Cómo Dropbox ayuda a triunfar al primer fondo especializado en financiación inicial de Australia
Co Ventures ha creado un sistema para enviar información confidencial y hacer seguimiento, firmar acuerdos con potenciales inversores y tener una base de datos histórica en condiciones.
"DocSend y Sign se integran perfectamente en nuestros flujos de trabajo. Nos ayudan a ser más eficientes, a cerrar acuerdos con inversores y a enviar información de forma segura, que no nos atreveríamos a enviar de otro modo".
Productos utilizados
Industria
Servicios financieros
Tamaño
De 2 a 249
Ubicación
Sídney, Australia
El problema: complicaciones derivadas de trabajar con información confidencial y muchos inversores
Co Ventures es el enlace entre empresarios y emprendedores por una parte e inversores por la otra. Por tanto, su fundadora, Maxine Minter, y su equipo necesitaban encontrar la forma de compartir información confidencial, como proyecciones financieras, hojas de ruta de producto e información sobre el mercado. Debían asegurarse de que la información de la empresa solo estuviera al alcance de las personas adecuadas, a la vez que hacían un seguimiento de la documentación. Con 14 socios de riesgo y una numerosa comunidad de socios comanditarios haciendo 30 inversiones a partir de un solo fondo, "hay muchísimos materiales en constante movimiento", nos cuenta Minter. "Nuestra prioridad es proteger el contenido y enviar información confidencial de forma segura".
Firmas simplificadas
Del mismo modo, Co Ventures necesitaba disponer de firmas legalmente vinculantes y llevar un seguimiento de quién había firmado un determinado documento, quién faltaba por firmarlo y quién lo había visto. En el frenético mundo del capital de riesgo, la velocidad y la eficiencia pueden marcar la diferencia entre hacer una inversión acertada o no llegar a tiempo. Por eso, disponer de una forma rápida y sencilla de cerrar acuerdos importantes puede valer millones.
Y con tantísimos documentos en constante circulación, utilizar un sistema que clasifique y archive de forma automática los documentos ya cumplimentados en el lugar correspondiente de la nube de Co Ventures tendría sus ventajas, como eliminar las tareas improductivas, prevenir los problemas del control de versiones y crear una base de datos segura y ordenada.
"La base de una inversión es la confianza, ¿verdad? Para crear esa confianza tan esencial y no perderla, es necesario contar con una manera de enviar documentos de forma segura y hacer un seguimiento de quienes los ven".
La solución: DocSend, Sign y las integraciones con GSuite hacen que todos estén coordinados en Co Ventures
DocSend, Sign y las integraciones de GSuite en Dropbox forman parte del flujo de trabajo diario de Co Ventures y hacen que gestionar documentos confidenciales sea más eficiente.
DocSend se utiliza, sobre todo, durante el proceso de financiación y a la hora de enviarles los materiales a los socios de riesgo. Le permite a Co Ventures gestionar los materiales, establecer fechas de vencimiento y evitar que se mezcle la información. Con DocSend, Minter y su equipo tienen la seguridad de que la documentación confidencial no se divulga de forma accidental ni a cualquier persona. También pueden crear plantillas y utilizar enlaces para simplificar procesos, de esta forma, ahorran tiempo y energía y se libran de los quebraderos de cabeza. "Gracias a DocSend, podemos enviar información de forma profesional tanto a socios habituales como potenciales, y podemos almacenarla y gestionarla en nuestro sistema", afirma Minter.
Sign es su salvación
El objetivo de Sign es que se cierren los acuerdos. Según Minter: "Es seguro. Puedes dejar que haga el trabajo por ti. Es muy útil no tener que encargarse de comprobar manualmente quién ha firmado, quién falta por firmar y quién nos está dando largas". El equipo de Co Ventures creó flujos de trabajo en los que se indica qué hacer cuando un socio de riesgo no ha firmado un documento después de un cierto tiempo, con lo cual se agilizan los seguimientos.
Co Venture gestiona cientos de flujos de trabajo a diario en un sinfín de aplicaciones, como Notion, Canva o Zoom. La integración de GSuite con Dropbox simplifica estos flujos de trabajo, les hace un seguimiento y se asegura de que funcionen como es debido. En palabras de Minter: "Por ejemplo, en cuanto sale un contrato de GSuite pasa directamente a Sign. Después de firmarlo, vuelve de forma automática a GSuite. Es así de sencillo".
Los resultados: ganan inversores y cierran contratos con facilidad
Los productos de Dropbox ayudaron a Minter y Co Ventures a cerrar su última ronda de financiación. La fundadora nos explica que "son una parte fundamental en las tareas que desempeñan. Hacen justo lo que se espera de ellos, y utilizarlos es tan sencillo que apenas tengo que dedicarles tiempo. No me paso horas y horas peleándome con las funciones. Cumplen con lo que prometen".
Poder enviarle a un cliente potencial detalles que, hasta ahora, solo se podrían haber compartido de forma presencial tiene un valor incalculable. Y lo mismo ocurre con las estadísticas detalladas, que les permiten a Minter y a su equipo personalizar las conversaciones y las presentaciones de seguimiento. Si el inversor potencial solo le ha dedicado un minuto a la estrategia de financiación de Co Venture, Minter sabe que tiene que hacerle un resumen muy completo. Sin embargo, si el inversor ha pasado mucho tiempo leyendo el documento, la fundadora puede centrarse antes en los detalles.
Además de rápido, los acuerdos también se cierran de forma más eficiente. Tras una llamada, o incluso antes de colgar, Minter puede abrir la plantilla del acuerdo estándar para socios de riesgo, añadir un par de datos clave, enviar el documento y esperar a que se lo devuelvan firmado. Otro acuerdo cerrado con éxito que queda alojado de forma automática en el lugar que le corresponde.
"Hay ciertos materiales que enviamos porque salen de DocSend. Si solo dispusiéramos de un PDF o un enlace de Google Drive, no lo haríamos. Al tener la seguridad de que la información es confidencial, trabajamos de una forma mucho más efectiva".
Maxine MinterFundadora y socia general de Co Ventures y Co Lab