La solución: Dropbox Dash ayuda a Huish a buscar en todas las aplicaciones conectadas a la vez

Con la búsqueda universal de Dropbox Dash, Stan y sus empleados ahora pueden buscar la información que necesitan en todas las plataformas conectadas de Huish (Dropbox, OneDrive, Outlook) desde un único cuadro de búsqueda.

"Podemos buscar por nombre, número de cuenta, una palabra en el texto de un correo electrónico, prácticamente cualquier cosa, y encontrar lo que necesitamos con una búsqueda mediante Dash", explica Stan. "Dropbox Dash es la mejor herramienta que he visto para encontrar datos en correos electrónicos".

Lograr que toda la información de Huish esté disponible de esta manera ha tenido un profundo impacto en la rapidez con la que Stan puede realizar su trabajo. Antes de usar Dash, si Stan había trabajado en un archivo hace años y no podía recordar exactamente en qué plataforma estaba almacenado ese archivo, tenía que revisar innumerables correos electrónicos y sistemas de archivos con la esperanza de encontrarlo. 

Ahora, con solo un nombre o un número de teléfono, Stan puede acceder rápidamente a un archivo de proyecto en OneDrive, una conversación en Outlook o un contrato en Dropbox. Además, puede filtrar por plataforma si ya tiene una idea de dónde está un documento.

"Dropbox Dash me ahorra horas que de otro modo debería dedicar a revisar millones de carpetas en diferentes sistemas", asegura Stan.

Dropbox Dash también se ha expandido a toda la organización, y tanto el equipo de ingeniería como el de contabilidad han acelerado su forma de trabajar.

Cuando el equipo de ingeniería de Huish crea diagramas 3D para diferentes tipos de equipos de buceo, necesita localizar números de pieza específicos. Usar Dropbox Dash para buscar en bases de datos enteras les ayuda a encontrar exactamente lo que necesitan con solo un nombre o una palabra, lo que acelera considerablemente su trabajo.

El equipo de contabilidad de Huish está obteniendo resultados similares. Dropbox Dash les permite buscar números de cuenta entre toda la información de su organización para encontrar facturas que deben pagarse, sin tener que revisar millones de carpetas o correos electrónicos. "Antes, los datos del equipo de contabilidad no estaban muy organizados, pero Dropbox Dash ayuda a reunir toda la información que necesitan para que puedan realizar más tareas en menos tiempo", comenta Stan.

Cuando Stan se planteó por primera vez usar Dropbox Dash, su principal preocupación era mantener la privacidad y la seguridad en toda la organización. Como Huish ya era cliente de Dropbox, Dash simplemente aplicó las mismas medidas de seguridad con controles estrictos. Si un empleado no tiene acceso a un archivo, por ejemplo, ese archivo aparecerá en blanco cuando lo busque mediante Dropbox Dash.

Aunque Stan y su equipo utilizan principalmente Dropbox Dash para buscar archivos, también utilizan la función de respuestas de IA para generar resúmenes de proyectos. A Stan, estos resúmenes le permiten ahorrar tiempo cuando necesita refrescar la memoria sobre proyectos anteriores.

El equipo de Huish también utiliza la función Stacks para agrupar carpetas y enlaces de sitios de diferentes herramientas en un solo lugar, lo que permite compartir varios archivos a la vez con más facilidad al colaborar en proyectos.

A medida que Stan y su equipo continúan desarrollando la infraestructura organizativa de la empresa, que incluye un centro de contactos, confía en que Dropbox Dash permitirá que los empleados sean más eficientes y mejorar las operaciones en general. "Dropbox Dash nos ahorra a mí y a mis equipos tiempo y esfuerzo valiosos al permitir un acceso más rápido y sencillo a la información. Facilita el trabajo a todo el personal y aumenta la productividad".

Resultados: Dropbox Dash ahorra tiempo y simplifica la información para Huish 

Reducción del tiempo de búsqueda
Mediante la búsqueda universal de Dash, Huish puede encontrar documentos en todas sus aplicaciones de almacenamiento de archivos y de información en cuestión de segundos desde una única interfaz fácil de usar.

Casos de uso en empresas
Los equipos de Huish, desde el de TI hasta el de ingeniería y el de contabilidad, están encontrando aplicaciones para buscar con más rapidez en su trabajo cotidiano.

Controles de seguridad y privacidad de Dropbox
Dropbox Dash mantiene los mismos protocolos de seguridad que Dropbox para que puedas estar seguro de que toda tu información está protegida y solo disponible para las personas adecuadas.