Crunch Fitness mejora la colaboración para hacer más accesible el acondicionamiento físico

Aspectos generales

Crunch Fitness es sinónimo de inclusión, ya que acoge a millones de miembros en más de 600 sucursales con una filosofía “libre de prejuicios”. Ofrece clases únicas de fitness grupal y entrenamiento personal en 600 ubicaciones, así como programas online y virtuales, todo para que el fitness sea divertido y accesible. 

Desafío: equipos desconectados y herramientas obsoletas

Crunch Fitness se vio en apuros con el almacenamiento local de archivos a medida que la empresa se expandía. Los equipos corporativos y de las franquicias intercambiaban documentos por correo electrónico, lo que a menudo causaba confusión debido a documentos obsoletos. Los empleados remotos no podían acceder a los archivos almacenados en los servidores físicos y transferir archivos multimedia de gran tamaño era un proceso lento. El mantenimiento de la infraestructura de TI era un esfuerzo constante que requería copias de seguridad manuales y parches de seguridad frecuentes.

Solución: una única fuente segura de la verdad

Después que un masivo corte de energía durante el huracán Sandy impidió el acceso a archivos críticos, Crunch decidió hacer el cambio a Dropbox. El primero en adoptarlo fue el equipo creativo, y luego le siguió toda la empresa. Dado que Dropbox cumplía con los requisitos de la ley HIPAA, era una opción segura para la empresa.

Ahora, los equipos corporativos y de las franquicias pueden acceder a los recursos en un solo entorno, lo que garantiza que los archivos estén organizados y sean fáciles de encontrar. Ahora es más fácil compartir gracias al simple uso de vínculos, mientras que las características integradas de seguridad, como la prevención de pérdida de datos, los controles de acceso y el cifrado, mantienen los archivos seguros.

Crunch Fitness también adoptó DocSend para compartir de forma segura las actualizaciones de diseño con las franquicias, con lo cual resolvió los problemas de versiones obsoletas y acceso no autorizado. “Podemos configurar protección con contraseña y fechas de vencimiento”, dice Nobel Kekele, administrador de sistemas en Crunch Fitness. “También podemos ver cuando alguien abre un documento, cuánto tiempo le dedica e incluso en qué secciones se centra.” Estas estadísticas ayudan a mantener el contacto con las franquicias: si alguien no ha abierto un documento importante, el equipo lo sabe y puede hacerle seguimiento.

Crunch Fitness también incorporó Dropbox Replay para agilizar la edición de video para los entrenamientos online, gracias a que la herramienta permite comentarios en tiempo real y una colaboración fluida entre editores, instructores y gerentes.

Resultados: colaboración más fluida, menos mantenimiento de TI

Con Dropbox, Crunch logró sincronizar sus 600 gimnasios. Ahora los equipos de toda la empresa pueden acceder, compartir y gestionar contenido sin demoras ni confusiones.

Esto ha ayudado a evitar gastos, incluidos 50 000 dólares ahorrados al año en mantenimiento de almacenamiento y 150 000 dólares en actualizaciones de sistemas. Los beneficios en términos de costos son aún más significativos cuando se tienen en cuenta el ahorro de tiempo y la mejora de la productividad.

Ahora, los empleados pueden trabajar desde cualquier lugar y acceder a los documentos en sus teléfonos.

• La recuperación de archivos que antes llevaba horas, ahora se realiza en cuestión de segundos.
• Los empleados pueden acceder a lo que necesitan, desde cualquier lugar o dispositivo.
• Las transiciones, como las mudanzas de oficinas y las adquisiciones, se han vuelto más fáciles.

El equipo de TI también dedica menos tiempo al mantenimiento y a brindar apoyo técnico a los empleados.

• Hay un 80% menos de solicitudes de soporte al equipo de TI relacionadas con pérdidas de archivos o problemas de acceso.
• El control de versiones y las copias de seguridad se realizan de forma automática, por lo que el departamento de TI puede centrarse en cosas más importantes.
• Los administradores pueden restaurar las versiones anteriores al instante (no más momentos de aprietos).

Ahora Crunch Fitness está probando Dropbox Dash, conectándolo a SharePoint, OneDrive, Microsoft 365, Slack, GitHub, Smartsheet y más. Con la búsqueda basada en IA, los equipos pueden encontrar contenido más rápido. Schellhaas espera que esto ayude a reducir la fricción y a mejorar aún más la colaboración.