El breakdance se globaliza con Dropbox y BBoy City

El contexto de la empresa

Romeo Navarro, un bombero de Austin, siempre ha usado el breakdance como su válvula de escape, una forma de expresarse y escapar de las calles difíciles. En 1998, creó BBoy City para ofrecer a los niños de barrios difíciles la misma oportunidad.

La comunidad entrena, apoya y conecta a jóvenes bailarines a través de competiciones y eventos de breakdance. “Las competiciones mantienen a los niños concentrados en un objetivo y fuera de problemas. Al principio no se celebraban actos oficiales, por eso creé BBoy City".

Desafío: hacer que los eventos nacionales transcurran de manera fluida y sin estrés

Con un equipo de 20 personas, BBoy City no podía permitirse procesos lentos y torpes. Recopilar y luego organizar el material para marketing y festivales de cine fue difícil. “La gente nos enviaba enlaces desordenados a los que era imposible realizar un seguimiento”, explica Navarro. “Tener tanto contenido es inútil si no puedes encontrarlo”.

Gestionar el papeleo también era un lío. El equipo imprimía y escaneaba documentos y los enviaba de un lado a otro por correo electrónico para su firma, lo que ralentizaba el proceso.

Otro desafío fue el proceso de edición de vídeo. El equipo tuvo que descargar archivos enormes solo para revisarlos y luego ofrecer comentarios a través de correos electrónicos utilizando códigos de tiempo o participar en una llamada. “Era incómodo y requería mucho tiempo, sobre todo cuando se trabajaba con editores de otras zonas horarias", explica Michael Plaster, socio de medios Bboy City. “Pasé horas gestionando la logística de transferencias de archivos, notas y comunicación”.

En 2020, cuando el breaking se convirtió en un deporte olímpico, todo el mundo se apresuró a organizar eventos y formar un equipo. El equipo de BBoy City dio un paso adelante y asumió el desafío de organizar fases clasificatorias y competiciones nacionales. Se hizo más urgente encontrar formas más inteligentes de recopilar las presentaciones, las firmas y las imágenes de los bailarines.

Solución: planificar, firmar y compartir, todo de forma sencilla

Navarro presentó Dropbox a todo su equipo, desde organizadores de eventos y diseñadores gráficos hasta personal de seguridad y técnicos de emergencias médicas. En la actualidad, BBoy City almacena todo su material en Dropbox (más de 15 terabytes (o 500 horas) de vídeo) y la cifra sigue aumentando. “Dropbox mantiene nuestros archivos organizados y accesibles. Es un auténtico salvavidas”, afirma Navarro.

BBoy City utiliza Dropbox para recopilar contenido de bailarines de breakdance de todo el mundo. Por ejemplo, los asistentes a eventos en directo usan códigos QR para enviar vídeos que llegan instantáneamente a las carpetas correctas. BBoy City también recopiló vídeos filmados por bailarines que viajan por el mundo capturando la cultura local. 15 películas fueron seleccionadas para su estreno en un festival de cine en Austin. “Recibimos muchas propuestas de último momento y pude ordenarlas desde mi teléfono sobre la marcha. Dropbox me ayudó a gestionar todo de manera eficiente, evitando que me sintiera abrumado”, comparte Scott Eshbaugh, director del Bboy City Film Festival.

Los miembros del equipo también colaboran en películas, directamente dentro de Dropbox. Este es su método: los operadores de cámara cargan el material en Dropbox, etiquetan las carpetas a medida que avanzan y alertan al resto del equipo con notificaciones instantáneas. Posteriormente, el editor se pone a trabajar y carga el producto final en Dropbox para recibir comentarios.

Así, el equipo de BBoy City puede dejar comentarios en fotogramas específicos mediante Dropbox Replay. Con integraciones con conocidos software de edición como Premiere, los editores pueden usar marcadores de Replay para saltar directamente a los puntos exactos que necesiten ajustes, eliminando la necesidad de buscar manualmente en el metraje. Tener un historial de versiones y comparaciones paralelas también permite al equipo revisar y elegir fácilmente las mejores ediciones, así como probar diferentes presentaciones para ver cuál funciona mejor. El equipo también puede generar transcripciones instantáneas, ahorrando tiempo.

Por último, BBoy City usa Dropbox Sign para ejecutar contratos y renuncias. En los pruebas olímpicas de clasificación, los bailarines pudieron firmar renuncias de COVID-19 directamente en sus dispositivos. “Eso hizo que el evento fuera totalmente sin contacto y fuimos los únicos que pudimos lograrlo durante la pandemia”, añade Navarro. El equipo también se ocupa de las solicitudes de visado a través de Dropbox, lo que facilita la incorporación de artistas o candidatos internacionales.

Resultados: trabajo en equipo rápido y fluido con alcance global

Dropbox se ha convertido en el “asistente personal” del equipo, gestionando documentos de todo tipo. En lugar de hacer malabarismos con documentos escaneados, Navarro puede enviar un contrato para firmar con solo unos pocos clics. Los archivos ejecutados se almacenan de forma organizada.

Con alrededor de 30 contratos firmados por mes, BBoy City ahorra tiempo al comunicarse con artistas o candidatos. “Lo que antes llevaba días ahora lleva cinco minutos”, añade Navarro. “Esto es crucial en nuestro trabajo. Si la firma de un documento lleva demasiado tiempo, nuestros bailarines pueden perder el interés en participar en nuestros eventos”.

Con un espacio único y estructurado para intercambiar archivos, el equipo de BBoy City puede colaborar sin problemas con compañeros, socios y capítulos internacionales. Las notificaciones instantáneas sobre tareas completadas o archivos cargados mantienen a todas las partes interesadas sincronizadas. “Parece como si todo el mundo estuviera a la vuelta de la esquina, aunque estén al otro lado del mundo. Los archivos, el contenido y el papeleo se comparten instantáneamente. Sin intermediarios, sin retrasos”, añade Navarro.

Con esta colaboración optimizada, BBoy City ha ampliado su alcance global, ofreciendo eventos que brindan un espacio seguro para que los jóvenes practiquen breakdance sin temor a la discriminación. Sus capítulos ahora conectan con jóvenes de toda Europa, Asia y Sudamérica. “Desde que estamos en los Juegos Olímpicos, la popularidad del breaking va en aumento y necesitaremos Dropbox para gestionar una logística más compleja y organizar más contenido”, concluye Navarro. “Nos ayudará a crear oportunidades para que los niños accedan a asesoramiento, viajen por el mundo y conviertan sus desafíos en éxitos”.