Seihou Kensetsu Co., Ltd. construye “cajones” para compartir información

Desafío: una documentación incoherente cuesta tiempo y dinero

Seihou Kensetsu Co., Ltd. cuenta con una larga trayectoria en trabajos de construcción en la ciudad de Ise de la prefectura de Mie, incluidos muchos proyectos de obras públicas. La empresa desarrolla su negocio en los dos pilares de la ingeniería civil y la construcción. Son particularmente hábiles en proyectos de empresas conjuntas en el campo de la ingeniería civil, con alrededor de diez proyectos en ejecución en todo momento.

Facilitar el intercambio de documentos con los clientes de construcción y los subcontratistas es esencial para garantizar el buen desarrollo de los procesos en la obra. Sin embargo, Seihou Kensetsu se enfrentó a ciertos desafíos relacionados con este asunto en el pasado. En las obras de ingeniería civil y construcción, se elabora un documento denominado “libro de reuniones de construcción”. En él, se describen detalladamente las solicitudes del cliente, el trabajo a realizar y cualquier cambio que haya que hacer. Para que la obra avance, cada empresa y contratista participante revisa el libro, así que si el documento no contiene toda la información pertinente, la obra se retrasará porque habrá que confirmar y hacer correcciones, lo que afecta el período total de construcción.

“La falta de coherencia en la exhaustividad de los libros de reuniones de construcción que elaboraban los empleados experimentados y los júnior era un motivo de preocupación para nosotros. Dado que se gastarán millones o decenas de millones de yenes con base en este documento, es absolutamente esencial asegurarse de que no falte información ni esté incompleta. Para evitar retrasos causados por el retrabajo, era necesario que estandarizáramos la documentación a un alto nivel”, explica el Sr. Masaaki Nishiyama.

En aquel tiempo, cada persona encargada de elaborar los libros de reuniones de construcción los creaba y almacenaba en su propia computadora, y esto hacía que los libros fueran demasiado “personalizados”. Lo que se necesitaba era una forma de compartir los documentos anteriores en toda la empresa para que los nuevos empleados pudieran aprender a crearlos y a usar los ejemplos adecuados. Con esto en mente, la empresa comenzó a considerar un sistema.

Solución: compartir el conocimiento colectivo en una única plataforma

“El Departamento de Obras toma la iniciativa a la hora de considerar y seleccionar qué soluciones de TI utilizar. Nosotros, el Departamento de Asuntos Generales, somos responsables de proponer soluciones efectivas y apoyar su implementación”, afirma el Sr. Kazuyuki Nishiguchi. La empresa utilizó este enfoque en su investigación.

A la hora de determinar la solución, a la empresa se le ocurrió asociarla con “cajones”. Si los libros de reuniones de construcción anteriores se guardan en un cajón, cualquiera puede sacarlos libremente para verificar el formato correcto cada vez que quiera consultarlos. Pensaron que podrían convertir el “know-how” existente de la empresa en un activo compartido.

“Además, cuando los empleados júnior preparan los documentos, pueden sentirse incómodos al pedir aclaraciones a sus ocupados superiores. Creíamos que con los “cajones”, se eliminarían esas preocupaciones”, dice el Sr. Nishiyama.

Fue entonces cuando se enteró de Dropbox por medio de un socio de TI. Tan pronto como este socio se lo describió, el Sr. Nishiyama supo que Dropbox podría funcionar para ellos.

“Al principio, no habíamos pensado en usar almacenamiento en la nube, pero sentimos que la nube, a la que se puede acceder desde cualquier lugar, era una buena opción para nuestro negocio, ya que la mayoría de nuestros empleados se encuentran en las obras. Es conveniente poder ver documentos en tu smartphone mientras estás fuera de la oficina, y poder cargar los documentos que se crean en la oficina de la obra”, explica el Sr. Nishiyama.

Otra ventaja de la nube es que también puedes hacer que tu empresa deje de usar papel. Por ejemplo, en el pasado, los supervisores de obra de la empresa imprimían los planos y los llevaban al lugar de la obra. Ahora bien, si todos los archivos necesarios se almacenan en una carpeta de Dropbox y se consultan en tablets y teléfonos inteligentes, la cantidad de materiales impresos se puede reducir en gran medida. La empresa consideró que esto también reduciría la carga de trabajo de los empleados.

“La solución fue una decisión inmediata, pero la implementación in situ tomó algún tiempo, ya que nos pareció que sería una carga demasiado grande para nuestros empleados si cambiábamos repentinamente a un nuevo sistema”, comenta el Sr. Nishiguchi.

Después de distribuir cuentas a todos los empleados, el Departamento de Asuntos Generales brindó soporte para que cada empleado pudiera familiarizarse con Dropbox a su propio ritmo, ya sea que quisiera usarlo completamente o solo parcialmente en su trabajo.

Resultados: ahorro de tiempo en la preparación de los documentos y el uso compartido de archivos

Seihou Kensetsu ha creado carpetas en Dropbox para cada obra, donde los empleados pueden almacenar archivos como planos y libros de reuniones de construcción. La empresa no establece privilegios de acceso estrictos. En lugar de ello, a los empleados se les permite consultar el archivo en otros lugares de trabajo para aumentar la efectividad de estos “cajones”. Muchos de los proyectos de obras públicas que maneja la empresa son contratados por municipios y organismos gubernamentales. Esto significa que existen reglas estrictas para la presentación de cualquier documento. Aunque para crear un libro de reuniones de construcción se requiere un alto nivel de habilidad, la cantidad de consultas y revisiones relacionadas con estos libros ha ido disminuyendo desde que la empresa comenzó a utilizar Dropbox.

“El resultado es que todos, desde los empleados más experimentados hasta los más novatos, ahora pueden verificar el correcto estado de los documentos y preparar un libro de reuniones de construcción. También es más fácil pedirle a otra persona de la empresa que haga correcciones cuando la persona a cargo no está disponible de inmediato”, señala el Sr. Nishiguchi.

El trabajo relacionado con la preparación y revisión de materiales y documentos ya se redujo a unas 10 horas al mes. La empresa también avanza hacia la eliminación del papel. A medida que se ha ido extendiendo el uso de Dropbox en la empresa, se ha reducido el número de casos en los que los planos y los libros de reuniones de construcción se imprimen y se llevan en la mano. También ha aumentado la eficiencia en el trabajo, ya que siempre se puede consultar el último archivo en una tablet.

“Un libro de reuniones de construcción es un archivo de Word de 20 a 30 páginas y, en algunos casos, se celebran más de 200 reuniones en una sola obra. Los datos y las imágenes para los planos también se toman en el lugar, por lo que a veces se sobrepasaba la capacidad de los discos duros y nuestras computadoras se ralentizaban, sobre todo en la segunda mitad del período de construcción. Ese problema también se resolvió con la adopción de Dropbox”, agrega el Sr. Nishiyama. 

El uso compartido de archivos con personas ajenas a la empresa también se ha vuelto más fácil, porque puedes crear una carpeta compartida externa en Dropbox y permitir que otras personas accedan a ella. Por ejemplo, en el pasado, la comunicación con los subcontratistas se realizaba enviando correos electrónicos con archivos adjuntos y solicitando confirmación. Ahora se utilizan carpetas para facilitar las cosas y para garantizar que siempre se puedan consultar los datos más recientes. Además, para recibir un archivo que alguien creó, solo es necesario cargarlo a una carpeta. 

Desde su uso como un cajón repleto de “know-how” y conocimientos hasta su uso como una plataforma más versátil para compartir archivos, Dropbox seguirá apoyando las operaciones de la empresa.