Aspectos generales

Heck es un prestigioso proveedor integral de servicios prémium de producción, postproducción, animación y diseño de movimiento. Con un equipo que trabaja exclusivamente de forma remota, el éxito de cada proyecto depende del uso de plataformas en la nube que sean rápidas y confiables.

Inicialmente, Heck utilizó Google Drive para gestionar sus documentos y archivos de producción de gran tamaño. Sin embargo, a medida que la empresa crecía, se hizo evidente que necesitaban una solución más completa.

Desafío: descongestionar el flujo de trabajo creativo

Con Drive, la fricciones eran palpables. Las cargas y descargas de material de video sin procesar se bloqueaban con frecuencia, y miles de archivos se acumulaban en las colas de espera.

“Movemos terabytes cada semana”, afirma Phillip Goodwin, fundador y director general de Heck. “Las carpetas decían que estaban sincronizadas cuando en realidad no lo estaban. Los archivos se perdían y, si una carpeta dejaba de estar disponible, todo el proyecto se paralizaba.”

El equipo de Heck recurrió a soluciones alternativas, como trabajar a través de exploradores web o enviar físicamente el material de video para evitar los retrasos en la nube. Aunque eran relativamente efectivas, estas soluciones temporales no ayudaban a cumplir con los plazos, causaban confusión en los clientes y abrían la puerta a riesgos de seguridad. 

Los ciclos de revisión eran igualmente inconexos, ya que se requerían herramientas de terceros que desconectaban los comentarios de los archivos fuente. Al mismo tiempo, el enorme volumen de activos convertía la búsqueda de archivos en una tarea ardua y lenta.  

“Era complicado, poco práctico, y dedicábamos demasiado tiempo a tratar de que las herramientas funcionaran en lugar de producir videos”, explica Goodwin. “Cuando no encuentras rápidamente lo que buscas, los clientes empiezan a preguntarse si de verdad eres organizado. En los servicios creativos, eso afecta la confianza.”

Solución: un sistema unificado para la optimización de los flujos de trabajo a distancia

Como profesional independiente, Goodwin había utilizado Dropbox con éxito durante años. Él sabía que funcionaba y se preguntaba si se podría aplicar a gran escala para resolver los problemas de Heck relacionados con los flujos de trabajo a distancia.

Después del primer proyecto, quedó claro que Dropbox ofrecía la velocidad y la confiabilidad que Heck necesitaba.

“Desde la primera prueba, simplemente funcionó”, comenta Goodwin. “Trasladamos toda la empresa y no nos arrepentimos de haberlo hecho.”

Tras la mudanza, todo encajó a la perfección. Heck trabaja con talentos en más de 30 países, y a menudo suma docenas de colaboradores para un solo proyecto. Las herramientas de configuración de permisos que ofrece Dropbox garantizan una incorporación segura y un acceso sin complicaciones a los archivos, independientemente de dónde trabajen las personas.

El equipo pronto implementó Dropbox Dash, un "compañero de equipo" basado en IA que les permitió conectar todas sus aplicaciones, como Slack, Gmail y Notion, en un solo lugar. Dash les proporcionó una experiencia de búsqueda unificada muy necesaria en todo su flujo de trabajo creativo y calendarios de proyectos.

“Con Dash, las búsquedas se realizan en cuestión de segundos”, afirma Goodwin. “Busqué 'Puente Golden Gate' y de inmediato encontré exactamente el archivo que necesitábamos entre miles de archivos. Dash supo lo que quise decir antes de que lo hiciera.”

El equipo también adoptó los nodos de contenido inteligentes y compartibles, llamados pilas, para crear tableros de inspiración visual, presentaciones y paquetes de entrega. “Es como tener una plataforma creativa ligera integrada”, dice Goodwin.

Para las revisiones, Heck ahora utiliza Dropbox Replay. Esta herramienta colaborativa de revisión y aprobación se conecta directamente a las carpetas de Dropbox, lo que permite al equipo intercambiar fácilmente archivos con los artistas y recopilar sin problemas los comentarios de los clientes. Además, como todo se encuentra en un mismo lugar, los equipos de Heck pueden pasar directamente a la siguiente ronda de revisiones, sin esperas.

Resultados: crecer para apoyar el trabajo global

Una vez estabilizados sus procesos, Heck pudo dejar de dedicarse a resolver problemas y empezar a centrarse en el crecimiento.

Dropbox demostró su valía durante una de las campañas más grandes y complejas de Heck hasta la fecha: un proyecto de múltiples videos con más de 300 entregables en 30 países y 17 idiomas. “Dropbox mantuvo a todos sincronizados y al cliente orientado. Eso fue enorme”, señala Goodwin. Les ayudó a lograr el flujo de trabajo optimizado que siempre habían deseado y, al mismo tiempo, a ofrecer una mejor experiencia al cliente.

Lo más importante es que Dropbox permitió al equipo hacer lo que mejor sabe hacer: crear trabajos que cautiven a los clientes. “Dropbox mantiene a nuestro equipo remoto conectado, organizado y trabajando con rapidez”, dice Goodwin. “Eso es todo.”