Contexte

Heck est le studio tout-en-un premium pour la production, la post-production, l’animation et l’animation graphique haut de gamme. Avec une équipe entièrement composée de collaborateurs à distance, le succès de chaque projet repose sur des plateformes cloud rapides et fiables.

Heck a d’abord utilisé Google Drive pour gérer ses documents et ses fichiers de production volumineux. Quand l’entreprise s’est développée, il est vite apparu qu’une solution plus complète était nécessaire.

Défi : débloquer les workflows créatifs

Les frictions avec Drive étaient palpables. Les transferts et téléchargements de séquences vidéo brutes étaient constamment bloqués, et des milliers de fichiers s’accumulaient en attendant d’être partagés.

« Chaque semaine, nous transférons plusieurs téraoctets », précise Phillip Goodwin, fondateur et PDG de Heck. « Il était indiqué que les dossiers étaient synchronisés, alors que ce n’était pas le cas. Des fichiers disparaissaient, et si un dossier manquait, tout le projet s’arrêtait. »

L’équipe de Heck a dû recourir à des solutions de contournement, comme travailler via des navigateurs ou envoyer physiquement les séquences vidéo pour éviter les délais liés au cloud. Bien qu’efficaces, ces solutions temporaires ont entraîné des retards, semé de la confusion chez les clients et exposé l’entreprise à des risques en matière de sécurité. 

Les cycles de révision étaient tout aussi chaotiques, nécessitant des outils tiers qui séparaient les commentaires des fichiers sources. Parallèlement, le volume considérable de ressources transformait la moindre recherche de fichiers en une véritable chasse au trésor.  

« C’était compliqué, précaire, et on passait beaucoup trop de temps à essayer de faire fonctionner les outils au lieu de réaliser des vidéos », explique Goodwin. « Quand on ne trouve pas rapidement ce qu’on cherche, les clients commencent à se demander si on est organisé. Dans le secteur des services créatifs, cela a un impact sur la confiance. »

Solution : un système unifié pour l’optimisation des workflows à distance

En tant que travailleur indépendant, Phillip Goodwin utilisait Dropbox depuis des années. Il savait que cela fonctionnait parfaitement et se demandait si cette solution pouvait aussi résoudre les problèmes de workflows à distance de Heck.

Dès le premier projet, il était évident que Dropbox répondait aux besoins de Heck en termes de rapidité et de fiabilité.

« Dès le premier essai, tout a fonctionné », précise Phillip Goodwin. « On a migré toute l’entreprise et on ne l’a jamais regretté. »

Ensuite, tout s’est mis en place. Heck collabore avec des talents répartis dans plus de 30 pays et fait souvent appel à des dizaines de collaborateurs pour travailler sur un même projet. Les outils de gestion des autorisations de Dropbox leur garantissent une intégration sécurisée et un accès simplifié aux fichiers, où qu’ils se trouvent.

L’équipe a rapidement adopté un assistant IA, Dropbox Dash, qui connecte et centralise toutes leurs applications comme Slack, Gmail et Notion, en un seul endroit. L’équipe dispose ainsi d’une recherche unifiée, qui couvre l’ensemble de leurs workflows créatifs et de leurs calendriers de projet. Et elle en avait vraiment besoin.

« Avec Dash, les recherches ne prennent plus que quelques secondes », confie Phillip Goodwin. « J’ai saisi « Golden Gate Bridge » et j’ai immédiatement trouvé le fichier dont nous avions besoin parmi les milliers de fichiers stockés. Dash savait ce que je cherchais avant même que je le sache. »

L’équipe a également adopté les Piles, c’est-à-dire des espaces intelligents et partageables pour gérer le contenu, ce qui a permis de créer des moodboards, des pitch decks et des dossiers de livraison. « C’est comme avoir un espace créatif simple et intégré », confie Phillip Goodwin.

Pour ses révisions, Heck utilise désormais Dropbox Replay. Cet outil collaboratif de révision et d’approbation se connecte directement aux dossiers Dropbox, permettant à l’équipe d’échanger facilement des fichiers avec les artistes et de recueillir les commentaires des clients de manière fluide. Comme tout est centralisé, les équipes de Heck peuvent passer directement à la série de révisions suivante, sans attendre.

Résultats : s’adapter pour collaborer à l’échelle mondiale

Une fois les processus stabilisés, Heck a pu arrêter de gérer les problèmes pour se concentrer sur la croissance.

Dropbox a prouvé sa valeur lors de l’une des campagnes les plus importantes et les plus complexes de l’histoire de Heck : un projet multi-vidéo comprenant plus de 300 livrables dans 30 pays et 17 langues. « Dropbox a permis à tous de rester synchronisés et focalisés sur le client. Et c’était énorme », confie Phillip Goodwin. L’équipe a pu profiter du workflow rationalisé qu’elle attendait depuis toujours, tout en offrant une meilleure expérience client.

Plus important encore, Dropbox a permis à l’équipe de faire ce qu’elle fait de mieux : créer un travail que les clients adorent. « Dropbox permet à notre équipe à distance de rester connectée, organisée et rapide », précise Phillip Goodwin. « Et c’est tout. »