigos de tiempo o participar en una llamada. “Era complicado y nos llevaba mucho tiempo, sobre todo cuando había que trabajar con editores que se encontraban en otras zonas horarias”, comparte Michael Plaster, socio de medios de BBoy City. “Pasaba horas gestionando la logística de transferencia de archivos, notas y comunicaciones.”

En 2020, cuando el breaking se convirtió en un deporte olímpico, todos se apresuraron a organizar eventos y formar un equipo. El equipo de BBoy City dio un paso adelante, y asumió el desafío de organizar eliminatorias y concursos nacionales. Se hizo más urgente encontrar formas más inteligentes de recopilar los datos, las firmas y los videos de los bailarines.

Solución: planificar, firmar y compartir, todo de forma fácil

Navarro presentó Dropbox a todo su equipo, desde los organizadores de eventos y diseñadores gráficos hasta los técnicos de seguridad y emergencias médicas. En la actualidad, BBoy City almacena todo su metraje en Dropbox (más de 15 terabytes (o 500 horas) de video) y el volumen sigue creciendo. “Dropbox nos permite mantener nuestros archivos organizados y accesibles. Es un verdadero salvavidas”, comparte Navarro.

BBoy City utiliza Dropbox para recopilar contenido de bailarines de breakdance de todo el mundo. Por ejemplo, los asistentes a eventos en vivo usan códigos QR para enviar videos que llegan instantáneamente a las carpetas correctas. BBoy City también recopiló videos filmados por bailarines que viajan por el mundo capturando la cultura local. Quince películas se seleccionaron para su estreno en un festival de cine en Austin. “Recibimos muchas propuestas de último momento y pude ordenarlas sobre la marcha usando mi teléfono. Dropbox me ayudó a gestionar todo con eficiencia, evitando que me sintiera agobiado”, comentó Scott Eshbaugh, director del BBoy City Film Festival.

Los miembros del equipo también colaboran en todo lo relacionado con las películas, directamente en Dropbox. Así es cómo lo hacen: los camarógrafos cargan el material a Dropbox, etiquetan las carpetas a medida que avanzan y alertan al resto del equipo con notificaciones instantáneas. Entonces el editor se pone a trabajar y sube el producto final de nuevo a Dropbox para recibir comentarios.

A continuación, el equipo de BBoy City puede dejar comentarios sobre fotogramas específicos usando Dropbox Replay. Gracias a las integraciones con programas de edición muy populares como Premiere, los editores pueden usar los marcadores de Replay para saltar directamente a los puntos exactos que necesitan ajuste, lo que elimina la necesidad de buscar manualmente en el metraje. Usando el historial de versiones y las comparaciones lado a lado, el equipo también puede revisar y elegir fácilmente las mejores ediciones, como probar diferentes introducciones para ver cuál funciona mejor. Además, el equipo también puede generar transcripciones instantáneas, lo que permite ahorrar tiempo.

Por último, BBoy City utiliza Dropbox Sign para ejecutar contratos y exenciones de responsabilidad. En las eliminatorias olímpicas, los bailarines podían firmar las exenciones del COVID-19 directamente en sus dispositivos. “Eso hizo que los eventos fueran completamente sin contacto y fuimos los únicos que pudimos lograrlo durante la pandemia”, agregó Navarro. El equipo también se ocupa de las solicitudes de visa a través de Dropbox, lo que facilita la incorporación de bailarines o solicitantes internacionales.

Resultados: trabajo en equipo rápido y fluido para un alcance global

Dropbox se ha convertido en la “secretaria personal” del equipo, ayudándoles a gestionar documentos de todo tipo. En lugar de hacer malabarismos con documentos escaneados, Navarro puede enviar un contrato para su firma con solo unos pocos clics. Los archivos firmados se almacenan de forma organizada.

Con alrededor de 30 contratos firmados por mes, BBoy City ahorra tiempo al comunicarse con los artistas o solicitantes. “Lo que antes llevaba días ahora se resuelve en cinco minutos”, agrega Navarro. “Esto es crucial en nuestra línea de trabajo. Si firmar un documento lleva demasiado tiempo, puede que los bailarines pierdan el interés en participar en nuestros eventos”.

Con un espacio único y estructurado para intercambiar archivos, el equipo de BBoy City puede colaborar perfectamente con colegas, socios y capítulos internacionales. Las notificaciones instantáneas sobre las tareas completadas o los archivos cargados mantienen en sintonía a todas las partes interesadas. “Es como si todos estuvieran a la vuelta de la esquina, incluso aunque estén al otro lado del mundo. Los archivos, el contenido y el papeleo se comparten al instante. Sin intermediarios, sin demoras”, agrega Navarro.

Con esta colaboración optimizada, BBoy City ha ampliado su alcance global, al ofrecer eventos que brindan un espacio seguro para que los jóvenes practiquen breakdance sin temor a la discriminación. Sus capítulos ahora se contactan con jóvenes de toda Europa, Asia y Sudamérica. “Ahora que estamos en los Juegos Olímpicos, el breaking no hará más que crecer y necesitaremos Dropbox para gestionar una logística más compleja y organizar más contenido”, concluye Navarro. “Nos ayudará a crear oportunidades para que los niños reciban orientación, viajen por el mundo y conviertan sus desafíos en éxitos”.