La Elbphilharmonie y la Laeiszhalle simplifican el uso compartido y las firmas con Dropbox y Dropbox Sign.

El contexto de la empresa

En la Elbphilharmonie y la Laeiszhalle, dos de las instituciones culturales más prestigiosas de Hamburgo, no hay dos noches iguales. Con hasta cinco conciertos al día, que incluyen desde solistas de fama mundial hasta conjuntos emergentes, cada espectáculo genera una nueva oleada de materiales: acuerdos con los artistas, notas del programa, material de marketing, requisitos técnicos y actualizaciones de última hora.

Los equipos pasan de un proyecto a otro a toda velocidad, y con tantos elementos en juego, mantener la sincronización es fundamental.

El reto: equilibrar la facilidad de uso y la seguridad

Desde el primer día, el equipo de la Elbphilharmonie y la Laeiszhalle se propuso crear un sistema impecable y bien organizado para almacenar y compartir recursos. No obstante, con tanta gente involucrada, desde personal interno hasta colaboradores independientes y agencias de diseño, era necesario encontrar el equilibrio adecuado. La solución debía ser lo suficientemente sencilla para que cualquiera pueda usarla, y lo suficientemente segura y fiable para proteger la integridad de la marca y la información confidencial.

"Trabajamos con un grupo muy diverso de socios externos, muchos procedentes de ámbitos creativos. Por lo tanto, no pueden dedicar tiempo a aprender sistemas complejos", afirma Melanie Kämpermann, Directora de Marketing, Comunicación y Ventas de la Elbphilharmonie y la Laeiszhalle.

Por eso, las soluciones demasiado corporativas o complicadas quedaban descartadas. Otro aspecto determinante eran los permisos: quién debía ver qué, cómo debían compartirse los archivos entre los equipos, cómo evitar confusiones de versiones a medida que los espectáculos entraban y salían de la programación, y cómo eliminar los retrasos causados por la creación y la firma manual de contratos con artistas, agencias y socios de todo el mundo.

La solución: una estructura para todos.

El equipo adoptó Dropbox mientras la Elbphilharmonie aún estaba en construcción, por lo que Dropbox prestó asistencia directa en la implementación para ponerse en marcha con rapidez. "Si algo salía mal o surgía alguna pregunta, obteníamos la respuesta de inmediato. La asistencia fue rápida y eficaz, y eso marcó la diferencia" afirma Ingo Främbs, Subdirector de Informática de la Elbphilharmonie y la Laeiszhalle. "Hoy en día, contamos con 260 usuarios de Dropbox".

Otro factor importante a la hora de elegir Dropbox fue su facilidad de uso para los socios creativos. "La estructura de carpetas de Dropbox es muy similar a la que siguen los ordenadores", afirma Främbs. "La mayoría de nuestros socios ya utilizan Dropbox, así que no necesitan formación alguna. Pueden usarlo de inmediato".

Entre las dos salas de conciertos, se almacenan casi 200 terabytes de contenido en un sistema de carpetas estructurado que cumple las normativas europeas y alemanas de protección de datos: desde materiales de marketing y kits de prensa hasta contratos y archivos de producción. "La seguridad fue la razón principal de elegir Dropbox. El primer gran hito fue el traslado de los centros de datos de Dropbox a Europa", explica Främbs.

El personal comparte el acceso con socios externos mediante enlaces sencillos, ya sea a un solo recurso o a una carpeta. En caso de confusión, por ejemplo, si dos personas editan el mismo archivo, el historial de versiones ayuda al equipo a ver qué y cuándo se cambió para resolver la situación con rapidez y mantenerse al día.

El equipo también utiliza Dropbox Replay para gestionar las revisiones de vídeo. Con Sign, los contratos se firman de manera digital y se almacenan de forma automática en el mismo sistema para hacer un seguimiento y almacenar todo en un solo lugar.

Los resultados: claridad, flexibilidad y control para un equipo muy activo

Con una estructura de carpetas clara, los archivos son fáciles de encontrar. En lugar de enviar archivos adjuntos o rebuscar en las bandejas de entrada, todo el mundo sabe dónde buscar para que los equipos externos colaboren con fluidez. Además, el intercambio de archivos es más seguro. Los equipos pueden otorgar acceso a contenido específico sin exponer nada más.

La flexibilidad de la plataforma también ayuda. El personal puede decidir qué documentos guardar en la nube y cuáles hacer disponibles sin conexión para facilitar el acceso al trabajar de forma remota, viajar o desplazarse de un lugar a otro. "Tras finalizar una temporada de conciertos, configuro las carpetas como solo online para ahorrar espacio en mi disco duro local", explica Kämpermann. "Así, mi dispositivo no se llena con archivos innecesarios ni se queda sin espacio. Además, incluso cuando trabajo sin conexión, puedo abrir archivos importantes en mi dispositivo, tanto en casa, desde el tren o en reuniones con nuestros socios".

Sign ayuda al personal a recopilar firmas de líderes, artistas y colaboradores con rapidez y muchos menos mensajes. Antes, era necesario imprimir los formularios para firmarlos a mano, escanearlos y, en ocasiones, enviarlos por correo interno, lo que aumenta el riesgo de desaparición. "Ahora, todos nuestros documentos son rastreables", afirma Främbs. "Nada se pierde y siempre sabemos dónde está un documento, quién lo ha firmado y quién no".

Además, Replay acelera las revisiones de vídeo y simplifica la colaboración. Al incluir indicaciones específicas en cada fotograma en el mismo archivo, resulta más fácil enviar y comprender los comentarios, por lo que las ediciones se finalizan en menos rondas.

Gracias a Dropbox, el equipo de la Elbphilharmonie y la Laeiszhalle evitó grandes inversiones en hardware, sistemas de refrigeración o espacios exclusivos que la mayoría de las instituciones culturales no podrían permitirse. Dropbox simplifica la colaboración en un equipo que gestiona cientos de terabytes, y tiene sentido desde el punto de vista financiero.