Solución: Dropbox Dash ayuda a Huish a buscar todas las aplicaciones conectadas a la vez

Con la búsqueda universal de Dropbox Dash, Stan y sus empleados ahora pueden buscar la información que necesitan en todas las plataformas conectadas de Huish (Dropbox, OneDrive, Outlook) desde un único cuadro de búsqueda.

“Podemos buscar por nombre, número de cuenta, una palabra en el cuerpo de un correo electrónico, casi cualquier cosa, y encontrar lo que necesitamos con una búsqueda Dash”, explica Stan. “Dropbox Dash es la mejor herramienta que he visto para encontrar los datos dentro de los correos electrónicos”.

El hecho de hacer que toda la información de Huish esté disponible de esta manera ha tenido un profundo impacto en la rapidez con la que Stand puede realizar su trabajo. Antes de Dash, si Stan trabajaba en un archivo hace años y no podía recordar exactamente en qué plataforma estaba almacenado, tenía que revisar innumerables correos electrónicos y sistemas de archivos con la esperanza de encontrarlo. 

Ahora, con solo un nombre o un número de teléfono, Stan puede acceder rápidamente a un archivo de proyecto en OneDrive, una conversación en Outlook o un contrato de Dropbox. Además, puede filtrar por plataforma si ya tiene una idea de dónde está un documento.

“Dropbox Dash me ahorra horas que de otro modo dedicaría a revisar millones de carpetas en diferentes sistemas”, dice Stan.

Dropbox Dash también se ha expandido a toda la organización, y los equipos de ingeniería y contabilidad han acelerado su forma de trabajar.

Cuando el equipo de ingeniería de Huish crea diagramas 3D para diferentes tipos de equipos de buceo, necesita localizar números de piezas específicos. El uso de Dropbox Dash para buscar en bases de datos completas les ayuda a encontrar exactamente lo que necesitan con solo un nombre o una palabra, lo que acelera significativamente su trabajo.

El equipo de cuentas de Huish está obteniendo resultados similares. Dropbox Dash significa que pueden buscar números de cuenta en toda la información de su organización para encontrar facturas que deben pagarse, sin tener que revisar millones de carpetas o correos electrónicos. “Antes, los datos del equipo de contabilidad no estaban muy organizados, pero Dropbox Dash les ayuda a reunir toda la información que necesitan para que puedan hacer más cosas en menos tiempo”, dice Stan.

Cuando Stan consideró por primera vez Dropbox Dash, su principal preocupación era mantener la privacidad y la seguridad en toda la organización. Como Huish ya era cliente de Dropbox, Dash simplemente aplicó las mismas medidas de seguridad con controles estrictos. Si un empleado no tiene acceso a un archivo, por ejemplo, ese archivo aparecerá en blanco cuando lo busque a través de Dropbox Dash.

Si bien Stan y su equipo usan principalmente Dropbox Dash para buscar archivos, también usan la función de respuestas de IA para generar resúmenes de proyectos. Para Stan, estos resúmenes suponen un ahorro de tiempo cuando necesita refrescar proyectos antiguos.

El equipo de Huish también utiliza la función Stacks para agrupar carpetas y enlaces de sitios web de diferentes herramientas en un solo lugar, lo que facilita compartir varios archivos a la vez cuando se colabora en proyectos.

A medida que Stan y su equipo continúan construyendo la infraestructura organizativa de la empresa, incluido un centro de contacto, él confía en que Dropbox Dash hará que los empleados sean más eficientes y mejorará las operaciones generales. Stan señala que “Dropbox Dash nos ahorra a mí y a mis equipos un tiempo y un esfuerzo muy valiosos, ya que permite acceder a la información de una manera más rápida y sencilla. “Facilita y hace más productivo el trabajo de todos".

Resultados: Dropbox Dash ahorra tiempo y simplifica la información para Huish 

Tiempo de búsqueda reducido
Gracias a la búsqueda universal de Dash, Huish encuentra documentos en todas sus aplicaciones de almacenamiento de archivos e información en segundos desde una única interfaz fácil de usar.

Casos de uso en toda la empresa
Los equipos de Huish están encontrando aplicaciones para una búsqueda más rápida en su trabajo diario, desde TI hasta ingeniería y contabilidad.

Controles de seguridad y privacidad del nivel de Dropbox
Dropbox Dash mantiene los mismos protocolos de seguridad que Dropbox para que puedas estar seguro de que toda tu información está protegida y solo disponible para las partes adecuadas.