Ocurrió lo peor: borraste accidentalmente tu computadora y perdiste todos tus archivos importantes. En este punto, probablemente no quieras oír que debiste contar con un sistema de copia de seguridad o archivo de datos.
Puede que también te preguntes cuál es la diferencia entre una copia de seguridad y un archivo. Ambos son espacios de almacenamiento para los datos, ¿verdad? Bueno, sí. Pero sirven para diferentes propósitos y hay que hacer algunas distinciones importantes. En pocas palabras:
- Una copia de seguridad es una copia de datos que se utiliza para restaurar o recuperar esos datos en caso de que se dañen, pierdan o se corrompan
- Un archivo es un depósito para el almacenamiento de datos a largo plazo, que suele utilizarse para cumplir los requisitos de conservación de la información y las normas de cumplimiento de la normativa
Antes de explicar la mejor estrategia para proteger y almacenar tus datos, vamos a explicar con más detalle lo que entendemos por "copia de seguridad" y "archivo".
¿Qué es exactamente una "copia de seguridad"?
“Copia de seguridad es crear una copia (o varias copias) de una fuente de datos -como un documento, un archivo, una carpeta o un sistema entero- para poder restaurar y recuperar estos datos en caso de pérdida, daño o corrupción.
Es importante destacar que la copia de seguridad existe junto a la fuente de datos principal: el archivo o la carpeta original es y no eliminado o sustituido por la copia de seguridad.
El objetivo principal de una copia de seguridad es ayudarte a que tus archivos vuelvan a estar como antes de perder los datos.
Las copias de seguridad se pueden realizar manualmente con métodos de copia de seguridad locales, como discos duros externos. Como alternativa, la solución más rápida, segura y cómoda es la copia de seguridad automática en la nube.
En lugar de programar copias de seguridad a intervalos regulares, los servicios en la nube como Dropbox Backup realizarán copias de seguridad automáticas de tus archivos cuando se realice algún cambio en los datos originales, por lo que no te ocasionará ninguna molestia.
Cuándo utilizar una copia de seguridad
Se recomienda hacer copias de seguridad tanto de los archivos personales como de los profesionales, especialmente de aquellos que serían irremplazables si se perdieran. Una estrategia de copias de seguridad proporciona una valiosa red de seguridad y debe desempeñar un papel importante en cualquier plan de recuperación ante desastres.
Idealmente, deberías realizar una copia de seguridad de toda tu computadora. Sin embargo, hay algunos casos específicos en los que una copia de seguridad sería lo más beneficioso, a saber:
- Archivos que se revisan con regularidad, o proyectos de colaboración en los que puede ser necesario recuperar versiones anteriores de los archivos en una fecha posterior, como el desarrollo web y la edición de video
- Archivos en los que se trabaja en varios dispositivos, especialmente cuando se vinculan a la copia de seguridad en la nube (en lugar de a la copia de seguridad local)
- Cuando la seguridad de los archivos es primordial, las copias de seguridad en la nube ofrecen la mejor protección contra fallas de hardware, ransomware y ciberataques.
Si quieres hacer una copia de seguridad de tus archivos importantes, fotos, vídeos y cualquier otro dato, Dropbox ofrece copias de seguridad de archivos en la nube seguras y sencillas para mantenerlo todo a salvo.
… y qué quieres decir con un "archivo"?
Mientras que las copias de seguridad son espacios más activos para los datos que se actualizan con frecuencia, los archivos son únicamente para la retención de datos a largo plazo.
Una vez que un archivo está archivado, puedes eliminar el original. Normalmente, sólo los datos a los que no es necesario acceder con regularidad se envían a un archivo. Piensa en los contratos que contienen datos sensibles y registros de transacciones financieras.
Los archivos son lugares donde se almacenan datos históricos, como documentos y archivos que no necesitas para el trabajo diario.
Cuándo utilizar un archivo
Un archivo de datos se utiliza para almacenar archivos importantes durante mucho tiempo. Estos archivos no deben modificarse ni utilizarse con frecuencia.
Puedes utilizar un archivo para datos antiguos o datos que no se hayan utilizado recientemente. Por ejemplo, cuando marcas un proyecto como finalizado, los datos creados durante el proyecto pueden enviarse a un archivo en lugar de a un sistema de copia de seguridad.
Esto liberará espacio en tu sistema de almacenamiento principal, pero también te permitirá recuperar estos datos si los necesitas.
En resumen, un archivo de datos te permite:
- Demostrar el cumplimiento de las políticas de conservación de la información y de la normativa de cumplimiento.
- Crear un registro permanente de las comunicaciones empresariales importantes, como los documentos legales y la correspondencia
- Acceder a datos históricos importantes que podrías necesitar para resolver disputas o consultas relacionadas con tus operaciones comerciales, contratos, transacciones financieras, etc.
¿Cuál es la diferencia entre copias de seguridad y archivos?
Las copias de seguridad y los archivos proporcionan un espacio para almacenar datos, de modo que se puedan recuperar en el futuro, y eso es todo en cuanto a similitudes.
Existen varias diferencias entre las copias de seguridad y los archivos, como sus objetivos principales y su funcionamiento.
Copias de seguridad
- Adecuado para el almacenamiento a corto y largo plazo
- Recomendadas para archivos y carpetas activos, que cambian constantemente y a los que se accede con regularidad
- La velocidad es importante para hacer copias de seguridad y recuperar datos rápidamente.
- Crea varias copias de los archivos para garantizar que se puedan recuperar las versiones anteriores si es necesario.
- Se utiliza para restaurar y recuperar versiones anteriores de datos después de que se perdieron, dañaron o sobrescribieron los archivos originales.
Archivos
- Adecuados solo para almacenar datos durante un período prolongado.
- Recomendados para archivos y carpetas que necesitan conservarse pero a las que no es necesario acceder con frecuencia.
- La velocidad es menos importante
- Por lo general, solo utiliza una copia de un archivo, que no puede alterarse ni cambiarse una vez archivado.
- Se utiliza para recuperar datos que no han cambiado desde que se almacenó originalmente en el archivo
Entonces, ¿qué deberías hacer?
Independientemente de lo sólida que sea tu estrategia actual de gestión de archivos, la mejor manera de proteger tus archivos importantes es contar con una solución de copia de seguridad y un archivo.
- Utiliza tu solución de copia de seguridad para los datos actuales y activos que necesitan protección contra pérdidas accidentales o malintencionadas, pero a los que también hay que acceder o recuperar rápidamente
- Utiliza tu archivo para conservar indefinidamente archivos que son esenciales para las operaciones de tu empresa y las obligaciones legales y que deben ser fáciles de recuperar, pero no necesitan estar disponibles todo el tiempo.
Al disponer de ambos, tendrás la protección más sólida para tus archivos.
Dropbox Backup ofrece una forma sencilla de proteger tus archivos. Tus archivos, carpetas y documentos estarán seguros en tu cuenta de Dropbox. Puedes abrirlos cuando y donde los necesites, aunque sea años después.
Dropbox Backup: la solución ideal de copia de seguridad y archivado
Dropbox Backup hace que sea fácil guardar tus archivos en la nube automáticamente, para que puedas recuperarlos rápidamente, pase lo que pase.
