Le breakdance conquiert le monde avec Dropbox et BBoy City

Contexte

Pompier à Austin, Romeo Navarro pratique le breakdance depuis toujours, tant comme moyen d’expression que pour échapper aux conditions difficiles de son environnement. En 1998, il crée BBoy City pour donner la même opportunité aux enfants des quartiers défavorisés.

La communauté forme, accompagne et connecte les jeunes danseurs à travers des compétitions et des événements de breakdance. « Les compétitions permettent aux jeunes de rester concentrés sur un objectif et d’éviter les ennuis. Au début, il n’y avait pas d’événements officiels, c’est pourquoi j’ai créé BBoy City. »

Le défi : organiser des événements nationaux sans accroc et sans stress

Avec une équipe composée de 20 personnes, BBoy City ne pouvait pas se permettre de perdre du temps avec des processus lents et fastidieux. La récupération et l’organisation des images à exploiter pour le marketing et les festivals de cinéma étaient compliquées. « Les gens nous envoyaient des liens désordonnés qui étaient impossibles à suivre », explique Romeo Navarro. « Avoir autant de contenu ne sert à rien s’il est impossible à retrouver. »

La gestion des documents administratifs était également un casse-tête. L’équipe imprimait et numérisait les documents et les renvoyait par e-mail pour signature, ce qui ralentissait le processus.

Un autre défi était le processus de montage vidéo. L’équipe devait télécharger des fichiers volumineux juste pour les examiner, puis fournir des commentaires par e-mail en utilisant des codes temporels ou participer à un appel. « C’était compliqué et cela prenait du temps, surtout lorsque l’on travaillait avec des éditeurs dans d’autres fuseaux horaires », se souvient Michael Plaster, partenaire média de Bboy City. « J’ai passé des heures à gérer la logistique des transferts de fichiers, des notes et des communications. »

En 2020, lorsque le breaking est devenu une discipline olympique, tout le monde s’est empressé d’organiser des événements et de former une équipe. L’équipe BBoy City s’est mobilisée pour relever le défi d’organiser des qualifications et des compétitions nationales. Il est alors devenu urgent de mettre en œuvre des processus plus intelligents pour collecter les candidatures, les signatures et les images des danseurs.

La solution : simplification des processus de planification, de signature et de partage

Romeo Navarro a présenté Dropbox à toute son équipe, des organisateurs d’événements aux graphistes en passant par le personnel de sécurité et les ambulanciers. Aujourd’hui, BBoy City stocke tout son contenu sur Dropbox, soit plus de 15 téraoctets (ou 500 heures) de vidéo... et ce n’est que le début. « Avec Dropbox, nos fichiers restent organisés et accessibles. C’est un atout très précieux », affirme Romeo Navarro.

BBoy City utilise Dropbox pour collecter le contenu des breakdancers du monde entier. Par exemple, les participants à des événements en direct utilisent des codes QR pour soumettre des vidéos qui atterrissent instantanément dans les bons dossiers. BBoy City a également collecté des vidéos tournées par des danseurs parcourant le monde pour capturer la culture locale. 15 films ont été choisis pour être présentés en avant-première lors d’un festival de cinéma à Austin. « Nous avons reçu de nombreuses candidatures de dernière minute, et j’ai pu les trier depuis mon téléphone, loin de mon bureau. Dropbox m’a aidé à tout gérer plus efficacement, sans jamais me sentir dépassé », partage Scott Eshbaugh, directeur du Bboy City Film Festival.

Les membres de l’équipe collaborent également sur des films, directement dans Dropbox. Leur processus est le suivant : les caméramen importent les images sur Dropbox, catégorisent les dossiers au fur et à mesure et alertent le reste de l’équipe avec des notifications instantanées. L’éditeur se met ensuite au travail et importe le produit final sur Dropbox pour recevoir des commentaires.

L’équipe de BBoy City peut ensuite laisser des commentaires sur des images spécifiques en utilisant Dropbox Replay. Grâce aux intégrations pour les logiciels de montage populaires comme Premiere, les éditeurs peuvent utiliser les marqueurs de relecture pour accéder directement aux points exacts qui nécessitent des ajustements, éliminant ainsi le besoin de rechercher manuellement dans les séquences. Disposer d’un historique des versions et de comparaisons côte à côte permet également à l’équipe d’examiner et de sélectionner facilement les meilleures versions, par exemple en testant différentes introductions pour déterminer celle qui fonctionne le mieux. L’équipe peut également générer des transcriptions instantanées, ce qui permet de gagner du temps.

Enfin, BBoy City utilise Dropbox Sign pour exécuter les contrats et les renonciations. Lors des qualifications olympiques, les danseurs pouvaient signer des renonciations liées à la COVID-19 directement sur leurs téléphones. « Cela a rendu l’événement totalement sans contact, et nous avons été les seuls à le faire pendant la pandémie », ajoute Romeo Navarro. L’équipe gère également les demandes de visa via Dropbox, ce qui facilite l’intégration d’artistes ou de candidats internationaux.

Le résultat : un travail d’équipe rapide et fluide pour un impact mondial

Dropbox est devenu le « secrétaire particulier » de l’équipe, gérant des documents de toutes sortes. Au lieu de se perdre dans des piles de documents numérisés, Romeo Navarro peut envoyer un contrat à signer en quelques clics. Les fichiers exécutés sont stockés de manière organisée.

Avec environ 30 contrats signés par mois, BBoy City gagne du temps dans la communication avec les artistes ou les candidats. « Ce qui prenait auparavant plusieurs jours ne prend désormais plus que cinq minutes », remarque Romeo Navarro. « C’est un élément crucial dans notre domaine d’activité. Si la signature d’un document prend trop de temps, nos danseurs risquent de perdre tout intérêt à participer à nos événements. »

Avec un espace unique et structuré pour l’échange de fichiers, l’équipe de BBoy City peut collaborer en douceur avec ses collègues, ses partenaires et ses branches à l’international. Les notifications instantanées sur les tâches terminées ou les fichiers téléchargés permettent à toutes les parties prenantes de rester sur la même longueur d’onde. « Peu importe la distance, tout le monde semble accessible. Les fichiers, le contenu et les documents sont partagés instantanément, sans intermédiaires ni délais. », explique Romeo Navarro.

Grâce à cette collaboration rationalisée, BBoy City a élargi sa portée mondiale en proposant des événements offrant un espace sûr aux jeunes pour pratiquer le breakdance sans crainte de discrimination. Leurs branches se connectent désormais avec des jeunes à travers l’Europe, l’Asie et l’Amérique du Sud. « Avec notre entrée aux Jeux olympiques, le breakdance ne va pas cesser de prendre de l’ampleur, et nous aurons besoin de Dropbox pour gérer une logistique plus complexe et organiser davantage de contenu », conclut Romeo Navarro. « Cela nous aidera à créer des opportunités pour les jeunes, leur permettant de trouver leur voie, de voyager à travers le monde et de transformer leurs défis en réussites. »