El contexto de la empresa

Heck es una empresa de élite que ofrece un servicio integral prémium de producción, postproducción, animación y diseño de movimiento. Con un equipo que trabaja completamente en remoto, para que cada proyecto sea un éxito se debe disponer de plataformas en la nube rápidas y fiables.

Al principio, Heck utilizaba Google Drive para gestionar documentos y archivos de producción de gran tamaño. Sin embargo, a medida que la empresa fue creciendo, se hizo evidente que necesitaban una solución más completa.

El reto: descongestionar el flujo de trabajo creativo

Con Drive, los problemas eran evidentes. Las subidas y descargas de material de vídeo sin procesar se bloqueaban con frecuencia, y se acumulaban miles de archivos en las colas.

“Transferimos terabytes cada semana”, explica Phillip Goodwin, fundador y director general de Heck. "Las carpetas indicaban que estaban sincronizadas cuando en realidad no lo estaban. Los archivos desaparecían y, si fallaba una carpeta, todo el proyecto se paralizaba".

El equipo de Heck recurrió a soluciones alternativas, como trabajar a través de navegadores web o enviar físicamente las grabaciones para evitar los retrasos en la nube. Aunque resultaban efectivas, estas soluciones temporales provocaban incumplimiento de plazos, confusión entre los clientes y abrían la puerta a riesgos de seguridad. 

Los ciclos de revisión eran igualmente inconexos, ya que se requerían herramientas de terceros que desconectaban los comentarios de los archivos fuente. Al mismo tiempo, el enorme volumen de archivos convertía la búsqueda en una tarea ardua y laboriosa.  

“Era un procedimiento complicado y frágil, y dedicábamos demasiado tiempo a intentar que las herramientas funcionaran en lugar de crear vídeos”, explica Goodwin. "Cuando no encuentras las cosas rápidamente, los clientes empiezan a preguntarse si eres organizado. En los servicios creativos, eso afecta a la confianza".

Solución: un sistema unificado para la optimización del flujo de trabajo remoto.

Como profesional independiente, Goodwin había utilizado Dropbox con éxito durante años. Sabía que funcionaba y se preguntaba si podría ampliarse para resolver los problemas de flujo de trabajo remoto de Heck.

Tras el primer proyecto, quedó claro que Dropbox ofrecía la rapidez y la fiabilidad que Heck necesitaba.

"Desde la primera prueba, funcionó sin problemas", asegura Goodwin. "Trasladamos toda la empresa y no nos arrepentimos de haberlo hecho".

Tras el traslado, todo encajó a la perfección. Heck trabaja con talentos de más de 30 países, y a menudo suma docenas de colaboradores para un solo proyecto. Las herramientas de permisos de Dropbox garantizan una incorporación segura y un acceso sin complicaciones a los archivos, independientemente de dónde trabajen las personas.

El equipo pronto implementó un asistente de IA, Dropbox Dash, para conectar todas sus aplicaciones como Slack, Gmail y Notion en un solo lugar. Ofrecía una experiencia de búsqueda unificada muy necesaria en todo su flujo de trabajo creativo y calendarios de proyectos.

"Con Dash, las búsquedas tardan solo unos segundos", afirma Goodwin. "Busqué 'Puente Golden Gate' e inmediatamente encontré el archivo exacto que necesitábamos entre miles. Dash entendió lo que quería decir incluso antes que yo".

El equipo también adoptó nodos de contenido inteligentes y compartibles, denominados Pilas, para crear paneles de inspiración visual, presentaciones y paquetes de entrega. "Es como disponer de una plataforma creativa ligera incorporada", comenta Goodwin.

Para las reseñas, ahora Heck utiliza Dropbox Replay. Esta herramienta colaborativa de revisión y aprobación se conecta directamente a las carpetas de Dropbox, lo que permite al equipo intercambiar archivos fácilmente con los artistas y recopilar sin problemas los comentarios de los clientes. Y como todo reside en un mismo lugar, los equipos de Heck pueden pasar directamente a la siguiente ronda de revisiones sin esperas.

Resultados: ampliación para impulsar el trabajo global

Una vez estabilizados sus procesos, Heck pudo dejar de solucionar problemas y empezar a centrarse en el crecimiento.

Dropbox demostró su valía durante una de las campañas más grandes y complejas de Heck hasta la fecha: un proyecto multivídeo con más de 300 entregables en 30 países y 17 idiomas. "Dropbox mantuvo a todo el mundo sincronizado y orientado al cliente. Fue enorme", señala Goodwin. Les ayudó a lograr el flujo de trabajo optimizado que siempre habían deseado y, al mismo tiempo, a ofrecer una mejor experiencia al cliente.

Lo más importante es que Dropbox permitió al equipo hacer lo que mejor sabe hacer: crear trabajos que encantan a los clientes. "Dropbox mantiene a nuestro equipo remoto conectado, organizado y trabajando con rapidez", comenta Goodwin. "Eso es todo".