Seihou Kensetsu Co., Ltd. está creando “cajones” para compartir información

El reto: la documentación incoherente cuesta tiempo y dinero

Seihou Kensetsu Co., Ltd. tiene una larga trayectoria en obras de construcción en la ciudad de Ise de la prefectura de Mie (Japón), incluidos muchos proyectos de obras públicas. La empresa desarrolla su actividad sobre dos pilares: la ingeniería civil y la construcción. Destacan especialmente en proyectos en consorcio en el ámbito de la ingeniería civil, con unos diez proyectos en marcha en todo momento

Facilitar el intercambio de documentos con los clientes y subcontratistas de la construcción resulta esencial para garantizar que los procesos en la obra se desarrollen sin problemas. No obstante, antes Seihou Kensetsu tenía ciertos problemas relacionados con esto. En las obras de construcción e ingeniería civil se elabora un documento denominado “libro de actas de obra”. Describe detalladamente las solicitudes del cliente, el trabajo a realizar y cualquier cambio que deba llevarse a cabo. Para que la obra avance, cada empresa y contratista involucrado revisa el libro. Si está incompleto, se retrasarán los trabajos mientras se confirma y se corrige el libro, lo que afecta al período total de construcción.

“La falta de coherencia en la integridad de los libros de actas de obra entre empleados experimentados y noveles era un motivo de preocupación para nosotros. Dado que, en función de este documento, se gastarán millones o decenas de millones de yenes, es absolutamente esencial asegurarse de que no falten detalles o que no estén incompletos. "Para evitar retrasos provocados por la repetición de trabajos, era necesario que estandarizáramos la documentación a un alto nivel", explica Masaaki Nishiyama.

En aquella época, cada responsable de los libros de actas de obra los creaba y almacenaba en su propio ordenador, y este era un factor que hacía que los libros fuesen demasiado “personalizados”. Lo que necesitaban era una forma de compartir documentos anteriores en toda la empresa para que los nuevos empleados pudieran aprender a crearlos y utilizar los ejemplos correctos. Teniendo esto en cuenta, la empresa empezó a plantearse la elección de un sistema.

La solución: compartir los conocimientos colectivos en una sola plataforma

“El departamento de obra toma la iniciativa a la hora de considerar y seleccionar qué soluciones de TI se deben utilizar. “Nosotros, el departamento de Asuntos generales, nos encargamos de proponer soluciones efectivas y respaldar su implementación”, afirma Kazuyuki Nishiguchi. La empresa aplicó este enfoque durante su investigación.

Al determinar la solución, la empresa tuvo en cuenta los “cajones”. Si los libros de actas de obra anteriores se guardan en un cajón, cualquiera puede sacarlos siempre que quiera consultarlos para verificar el formato correcto. Consideraron que podrían convertir los conocimientos existentes de la empresa en un activo compartido.

“Además, cuando los empleados noveles preparan documentos, pueden sentirse incómodos al tener que pedir aclaraciones a sus superiores, que suelen estar muy ocupados. Creíamos que con los cajones nos evitaríamos estas preocupaciones”, comenta Nishiyama.

Fue entonces cuando conoció Dropbox a través de un socio de TI. Nishiyama se dio cuenta de que Dropbox podría funcionarles en cuanto su socio se lo describió.

“Al principio, no habíamos pensado en usar almacenamiento en la nube, pero consideramos que la nube, a la que se puede acceder desde cualquier lugar, era una buena opción para nuestro negocio, ya que la mayoría de nuestros empleados están en las distintas obras. "Es conveniente poder ver documentos en un teléfono inteligente mientras estás de viaje y cargar documentos creados en la oficina de la obra", explica Nishiyama.

Otra ventaja de la nube es que también puedes evitar el uso del papel en tu empresa. Por ejemplo, antes los supervisores de obra de la empresa imprimían planos y se los llevaban a la obra. Ahora, si todos los archivos necesarios están almacenados en una carpeta de Dropbox y se consultan en tablets y teléfonos inteligentes, la cantidad de materiales impresos se puede reducir en gran medida. La empresa consideró que esto también reduciría la carga de los empleados.

“La decisión por lo que respecta a la solución fue inmediata, pero la implementación en las obras costó un poco de tiempo. "Esto se debe a que consideramos que el cambio repentino a un sistema nuevo supondría una carga demasiado grande para nuestros empleados", comenta Nishiguchi.

Después de distribuir las cuentas a todos los empleados, el departamento de Asuntos generales ofreció asistencia para que cada empleado pudiera familiarizarse con Dropbox a su propio ritmo, tanto si quería usarlo plenamente o solo parcialmente en su trabajo.

Resultados: ahorro de tiempo en la preparación de documentos y al compartir archivos

Seihou Kensetsu ha creado para cada obra carpetas en Dropbox, donde los empleados pueden almacenar archivos como planos y libros de actas de obra. La empresa no establece privilegios de acceso estrictos. En lugar de ello, a los empleados se les permite consultar archivos en otros lugares de trabajo para aumentar la eficacia de estos “cajones”. Muchos de los proyectos de obras públicas de los que se ocupa la empresa son contratados por municipios y agencias gubernamentales. Esto significa que exigen el cumplimiento de normas estrictas para cualquier documento que presenten. Si bien la creación de un libro de actas de obra requiere un alto nivel de capacitación, la cantidad de consultas y revisiones relacionadas con los libros de actas de obra ha ido disminuyendo desde que la empresa comenzó a utilizar Dropbox.

“El resultado es que ahora todo el mundo, desde los empleados más veteranos hasta los más noveles, puede verificar que los documentos sean correctos y preparar un libro de actas de obra. "También es más fácil pedirle a otra persona de la empresa que haga correcciones cuando la persona encargada no está disponible de inmediato", explica Nishiguchi.

El trabajo relacionado con la preparación y revisión de materiales y documentos ya se ha reducido a unas 10 horas al mes. La empresa también está avanzando hacia la eliminación del uso de papel. A medida que Dropbox se ha ido utilizando cada vez más en la empresa, se ha reducido el número de casos en que los empleados imprimen planos y libros de actas de obra para llevárselos. De esta manera, la eficiencia del trabajo también ha mejorado, ya que siempre es posible consultar los archivos más recientes en una tablet.

“Un libro de actas de obra es un archivo de Word de 20 a 30 páginas y, en algunos casos, se celebran más de 200 reuniones en una sola obra. En la obra también se capturan datos e imágenes de planos, por lo que a veces la capacidad del disco duro de nuestros ordenadores se veía sobrepasada y el rendimiento disminuía, especialmente en la segunda mitad del período de construcción. “La adopción de Dropbox también ha resuelto ese problema”, añade Nishiyama. 

Compartir archivos con personas de fuera de la empresa también resulta más fácil. Esto se debe a que se puede crear una carpeta compartida externa en Dropbox y permitir que otras personas accedan a ella. Por ejemplo, anteriormente, la comunicación con los subcontratistas se realizaba enviando archivos adjuntos en correos electrónicos y solicitando confirmación. Ahora se utilizan carpetas para facilitar el trabajo y garantizar que siempre se puedan consultar los datos más recientes. Además, para recibir un archivo que alguien haya creado, solo es necesario subirlo a una carpeta. 

Desde su uso como cajón lleno de conocimientos técnicos y teóricos hasta su uso como plataforma más versátil para compartir archivos: Dropbox seguirá respaldando las operaciones de la empresa.