Elbphil-harmonie y Laeiszhalle simplifican el uso compartido y las firmas con Dropbox y Dropbox Sign

Aspectos generales

En la Elbphilharmonie y la Laeiszhalle, dos de las instituciones culturales más prestigiosas de Hamburgo, no hay dos noches iguales. Con hasta cinco conciertos al día, que incluyen desde solistas de fama mundial hasta conjuntos emergentes, cada espectáculo trae consigo una nueva oleada de materiales: acuerdos con los artistas, notas del programa, materiales de marketing, requisitos técnicos y actualizaciones de último momento.

Los equipos saltan de un proyecto a otro a toda velocidad. Y con tantos asuntos que atender a la vez, mantener la coordinación es algo imprescindible.

Desafío: encontrar un equilibrio entre la facilidad de uso y la seguridad

Desde el primer día, el equipo de la Elbphilharmonie y la Laeiszhalle se propuso crear un sistema bien organizado y ordenado para almacenar y compartir activos. Sin embargo, con tanta gente involucrada, desde personal interno hasta colaboradores independientes y estudios de diseño, era necesario encontrar el equilibrio adecuado. El sistema debía ser lo suficientemente sencillo como para que cualquiera pudiera usarlo, pero a la vez lo suficientemente seguro y confiable como para proteger la integridad de la marca y la información confidencial.

“Trabajamos con un grupo muy diverso de socios externos, muchos de ellos procedentes de ámbitos creativos. Esas personas no van a perder tiempo aprendiendo sistemas complejos”, señala Melanie Kämpermann, directora de Marketing, Comunicaciones y Ventas de la Elbphilharmonie y la Laeiszhalle.

Eso significa que había que descartar cualquier cosa demasiado corporativa o complicada. También había que pensar cuidadosamente en los permisos: quién debía ver qué, cómo debían compartirse los archivos entre los equipos, cómo evitar confusiones de versiones a medida que los espectáculos entraban y salían de la cartelera, y cómo eliminar las demoras causadas por los procesos manuales de creación y firma de los contratos celebrados con artistas, agencias y socios de todo el mundo.

Solución: una estructura que funcione para todos

El equipo adoptó Dropbox mientras la Elbphilharmonie aún estaba en construcción, y Dropbox les brindó soporte directo para la implementación, lo que les permitió ponerse en marcha rápidamente. “Si algo salía mal o surgía alguna pregunta, obteníamos respuestas de inmediato. La asistencia era rápida y efectiva. Eso marcó realmente la diferencia”, afirma Ingo Främbs, subdirector de Informática de la Elbphilharmonie y la Laeiszhalle. “Hoy tenemos 260 usuarios de Dropbox.”

Otro factor importante a la hora de elegir Dropbox fue su facilidad de uso para los socios creativos. “La estructura de carpetas de Dropbox es exactamente como la que la gente está acostumbrada a usar en sus propias computadoras”, afirma Främbs. “La mayoría de nuestros socios ya utilizan Dropbox, así que no hay nada que explicar. Pueden incorporarse de inmediato.”

Entre las dos salas de conciertos, se almacenan casi 200 terabytes de contenido en un sistema de carpetas estructurado que cumple con las normativas europeas y alemanas de protección de datos: desde materiales de marketing y kits de prensa hasta contratos y archivos de producción. “La seguridad fue la razón principal por la que elegimos Dropbox. El primer gran hito fue cuando Dropbox trasladó sus centros de datos a Europa”, explica Främbs.

El personal comparte el acceso con los socios externos mediante vínculos sencillos, ya sea que se trate de un solo activo o de toda una carpeta. Además, si hubiera alguna confusión, como por ejemplo que dos personas editen el mismo archivo, el historial de versiones ayuda al equipo a ver exactamente qué cambió y cuándo, para que puedan resolverlo rápidamente y seguir avanzando según lo previsto.

El equipo también utiliza Dropbox Replay para gestionar las revisiones de video. Además, con Sign, los contratos se firman digitalmente y se almacenan de forma automática en el mismo sistema, lo que permite rastrear todo y mantenerlo en un mismo lugar.

Resultados: claridad, flexibilidad y control para un equipo que trabaja a un ritmo acelerado

Con una estructura de carpetas clara, los archivos son fáciles de encontrar. En lugar de enviar archivos adjuntos o perder tiempo escarbando en bandejas de entrada, todos saben dónde buscar, por lo que la colaboración con los equipos externos fluye sin problemas. El uso compartido también es más seguro. Los equipos pueden otorgar acceso a contenido específico sin exponer nada más.

La flexibilidad de la plataforma también ayuda. El personal puede decidir qué documentos guardar en la nube y cuáles tener disponibles sin conexión para facilitar el acceso cuando trabajen de forma remota, viajen o se desplacen entre diferentes lugares. “Una vez que finaliza una temporada de conciertos, configuro esas carpetas como 'solo online' para ahorrar espacio en mi disco duro local”, explica Kämpermann. “De esa forma, mi dispositivo no se llena de archivos innecesarios ni se queda sin espacio. Sin embargo, al mismo tiempo, incluso cuando trabajo sin conexión, puedo abrir archivos importantes en mi dispositivo, ya sea que esté en casa, en el tren o reunida con nuestros socios.”

Sign permite al equipo obtener las firmas de directivos, artistas y colaboradores de forma rápida y con muchas menos idas y vueltas. Antes, los formularios debían imprimirse, firmarse a mano, escanearse y, en ocasiones, enviarse por correo interno, donde podían extraviarse fácilmente. “Ahora, todos nuestros documentos se pueden rastrear”, afirma Främbs. “Nada se pierde. Siempre sabes exactamente dónde está un documento, quién lo firmó y quién no.”

Replay también acelera las revisiones de video y simplifica la colaboración. La posibilidad de que todos los comentarios se puedan agregar con precisión de fotograma en un mismo archivo hace que sea más fácil colaborar en las revisiones, lo que ayuda a completar el proceso con mayor rapidez.

Gracias a Dropbox, el equipo de la Elbphilharmonie y la Laeiszhalle no necesitó realizar grandes inversiones en hardware, sistemas de enfriamiento o espacio dedicado, inversiones que la mayoría de las instituciones culturales no pueden permitirse. Para un equipo que gestiona cientos de terabytes, Dropbox no solo simplifica la colaboración. También tiene sentido desde el punto de vista financiero.