Crunch Fitness mejora la colaboración para que el fitness sea más accesible

El contexto de la empresa

Crunch Fitness se centra en la inclusión: acoge a millones de miembros en más de 600 sucursales con una filosofía de “sin prejuicios”. Ofrece clases únicas de fitness grupal y entrenamiento personal en 600 ubicaciones, así como programas online y virtuales, todo para que el fitness sea divertido y accesible. 

El reto: equipos desconectados y herramientas obsoletas

Crunch Fitness tenía problemas con el almacenamiento de archivos local a medida que la empresa se iba expandiendo. Los equipos corporativos y los de las franquicias intercambiaban documentos por correo electrónico, lo que solía causar confusión porque había documentos obsoletos. Los empleados remotos no podían acceder a los archivos almacenados en servidores físicos y la transferencia de archivos multimedia grandes era lenta. El mantenimiento informático era un esfuerzo constante que requería copias de seguridad manuales y parches de seguridad frecuentes.

La solución: una fuente de información segura

Después de un gran corte de energía durante el huracán Sandy que les dejó sin acceso a archivos esenciales, Crunch hizo el cambio a Dropbox. Primero lo adoptó el equipo creativo y luego lo siguió toda la empresa. Como Dropbox cumplía los requisitos de HIPAA, era una opción segura para la empresa.

Ahora, los equipos corporativos y los franquiciados pueden acceder a los recursos en un solo entorno, lo que garantiza que los archivos estén organizados y sean fáciles de encontrar. El intercambio de archivos se optimiza con enlaces simples, mientras que las funciones de seguridad integradas, como la prevención de pérdida de datos, los controles de acceso y el cifrado, mantienen los archivos protegidos.

Crunch Fitness también adoptó DocSend para compartir de forma segura actualizaciones de diseño con los franquiciados, eliminando versiones obsoletas y accesos no autorizados. “Podemos establecer protección con contraseña y fechas de vencimiento”, explica Nobel Kekele, administrador de sistemas de Crunch Fitness. “También podemos ver cuándo se abre un documento, cuánto tiempo le dedica alguien e incluso en qué secciones se centra”. Estos conocimientos ayudan a mantener la implicación de los franquiciados: si alguien no ha abierto un documento importante, el equipo sabe que debe hacer un seguimiento.

Crunch Fitness también adoptó Dropbox Replay para acelerar la edición de vídeos para entrenamientos online, lo que permite añadir comentarios en tiempo real y una colaboración fluida entre editores, instructores y responsables.

Resultados: colaboración más fluida, menor mantenimiento de TI

Con Dropbox, Crunch sincronizó sus 600 gimnasios. Ahora los equipos de toda la empresa pueden acceder a contenido, compartirlo y administrarlo sin demoras ni confusiones.

Esto ha ayudado a evitar gastos, incluidos 50 000 dólares ahorrados al año en mantenimiento del almacenamiento y 150 000 en actualizaciones del sistema. Los beneficios en lo que se refiere a los costes son aún más significativos cuando se tienen en cuenta el ahorro de tiempo y la mejora de la productividad.

Ahora, los empleados pueden trabajar desde cualquier lugar y acceder a los documentos en sus teléfonos.

• La recuperación de archivos que solía costar horas ahora solo cuesta unos segundos.
• Los empleados pueden acceder a lo que necesitan desde cualquier ubicación o dispositivo.
• Las transiciones, como los traslados de oficinas y las adquisiciones, ahora resultan más fáciles.

El equipo de TI también dedica menos tiempo al mantenimiento y la asistencia a los empleados.

• Se realizan un 80 % menos de solicitudes de asistencia de TI relacionadas con la pérdida de archivos o con problemas de acceso.
• El control de versiones y las copias de seguridad son automáticos, lo que permite que el departamento de TI se centre en cuestiones más importantes.
• Los administradores pueden restaurar versiones anteriores instantáneamente (se acabaron los momentos de pánico).

Crunch Fitness ahora está probando Dropbox Dash, conectándolo a SharePoint, OneDrive, Microsoft 365, Slack, GitHub, Smartsheet y más. Con la búsqueda basada en IA, los equipos pueden encontrar contenido más rápido. Schellhaas espera que esto ayude a reducir la fricción y mejorar aún más la colaboración.