Ha pasado lo que nadie quería que ocurriera: has borrado el contenido del ordenador sin querer y has perdido todos tus archivos importantes. A estas alturas, seguro que ya te habrán dicho mil veces que deberías haber creado una copia de seguridad de los datos o haber configurado un sistema de archivado.
Quizás no sepas en qué se diferencian estas dos opciones. En ambos casos son espacios de almacenamiento para datos, pero no sirven para lo mismo y presentan diferencias importantes. Te las resumimos:
- Una copia de seguridad es una copia de datos que sirve para restaurarlos o recuperarlos si se dañan, pierden o corrompen.
- Un sistema de archivado es un repositorio para almacenar datos a largo plazo. Suele usarse para satisfacer los requisitos de conservación de la información y las normas de cumplimiento.
Antes de hablar de cuál es la mejor estrategia para proteger y almacenar datos, definamos más detalladamente “copia de seguridad” y “sistema de archivado”.
¿Qué es exactamente una “copia de seguridad”?
La “copia de seguridad” es el proceso por el que se crean una o varias copias de un origen de datos —como un documento, archivo, carpeta o sistema— con el objetivo de poder restaurar y recuperar los datos si estos se pierden, dañan o corrompen.
Cabe destacar que las copias de seguridad coexisten con el origen de datos principal; es decir, no se elimina el contenido original ni se sustituye por la copia de seguridad.
El objetivo principal de una copia de seguridad es ayudarte a recuperar tus archivos como estaban antes de perder los datos.
Las copias de seguridad se pueden hacer manualmente usando métodos de copia de seguridad local, como los discos duros externos. Otra solución, más rápida, segura y práctica, son las copias de seguridad en la nube automáticas.
En lugar de planear copias de seguridad con una determinada frecuencia, los servicios que funcionan en la nube, como Dropbox Backup, se encargan de hacer automáticamente copias de seguridad de los archivos en cuanto se modifican los datos originales sin generar ninguna molestia.
Cuándo conviene usar una copia de seguridad
Una copia de seguridad es la opción recomendada tanto para archivos personales como de trabajo, sobre todo aquellos que sean irremplazables si se llegan a perder. Diseñar una estrategia de copia de seguridad es una medida de protección muy útil que debería formar parte de cualquier plan de recuperación en caso de incidente.
Aunque se recomienda hacer una copia de seguridad de todo el ordenador, hay casos en los que una copia de seguridad específica es la opción más beneficiosa:
- Archivos que se revisan con frecuencia o proyectos colaborativos en los que puede que se tengan que recuperar versiones anteriores de los archivos más adelante, como en los campos del desarrollo web y la edición de vídeo.
- Archivos en los que se trabaja desde varios dispositivos, especialmente si están conectados a una copia de seguridad en la nube en lugar de local.
- Casos en los que la seguridad de los archivos es fundamental: la copia de seguridad en la nube ofrece la mejor protección frente a fallos de hardware, ataques de ransomware y otros ciberataques.
Si quieres realizar una copia de seguridad de tus archivos importantes, fotos, vídeos o cualquier otro dato, Dropbox te ofrece una copia de seguridad de archivos en la nube segura y sencilla para mantener todo a salvo.
¿Qué es un sistema de archivado?
Mientras que las copias de seguridad son ubicaciones activas para los datos que se actualizan con frecuencia, los sistemas de archivado están pensados exclusivamente para conservar los datos a largo plazo.
Cuando un archivo se añade a un sistema de archivado, se puede eliminar la versión original. Normalmente, un sistema de archivado solo contiene datos a los que no haya que acceder a menudo, como contratos antiguos que incluyan datos sensibles y registros de transacciones financieras.
Los sistemas de archivado son lugares para almacenar datos históricos, como los documentos y archivos que no necesitas para el trabajo diario.
Cuándo conviene usar un sistema de archivado
Los sistemas de archivado sirven para almacenar archivos importantes durante mucho tiempo. No suele ser necesario cambiarlos ni utilizarlos con frecuencia.
Es una opción válida para los datos que ya tienen cierta antigüedad o que llevan algún tiempo sin actividad. Por ejemplo, cuando se marca un proyecto como completado, es mejor mover los datos que se han creado durante todo el proceso a un sistema de archivado que a una copia de seguridad.
De este modo, se libera espacio en el sistema de almacenamiento principal y se garantiza la capacidad de recuperar los datos si vuelven a ser necesarios.
En resumen, estas son las posibilidades que crea un sistema de archivado de datos:
- Demostrar el cumplimiento de políticas y normativas de conservación de la información.
- Crear un registro permanente de comunicaciones empresariales importantes, como documentos y correspondencia legales.
- Acceder a datos antiguos importantes que pueden ser necesarios para resolver disputas o consultas relacionadas con la actividad de la empresa, los contratos, las transacciones financieras, etc.
¿En qué se diferencian una copia de seguridad y un sistema de archivado?
Tanto las copias de seguridad como los sistemas de archivado ofrecen espacio para almacenar datos y poder recuperarlos más adelante. Esa es la única similitud que encontrarás.
Por otro lado, existen varias diferencias entre ambas opciones, como su propósito principal y funcionamiento.
Copias de seguridad
- Adecuadas para almacenar contenido a corto y largo plazo.
- Recomendadas para archivos y carpetas activos, que se modifican constantemente y a los que se accede con frecuencia.
- La velocidad es importante para realizar copias de seguridad rápidas y recuperar datos rápidamente.
- Se crean varias copias de los archivos para garantizar que las versiones anteriores se puedan recuperar en caso necesario.
- Se usan para restaurar y recuperar versiones anteriores de los datos cuando los archivos originales se han perdido, dañado o sobrescrito.
Sistemas de archivado
- Adecuados solo para almacenar datos durante mucho tiempo.
- Recomendados para archivos y carpetas que hay que conservar, pero a los que se accederá ocasionalmente.
- La velocidad es menos importante.
- Se suele hacer una copia de cada archivo, y esta no se puede modificar una vez archivada.
- Se usan para recuperar datos que no han cambiado desde que se almacenaron por primera vez en el sistema.
Qué significa todo esto para ti
Por muy sólida que te parezca tu estrategia de gestión de archivos actual, la mejor manera de proteger tus archivos importantes es tener una solución de copia de seguridad y un sistema de archivado:
- Usa tu solución de copia de seguridad para los datos actuales y activos que tengas que proteger de pérdidas accidentales o malintencionadas y que necesites tener a mano.
- Usa tu sistema de archivado para conservar de forma indefinida archivos que sean muy importantes para la actividad de la empresa y el cumplimiento de la legalidad, y que necesites poder recuperar fácilmente sin llegar a tenerlos a mano en todo momento.
Usar ambas opciones te aportará la protección más potente para tus archivos.
Dropbox Backup ofrece una forma sencilla de proteger tus archivos pensando en el futuro. Tus archivos, carpetas y documentos estarán a salvo en tu cuenta de Dropbox, y podrás acceder a ellos siempre que quieras —incluso dentro de muchos años— y estés donde estés.
Dropbox Backup: la solución de copia de seguridad y sistema de archivado ideal
Dropbox Backup te lo pone fácil a la hora de guardar fácilmente tus archivos en la nube de manera automática, para que puedas recuperarlos rápidamente, pase lo que pase.
