Crunch Fitness améliore la collaboration pour rendre le fitness plus accessible

Contexte

Crunch Fitness accorde une grande importance à l’inclusivité et accueille des millions de membres dans plus de 600 établissements avec une philosophie : « sans jugement ». L’entreprise propose des cours uniques de fitness en groupe et des séances d’entraînement personnel dans 600 établissements, ainsi que des programmes en ligne et virtuels, toujours avec l’objectif de rendre le fitness amusant et accessible. 

Défi : équipes déconnectées et outils obsolètes

À mesure que l’entreprise s’est développée, Crunch Fitness a rencontré des difficultés avec son système de stockage de fichiers sur site. Les équipes de l’entreprise et de la franchise échangeaient des documents par e-mail, ce qui causait souvent des confusions avec les anciennes versions de ces documents. Les employés à distance ne pouvaient pas accéder aux fichiers stockés sur les serveurs physiques et le transfert de fichiers multimédias volumineux prenait beaucoup de temps. La maintenance informatique demandait un effort constant et exigeait des sauvegardes manuelles et des correctifs de sécurité fréquents.

Solution : une source d’informations unique et sûre

Crunch Fitness est passé à Dropbox après qu’une importante panne de courant pendant l’ouragan Sandy a coupé l’accès aux fichiers essentiels. L’équipe créative a été la première à l’adopter, puis toute l’entreprise a suivi. En conformité avec les exigences de la loi HIPAA, Dropbox constituait une solution idéale pour l’entreprise.

Désormais, les équipes de l’entreprise et les franchisés peuvent accéder aux ressources dans un seul environnement. Les fichiers restent ainsi organisés et faciles à trouver. Le partage est simplifié grâce à des liens simples, tandis que les fonctionnalités de sécurité intégrées, telles que la prévention de la perte de données, les contrôles d’accès et le chiffrement assurent la sécurité des fichiers.

Crunch Fitness a également adopté DocSend pour partager en toute sécurité les mises à jour de conception avec les franchisés. L’entreprise évite ainsi les versions obsolètes et les accès non autorisés. “Nous pouvons définir une protection par mot de passe et des dates d’expiration”, explique Nobel Kekele, administrateur système chez Crunch Fitness. “Nous pouvons également voir quand un document est ouvert, combien de temps la personne y passe et même sur quelles sections elle se concentre.” Ces informations aident à maintenir l’engagement des franchisés. Si quelqu’un n’a pas ouvert un document important, l’équipe sait qu’elle doit assurer un suivi.

Crunch Fitness a également introduit Dropbox Replay pour accélérer le montage vidéo des entraînements en ligne. L’outil permet de recueillir des commentaires en temps réel et assure une collaboration fluide entre les éditeurs, les instructeurs et les responsables.

Résultats : une collaboration plus fluide, moins de maintenance informatique

Grâce à Dropbox, Crunch Fitness a synchronisé ses 600 salles de sport. Désormais, les équipes de toute l’entreprise peuvent accéder au contenu, le partager et le gérer sans délai ni confusion.

Cela a permis d’éviter des dépenses, notamment en économisant 50 000 $ par an en maintenance de stockage et 150 000 $ en mises à niveau du système. Les avantages financiers sont encore plus significatifs si l’on prend en compte les gains de temps et l’amélioration de la productivité.

Désormais, les employés peuvent travailler de n’importe où et accéder aux documents sur leur téléphone.

• La récupération de fichiers qui prenait auparavant des heures prend désormais quelques secondes.
• Les employés peuvent accéder à ce dont ils ont besoin, depuis n’importe quel endroit ou appareil.
• Les transitions, comme les changements de bureaux et les acquisitions, sont devenues plus faciles.

L’équipe informatique consacre également moins de temps à la maintenance et à l’assistance auprès des employés.

• Les demandes d’assistance informatique liées à la perte de fichiers ou à des problèmes d’accès ont diminué de 80 %.
• Le contrôle des versions et la sauvegarde sont automatiques, ce qui permet au service informatique de se concentrer sur des tâches plus importantes.
• Les administrateurs peuvent restaurer instantanément les versions précédentes (fini les moments “oups”).

Crunch Fitness teste désormais Dropbox Dash, en le connectant à SharePoint, OneDrive, Microsoft 365, Slack, GitHub, Smartsheet, etc. Grâce à la recherche basée sur l’IA, les équipes peuvent trouver du contenu plus rapidement. M. Schellhaas espère que cela contribuera à réduire les frictions et à améliorer encore la collaboration.