L’Elbphilharmonie et la Laeiszhalle simplifient le partage et les signatures grâce à Dropbox et Dropbox Sign

Contexte

À l’Elbphilharmonie et à la Laeiszhalle, deux des institutions culturelles les plus prestigieuses de Hambourg, chaque soirée est unique. Avec jusqu’à cinq concerts par jour, mettant en avant des solistes de renommée mondiale et des ensembles émergents, chaque spectacle apporte son lot de nouveaux contenus : contrats d’artistes, notes de programme, supports marketing, fiches techniques et mises à jour de dernière minute.

Les équipes passent d’un projet à l’autre à toute vitesse. Avec autant d’éléments mobiles, le maintien d’une coordination parfaite est absolument indispensable.

Défi : trouver un équilibre entre facilité d’utilisation et sécurité

Dès le premier jour, l’équipe de l’Elbphilharmonie et de la Laeiszhalle s’est attelée à la création d’un système propre et bien organisé pour le stockage et le partage des ressources. Mais avec autant de personnes impliquées, du personnel interne aux collaborateurs indépendants en passant par les agences de design, il fallait trouver le juste équilibre. Une solution suffisamment simple d’utilisation pour que tout le monde puisse l’utiliser, mais suffisamment sécurisée et fiable pour protéger l’intégrité de la marque et les informations sensibles.

« Nous travaillons avec un groupe très diversifié de partenaires externes, dont beaucoup sont issus de milieux créatifs. Ils ne peuvent pas passer du temps à prendre en main des systèmes complexes », déclare Melanie Kämpermann, responsable du marketing, de la communication et des ventes à l’Elbphilharmonie et à la Laeiszhalle.

Cela impliquait d’éliminer tout ce qui était trop institutionnel ou compliqué. Il a également fallu réfléchir attentivement aux autorisations : qui devait voir quoi, comment les fichiers devaient être transmis entre les équipes, comment éviter toute confusion de versions lors des rotations de spectacles et comment éliminer les retards causés par la création et la signature manuelles de contrats avec des artistes, des agences et des partenaires du monde entier.

Solution : une structure qui convienne à tous

L’équipe a adopté Dropbox alors que l’Elbphilharmonie était encore en construction. Dropbox a assuré directement le déploiement afin qu’elle puisse être opérationnelle rapidement. « Si quelque chose tournait mal ou si une question se posait, nous obtenions des réponses immédiatement. L’assistance était rapide et efficace. Cela a vraiment fait la différence », déclare Ingo Främbs, directeur adjoint IT à l’Elbphilharmonie et à la Laeiszhalle. « Aujourd’hui, nous comptons 260 utilisateurs de Dropbox. »

Un autre facteur important dans le choix de Dropbox a été sa facilité d’utilisation pour les partenaires créatifs. « La structure des dossiers dans Dropbox reflète celle à laquelle les gens sont habitués sur leurs propres ordinateurs », explique Ingo Främbs. « La plupart de nos partenaires utilisent déjà Dropbox, il n’y a donc rien à expliquer. Ils peuvent se lancer directement. »

Entre les deux salles de concert, près de 200 téraoctets de contenu sont stockés dans un système de dossiers structuré conforme aux réglementations européennes et allemandes en matière de données, allant des supports marketing et des dossiers de presse aux contrats et aux fichiers de production. « La sécurité était la principale raison pour laquelle nous avons choisi Dropbox. La première grande étape a été le déménagement des centres de données de Dropbox en Europe », explique Ingo Främbs.

Le personnel partage l’accès à des ressources uniques ou des dossiers entiers avec des partenaires externes via de simples liens. Et en cas de confusion, par exemple si deux personnes modifient le même fichier, l’historique des versions permet à l’équipe de voir exactement ce qui a changé et quand, afin qu’elle puisse rapidement résoudre le problème et rester sur la bonne voie.

L’équipe utilise également Dropbox Replay pour gérer les révisions de vidéos. Avec Sign, les contrats sont signés numériquement et automatiquement stockés dans le même système, ce qui permet de tout tracer et de tout centraliser.

Résultats : clarté, flexibilité et contrôle pour une équipe dynamique

Grâce à une structure de dossiers claire, les fichiers sont faciles à trouver. Au lieu d’envoyer des pièces jointes ou de fouiller dans les boîtes de réception, chacun sait où chercher, ce qui facilite la collaboration avec les équipes externes. Le partage est également plus sûr. Les équipes peuvent accorder l’accès à un contenu spécifique sans rien dévoiler d’autre.

La flexibilité de la plateforme est également un atout. Le personnel peut décider quels documents conserver dans le cloud et lesquels rendre disponibles hors ligne pour un accès facile lors du télétravail, des déplacements ou des changements de lieu de travail. « Une fois la saison des concerts terminée, je configure ces dossiers en mode "en ligne uniquement" pour économiser de l’espace sur mon disque dur local », explique Melanie Kämpermann. « Ainsi, mon appareil n’est pas encombré et ne manque pas d’espace. Mais, en même temps, même lorsque je travaille hors ligne, je peux ouvrir des fichiers importants sur mon appareil, que je sois à la maison, dans le train ou en réunion avec nos partenaires. »

Sign aide le personnel à recueillir rapidement les signatures des dirigeants, des artistes et des collaborateurs, avec beaucoup moins d’échanges. Auparavant, les formulaires devaient être imprimés, signés à la main, scannés et parfois envoyés par courrier interne, où ils pouvaient facilement se perdre. « Désormais, tous nos documents sont traçables », déclare Ingo Främbs. « Rien ne se perd. On sait toujours exactement où se trouve un document, qui l’a signé et qui ne l’a pas fait. »

Replay accélère également les révisions vidéo et simplifie la collaboration. Grâce aux commentaires spécifiques à chaque image regroupés dans un seul fichier, les retours sont plus faciles à donner et à comprendre, ce qui permet de finaliser les modifications en moins d’étapes.

Avec Dropbox, l’équipe de l’Elbphilharmonie et de la Laeiszhalle n’a eu besoin d’aucun investissement majeur en matériel, systèmes de refroidissement ou espace dédié ; des investissements que la plupart des institutions culturelles ne pourraient pas se permettre. Pour une équipe gérant des centaines de téraoctets, Dropbox ne se contente pas de simplifier la collaboration. C’est financièrement judicieux.